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決裁型レポートは、提出されたレポートを承認者が決められた順序に従って段階ごとに承認または却下するレポートです。
テンプレートを作成する前に、決裁型レポートで使われる主な用語を確認しておきましょう。
決裁ライン
レポートが経由する承認ステップと参照者のことです。テンプレートで設定し、承認ステップは1〜7ステップまで構成できます。
承認者
決裁ラインの各ステップで、レポートを承認または却下するメンバーです。
参照者
決裁ラインに含まれ、レポートと決裁の進捗状況を閲覧できるメンバーです。承認や却下はできません。
受信者
個別のレポートの閲覧権限を付与されたメンバーです。コメントで@メンションすると自動的に追加され、決裁ラインとは別に管理されます。
基本情報
テンプレート名（必須）
テンプレートの名前を入力します。
作成ガイド（任意）
メンバーがレポートを作成する際に参考にする案内文を入力します。
レポートルール
レポート作成方法
レポートをメンバー別に作成するか、勤務地別に作成するかを設定します。
作成者
このテンプレートでレポートを作成するメンバーを設定します。
会社の全メンバー、特定のグループや職務・職位、特定のメンバーの中から選択できます。
必須提出日
定期的に繰り返し作成するレポートであれば、必須提出日を設定しましょう。
提出ルール
提出場所
レポートを提出できる場所を設定します。
タイトル必須
レポート作成時にタイトルの入力を必須にできます。
提出期限
提出期限を過ぎると、テンプレートは自動的に非アクティブになり、レポートを作成できなくなります。
決裁ライン設定
決裁ラインは、レポートが経由する承認ステップと、決裁の進捗状況を確認する参照者で構成されます。
作成者に決裁ラインの編集権限を与えるかどうかもあわせて設定できます。詳しくは、下記の「4. 決裁ラインを設定する」をご覧ください。
追加設定
レポートで使用するステータス、色、アイコンを設定できます。
セクションで入力項目を分け、各質問のタイプ、タイトル、説明を入力します。
画面下部の [質問]、[タイトル]、[セクション] ボタンから、必要な項目を追加しましょう。
質問ごとに [回答必須] を設定できるほか、ドラッグ＆ドロップで質問の順序を変更したり、質問をコピー・追加したりできます。
💡 質問タイプは、シングルテキスト、選択式、チェックリスト、メンバー、署名、日付/期間、写真など17種類から選択できます。
一時保存
テンプレートの内容を事前に入力して一時保存しておき、後から有効化して使用できます。
既存のテンプレートを読み込む
以前使用していたテンプレートの設定と入力項目を読み込み、編集して使用できます。
新しく作成するテンプレートが以前のものと似ている場合は、この機能を使えば簡単に作成できます。
⚠️ テンプレートを読み込むと、それまでに入力した内容は読み込んだテンプレートの内容にすべて置き換えられます。
プレビュー
テンプレートを追加する前に、メンバーがレポートを作成する際に表示される画面を確認できます。
テンプレートの [一般設定] > 決裁ライン設定 で、承認ステップ、参照者、決裁ラインの編集許可を設定します。
レポートが経由する承認ステップを設定します。最小1ステップから最大7ステップまで追加できます。
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承認完了条件
1つのステップに承認者が複数いる場合に、次のステップへ進む基準を設定します。
承認者
そのステップでレポートを承認または却下するメンバーを指定します。複数の方法を組み合わせて選択できます。
承認ラベル表記
承認者に表示される承認ボタンの名前を、[承認]、[合意]、[協力] から選択します。
承認依頼通知
そのステップの順番が来たときに、承認者へ通知を送ります。
💡 ステップ2つ以上ある場合は、ドラッグ＆ドロップでステップの順序を変更できます。
承認者が確定するタイミング
特定のメンバーで指定した承認者は、テンプレートを保存した時点で確定します。
それ以外の方法（作成者のリーダーおよび管理者、作成者と同じグループの全員、特定のグループおよび職務/職位）では、レポートがそのステップに到達した時点で承認者が決まります。
作成者本人が承認者に含まれる場合
作成者は、自分が提出したレポートの承認者から自動的に除外されます。
レポートと決裁の進捗状況を確認するメンバーを指定します。参照者には、レポートが提出されたときと最終決裁が行われたときに通知が届きます。
💡 参照者はレポートが提出された時点で条件に合うメンバーに確定し、レポートに保存されます。その後テンプレートの参照者設定を変更しても、提出済みのレポートには反映されません。
⚠️ テンプレートで指定した参照者は、個別のレポートから誰も削除できません。 参照者を変更する場合は、テンプレートを編集してください。変更内容は、編集後に提出されるレポートから適用されます。
作成者に決裁ラインの編集権限を与えるかどうかを設定します。
💡 管理者とレポートボックスの運用者に指定されたリーダーは、この設定に関係なくいつでも決裁ラインを編集できます。承認者の不在や代理決裁に備える必要がある場合は、ONに設定しましょう。
⚠️ 決裁ラインの編集許可の設定を変更すると、決裁中のレポートにも即時に適用されます。
レポートのテンプレートは、基本情報や追加情報だけでなく、決裁ラインや入力項目も編集できます。
テンプレートを編集しても、決裁中のレポートは提出時の入力項目と決裁ラインをそのまま維持します。
ただし、一部の項目は決裁中のレポートにもすぐに反映されるため、編集前に必ずご確認ください。
決裁中のレポートにすぐ反映される項目
編集後に提出されるレポートから反映される項目
テンプレートの非アクティブ化
💡 提出済みのレポートの決裁ラインを変更する場合は、テンプレートではなく該当するレポートで決裁ラインを編集してください。
使用しなくなったテンプレートは削除できます。
⚠️ テンプレートを削除すると、そのテンプレートで作成された決裁中のレポートを含むすべてのレポートが削除されます。既存のレポートを残す必要がある場合は、削除せずにテンプレートを非アクティブにしましょう。
