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회사는 근로자와 계약을 체결할 때 반드시 근로계약서를 작성해야 합니다. 근로계약서에는 반드시 포함해야 하는 필수 항목이 있는 반면, 법적으로 절대 기재해서는 안 되는 내용도 있습니다.
이번 글에서는 근로계약서 작성 시 주의사항과 기재 금지시항, 그리고 전자근로계약서를 활용해 더 효율적으로 관리하는 방법까지 함께 정리했습니다.
1) 취업규칙과의 연계 명시
근로계약서에는 아래 문구를 반드시 포함하는 것이 좋습니다.
이 문구가 있어야 계약서에 빠진 세부 규정은 취업규칙으로 보완할 수 있고, 규정 간 우선순위도 명확해져 분쟁 가능성을 줄일 수 있습니다.
2) 유연근무제는 ‘운영 방식’까지 구체적으로 적기
시차출퇴근제·선택근무제 등 유연근무제를 운영한다면, 다음을 반드시 기재해야 합니다.
이 부분이 근로계약서에 불명확하면 근무시간 산정·연장근로 판단·임금 산정에서 분쟁이 발생할 수 있으므로 반드시 명확히 적어야 합니다.
3) 근로계약서 ‘교부’는 법적 의무
근로계약서를 작성한 뒤, 근로자에게 반드시 교부해야 합니다(근로기준법 제17조).
교부 여부는 근로감독에서 가장 먼저 확인하는 항목으로 인사 담당자는 특히 주의해야 합니다.
▸ 근로계약서 필수 기재사항 및 유의사항 자세히 알아보기 >
▸ 근로계약서 갱신·재작성 시 주의사항 자세히 알아보기 >
근로계약서에 강제 저축이나 저축금의 관리와 관련된 조항을 포함할 수 없습니다(근로기준법 제22조 제1항). 아래 내용이 있으면 모두 위법입니다.
단, 근로자가 직접 선택한 금융 기관, 종류, 기간에 회사가 대신 입금을 하는 형태는 예외적으로 허용됩니다. 이때 근로자가 열람 및 반환을 요구하는 즉시 응해야 합니다.
근로계약서에는 전차금, 전대채권, 임금상계 관련 조항을 포함할 수 없습니다(근로기준법 제21조). 전차금은 근로자가 회사로부터 미리 빌리거나 받은 돈이고, 전대 채권은 근로를 조건으로 직원에게 빌려준 빚을 의미합니다. 따라서 아래와 같은 내용을 모두 포함할 수 없습니다.
근로계약 불이행을 이유로 위약금이나 손해배상액을 청구하는 내용을 포함할 수 없습니다(근로기준법 제20조). 아래와 같은 내용은 모두 무효입니다.
단, 지각이나 결근과 같은 근태, 징계 관련 제재는 취업규칙의 징계 조항으로 규정할 수 있습니다. 따라서 담당자는 근로계약서가 아닌 취업규칙에 징계 기준과 절차를 기재하는 것이 바람직합니다.
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근로계약서 작성 후 가장 번거로운 단계는 서명 및 보관 관리입니다. 종이 근로계약서는 분실 위험이 있을 뿐 아니라 수기로 진행할 경우 실무 부담이 크다는 단점이 있습니다.
법적으로 전자 형태의 근로계약서는 종이 계약서와 법적 효력이 동일(전자문서법 제4조 제1항)하며, 최근 전자근로계약 시스템을 통해 계약 체결부터 문서 보관까지 디지털로 관리하는 기업이 늘고 있습니다.
전자근로계약서 활용의 장점은 아래와 같습니다.
▸ 전자근로계약서 효력 및 작성방법 자세히 알아보기 >
샤플의 [전자문서] 기능을 활용하면 근로계약서를 기존 양식 그대로 업로드하고, 서명·도장·입력란을 간단히 설정해 바로 전송할 수 있어요.
직원은 모바일에서 바로 확인하고 서명하면 끝! 회수 지연이나 누락 없이, 완료된 계약서는 자동으로 안전하게 보관되어 법적 증빙 자료로도 활용할 수 있습니다.
샤플로 근로계약 체결부터 문서 보관까지 번거로운 절차 없이 한 번에 관리해보세요!
이번 글에서는 근로계약서 작성 시 주의사항과 기재 금지시항, 그리고 전자근로계약서 활용법을 살펴보았습니다.
근로계약서는 근로관계의 출발점이자 법적 분쟁을 예방하는 중요한 문서입니다. 따라서 인사 담당자는 필수 기재사항과 금지항목을 정확히 알고, 전자근로계약 시스템을 적극 활용해 리스크 없이 효율적이 관리하시길 바랍니다.
