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근로계약서를 수정해야 하는데, 직원 동의까지 받아야 할까요?
연봉·근무시간 변경부터 단순 오타 수정까지 상황에 따라 필요한 절차가 다르기 때문에 인사담당자라면 주의하여 확인해 두어야 합니다.
이번 글에서는 근로계약서를 수정해야 하는 상황과 동의가 필요한 경우, 수정 후 관리 방법까지 실무에서 바로 확인할 수 있도록 정리해 보겠습니다.
연봉 협상으로 급여가 달라지거나 수당이 새로 생기고 없어졌다면 근로계약서도 확인해야 합니다.
근로기준법 제17조에 따라 임금의 구성항목·계산방법·지급방법이 변경됐다면 변경된 내용을 반영하고 서면으로 교부해야 하니, 주의하시기 바랍니다.
주 5일 근무에서 주 4일 근무로 바뀌거나, 출퇴근 시간이 달라지는 경우에 해당합니다.
소정근로시간은 근로계약서에 명시해야 하는 주요 근로조건이므로, 변경됐다면 계약서에 반영하고 서면 또는 전자문서로 교부해야 합니다.
특히 근무시간이 바뀌었는데 계약서에는 기존 시간이 그대로 남아 있는 경우, 나중에 실제 근무조건과 계약서 내용이 달라지는 문제가 생길 수 있으니 변경 시점에 맞춰 정리해 두는 것이 좋습니다.
근무 장소와 담당 업무는 근로계약 체결 시 명시해야 하는 사항이지만, 근로기준법 제17조 제2항에서 정한 서면 교부 대상은 임금·소정근로시간·휴일·연차 유급휴가 등으로 한정됩니다. 따라서 인사발령이나 전보로 근무 장소나 담당 업무가 바뀌었다고 해서 무조건 근로계약서를 다시 작성해야 하는 것은 아닌데요.
해당 발령이 회사의 적법한 인사권 범위에서 이루어진 것인지, 아니면 기존 근로계약에서 정한 근무 장소·업무 자체가 변경되는 것인지 확인해야 합니다. 만약 통상적인 인사발령이라면 인사명령서 등으로 처리할 수 있지만, 계약상 정해진 조건 자체가 변경됐다면 변경 내용을 계약서 등에 반영해 두는 것이 안전합니다.
기간제 근로자의 계약을 갱신하면서 급여, 근무시간 등 조건이 달라졌다면 변경된 내용을 새로운 계약서에 반영해야 합니다.
기간제법 제17조에 따라 기간제·단시간근로자는 근로계약기간, 근로시간·휴게, 임금, 휴일·휴가, 취업 장소·업무 등을 서면으로 명시해야 하기 때문입니다. 여기에 단시간근로자는 근로일과 근로일별 근로시간도 포함됩니다. 따라서 계약을 갱신할 때는 기존 계약서와 달라진 조건이 없는지 항목별로 확인하는 것이 좋습니다.
계약서에 오타가 있거나 실제 근로조건과 다르게 적힌 부분이 발견되는 경우도 있습니다.
예를 들어 주휴일이 잘못 적혀 있거나 직무명이 잘못 기재됐다면 실제 근로조건과 계약서가 일치하도록 수정해야 하는데요. 실제 근로조건이 바뀌는 것이 아닌 단순 오타라면 정오표나 수정 합의서 등을 활용할 수도 있습니다.
다만 임금이나 근로시간처럼 중요한 조건이 잘못 기재된 경우라면, 변경 내용을 명확하게 확인할 수 있도록 수정 계약서를 다시 작성하는 방법이 안전합니다.
▪︎ 1. 어떤 근로조건을 변경하는가?
먼저 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 어떤 조건이 달라졌는지 확인해야 합니다.
근로기준법 제17조에서 정한 근로조건이 변경됐다면 변경 내용을 서면으로 명시해 근로자에게 교부해야 합니다.
▪︎ 2. 실제 근로조건을 변경하는가?
근로계약서를 수정하는 이유가 실제 근로조건이 변경되었기 때문인지 확인해야 합니다.
