구성원 추가 정보 등록하기

1. 추가 정보 알아보기

샤플에서 기본으로 제공되는 아래 정보 외에 추가로 관리가 필요한 항목이 있다면 [추가 정보]로 자유롭게 등록할 수 있습니다. (예시: 성별, 계약 만료일 등)

• 기본 제공 정보 : 이름, 소속 그룹, 휴대폰 번호, 이메일, 사번, 입사일, 직무/직급, 등급, 급여, 고용 형태, 총 경력, 학력, 생년월일, 주민등록번호, 집 주소, 비상 연락망

추가 정보 항목은 관리자만 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 각 정보마다 보기 권한과 편집 권한을 설정할 수 있으며, 권한이 부여된 인원만 해당 정보를 조회하거나 수정할 수 있습니다.

추가 정보의 종류가 많을 경우 카테고리를 설정해 체계적으로 분류할 수 있습니다. 또한 각 정보에 만료일을 설정해 두면, 만료일 도래 시 지정된 수신자에게 알림이 자동으로 발송됩니다.

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2. 추가 정보 등록하기

1) 추가 정보를 등록하려면 먼저 기능 활성화가 필요합니다.

대시보드(PC) > 구성원 > 설정 > 구성원 정보 > 추가 정보 탭에서 기능을 활성화(ON)해 주세요.

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2) 카테고리를 설정하고, 사용할 정보를 추가해주세요.

A. 카테고리 설정

정보를 분류할 카테고리를 추가할 수 있습니다. 카테고리 설정은 선택사항이므로, 별도의 분류가 필요하지 않은 경우에는 설정하지 않아도 됩니다.

[+] 버튼을 클릭하면 연결되는 팝업에서 새로운 카테고리를 추가할 수 있으며, 각 카테고리에 매핑된 정보들의 표시 순서도 함께 편집할 수 있습니다.

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B. 사용할 정보 추가

[+추가] 버튼을 클릭하면 연결되는 팝업에서 관리할 구성원 정보 항목을 추가할 수 있습니다.

정보를 추가할 때는 아래 내용을 입력하고 설정해야 합니다.

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• 명칭 : 화면에 표시될 정보의 이름을 입력해주세요.

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• 유형 : 해당 정보의 유형(입력 방식)을 선택해주세요.

- 텍스트(단일 선택), 텍스트(다중 선택), 텍스트(직접 입력), 사진, 문서 중에서 선택할 수 있습니다.

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• 보기 권한 및 편집 권한 : 해당 정보를 누가 조회하거나 편집할 수 있는지 설정합니다.

- 관리자에게만 권한을 부여하거나, 특정 그룹 및 직무·직급 또는 특정 구성원에게만 권한을 부여할 수도 있습니다.

- 구성원 본인이 자신의 정보를 조회하거나 편집할 수 있는지도 설정할 수 있습니다.

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• 고급 설정 : 고급 설정은 정보 관리를 더 효율적으로 하기 위한 부가적인 옵션으로, 아래 항목들을 설정할 수 있습니다.

- 구성원 추가 시 필수 : 이 옵션을 활성화하면, 해당 정보가 반드시 입력되어야 구성원 추가가 가능합니다. 모든 구성원에 대해 누락 없이 데이터를 수집해야 하는 경우 활용해보세요.

- 카테고리 : 정보마다 미리 등록된 카테고리를 매핑할 수 있습니다.

- 참고 사진 : 정보마다 참고용 사진을 등록해둘 수 있습니다. 구성원별 프로필 사진처럼, 정보를 조회하거나 편집할 때 참고 자료로 활용할 수 있습니다.

- 메모 : 정보와 관련된 간단한 메모를 등록해 두면, 추후 정보를 확인하거나 편집할 때 참고할 수 있습니다.

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• 만료 및 알림 : 건강검진 확인서, 비자 등 유효 기간이 있는 정보를 관리하기 위한 기능입니다.

- 만료일 설정 : 해당 정보에 만료일을 사용할지 여부를 선택할 수 있습니다.

- 만료 전 알림 설정 : 만료 전 알림 수신 여부를 선택할 수 있습니다(받음/받지 않음). 알림을 받도록 설정한 경우, 지정한 만료일로부터 며칠 전에 알림을 받을지, 그리고 누가 알림을 받을지를 함께 지정할 수 있습니다.

- 알림을 받을 대상은 다음 옵션 중에서 선택할 수 있습니다 : 보기 권한이 있는 구성원 전원, 편집 권한이 있는 구성원 전원, 보기/편집 권한 있는 구성원 중 일부(직접 선택)

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구성원마다 추가 정보의 만료일을 등록해 두면 대시보드(PC)와 앱의 구성원 상세 화면에서 만료 여부가 표시됩니다. 미리 설정한 정책에 따라 만료 전에 알림을 받아, 만료되기 전에 필요한 조치를 진행할 수 있습니다.