실제 근로조건이 아닌, 단순 오류에 의한 수정이라면 정오표나 수정 계약서 등으로 조치할 수 있기 때문입니다.
반대로 실제 임금이나 근로시간 등이 달라진 경우라면 별도의 변경 절차가 필요한지 확인해야 합니다.
▪︎ 3. 근로자의 동의가 필요한 변경인가?
실제로 근로계약의 내용을 변경하는 경우라면 근로자의 동의가 필요한지도 함께 확인해야 합니다.
개별 근로계약을 합의로 변경하는 경우에는 원칙적으로 근로자의 동의가 필요합니다. 다만 취업규칙이나 단체협약, 법령의 적용 또는 적법한 인사권 행사에 따른 변경이라면 판단 기준이 달라질 수 있습니다.
따라서 계약서를 수정하기 전에 해당 내용을 왜 변경하는지, 근로자의 동의가 필요한 변경인지를 먼저 확인해야 합니다.
▪︎ 4. 근로계약서를 다시 작성해야 하는가?
근로조건이 하나 바뀌었다고 해서 계약서를 처음부터 다시 작성해야 하는 것은 아닙니다.
변경 내용이 명확하고 일부 항목에 한정된다면 변경 합의서나 별도 첨부문서로 처리하는 방법도 있기 때문인데요.
다만 변경 항목이 많거나 기존 계약서와 변경 내용을 한눈에 확인하기 어려운 경우라면, 계약서를 새로 작성하는 편이 관리와 분쟁 예방에 유리합니다.
▪︎ 5. 수정 전후 계약서와 동의·교부 이력 남기기
계약서 수정이 끝났다면 무엇을, 언제, 어떻게 변경했는지를 남겨두는 것도 중요합니다.
수정 전·후 계약서뿐 아니라 근로자의 동의 여부, 서명 또는 전자서명 여부, 계약서 교부 일시와 방식까지 함께 보관해 두세요!
나중에 계약 내용에 대한 이견이 생겼을 때 변경 과정 자체가 중요한 증빙이 될 수 있습니다.
계약서에 누가, 언제, 어떤 방식으로 동의했는지 확인할 수 있도록 기록을 남겨두세요! 나중에 계약서 교부나 동의 여부가 쟁점이 될 수 있기 때문에 서면 계약이라면 서명·날인 여부를, 전자계약이라면 전자서명과 발송·교부 이력을 함께 보관하는 것이 좋습니다.
💡 샤플 [전자문서]를 활용하면 계약서에 서명·도장 입력 요소를 붙여 발송하고, 수신자별 열람·서명 여부를 실시간으로 확인할 수 있어요! 미확인 직원에게는 자동으로 재알림이 발송되어, 서명 여부를 일일이 확인하고 챙겨야 하는 부담을 줄일 수 있습니다.
▸ 번거로운 계약서·신청서 관리, 간편하게 해결하는 3가지 팁 알아보기 >
수정이 끝났다고 이전 계약서를 바로 삭제하면 안 됩니다. 분쟁이 발생하면 어떤 시점에 어떤 조건으로 계약했고, 이후 무엇이 변경됐는지 확인해야 할 수 있기 때문입니다.
따라서 기존 계약서와 변경 후 계약서를 함께 보관하고, 변경 이력도 확인할 수 있도록 관리하는 것이 좋습니다.
💡 샤플 [전자문서]는 발송한 문서를 안전하게 저장해두고 필요할 때 언제든 다운로드할 수 있도록 지원합니다. 수정 전·후 계약서를 각각 별도 문서로 발송해두면, 종이 계약서처럼 원본을 따로 찾아 대조할 필요 없이 발송 현황에서 바로 확인할 수 있어요!
계약서를 수정한 뒤에는 실제 근로조건도 계약서와 맞는지 확인해야 합니다. 예를 들어 계약서에는 월급이 변경된 것으로 되어 있는데 실제 급여는 이전 금액으로 지급되거나, 근로시간이 계약서와 다르게 운영되는 경우 또 다른 문제가 생길 수 있습니다.
근로기준법 제19조는 명시된 근로조건이 사실과 다를 경우 근로자가 손해배상을 청구하거나 근로계약을 해제할 수 있도록 규정하고 있기 때문에 계약서를 수정한 뒤에도 급여, 근로시간, 휴일 등 실제 근로조건과 계약서 내용을 주기적으로 대조하는 것이 좋습니다.
💡 샤플에서는 근로일수, 근로시간, 가산근로(연장·야간·휴일), 휴가 사용 내역을 회사가 원하는 항목으로 조합해 엑셀 리포트로 뽑아볼 수 있어요! 계약서를 수정할 때마다 이 리포트로 실제 근무·급여 데이터를 대조해두면, 조건이 어긋나기 전에 미리 확인하고 바로잡을 수 있을 거예요!
▸ 흩어져있는 근태 기록을 하나의 리포트로 관리하는 방법 알아보기 >
A. 구두 합의 자체가 항상 무효인 것은 아닙니다. 다만 법에서 서면으로 명시·교부하도록 정한 근로조건을 변경했다면 서면 또는 전자문서로 남겨야 합니다.
근로기준법 제17조는 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등의 근로조건을 서면으로 명시하고 교부하도록 규정하고 있습니다. 구두로만 합의하면 나중에 변경 내용이나 합의 여부를 입증하기 어려울 수 있으므로, 변경 사항은 서면으로 남겨두는 것이 안전합니다.
A. 꼭 그럴 필요는 없습니다. 변경 범위가 명확하고 일부 항목에 한정된다면 변경 합의서나 별도 첨부문서로 처리할 수 있습니다.
다만 변경된 내용이 많거나 기존 계약서와 변경 사항을 함께 확인하기 어렵다면, 계약서를 전면 재작성해 교부하는 편이 관리와 분쟁 예방에 유리합니다.
A. 아니요, 근로자가 수정을 요청했다는 이유만으로 회사가 반드시 반영해야 하는 것은 아닙니다.
다만 계약서 내용이 실제 근로조건과 다르게 기재되어 있다면 사실관계를 확인하고 바로잡는 것이 필요합니다. 근로자가 오류나 누락을 지적했다면 실제 근로조건과 계약서 내용을 먼저 대조해 보는 것이 좋습니다.
A. 아니요, 단순한 오타라면 반드시 계약서를 새로 작성할 필요는 없습니다.
실제 근로조건에 영향을 주지 않는 오타나 오기재라면 정오표나 수정 문서로 바로잡고, 수정 내용을 확인할 수 있도록 서명을 받아두는 방법도 있습니다.
다만 오타가 임금이나 근로시간처럼 핵심 근로조건에 영향을 주는 내용이라면 변경 계약서를 작성하는 등 보다 명확하게 처리하는 것이 안전합니다.
A. 네. 전자문서와 전자서명을 이용해 근로계약서를 수정·체결하는 것도 가능합니다.
근로기준법 제17조상 서면에는 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서가 포함되며, 「전자서명법」 제3조에 따라 전자서명이라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다.
전자계약을 이용하면 발송·서명 시각이나 교부 이력 등을 기록할 수 있어 수정 계약서의 동의·교부 여부를 관리하기에도 편리합니다. 다만 사용하는 전자계약 시스템이 관련 법령의 요건을 충족하는지는 확인해야 합니다.
▸ 전자근로계약서 효력, 작성 방법 알아보기 (+ 전자서명법) >
근로계약서를 수정할 때에는 무엇이 변경되는지 확인하고, 근로자의 동의가 필요한지 판단한 뒤, 변경 내용과 교부 이력까지 남기는 과정이 중요합니다.
특히 임금이나 근로시간처럼 주요 근로조건이 변경되는 경우에는 실제 근로조건과 계약서 내용이 일치하는지도 함께 확인해야 하는데요. 변경 전후 계약서와 동의·교부 이력을 체계적으로 관리해 두면, 나중에 발생할 수 있는 분쟁에도 보다 정확하게 대응할 수 있으니 실무에서 참고하시기 바랍니다!
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