근로계약서 작성은 근로자의 근로조건과 그에 대한 사용자의 책임⋅의무를 명확히 정하기 위해 반드시 필요한 과정인데요. 최근 실무에서는 작성과 보존이 편리한 전자 방식으로 근로계약서를 작성하고 있습니다.
이처럼 전자적 방식으로 작성한 근로계약서를 전자근로계약서라고 하는데요. 전자근로계약서는 어떻게 작성해야 법적 효력이 발생할까요?
이번 글에서는 전자근로계약서의 개념과 법적 효력에 대해 알아보고, 전자문서⋅서명법에 따른 작성 및 교부 방법까지 알아보겠습니다.
전자근로계약서란 근로기준법에 따른 근로계약서를 즉시 출력이 가능한 전자문서형태로 작성한 것을 의미합니다.
쉽게 말하여 노사가 근로조건에 관한 내용을 정하고, 근로계약을 체결하여 계약서를 교부하는 것까지의 과정을 전자적 형태로 진행하는 것인데요. 근로계약을 전자 형태로 진행할 경우 문서 작성과 발송 및 수신, 저장이 편리해지기 때문에 많은 인사담당자, 사용자들이 전자근로계약서를 새로운 근로계약 체결 방식으로 활용하고 있습니다.
고용노동부는 관련 법을 통해 전자근로계약서로 근로계약을 체결할 수 있음을 명시하고 있습니다.
① 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.
따라서 사용자는 근로계약서를 전자 형태로 작성⋅확인 및 수정할 수 있는데요. 이때 사용자는 다음과 같은 방법을 활용할 수 있습니다.
사용자가 전자근로계약서로 근로계약을 체결하고자 한다면, 준수해야 하는 절차가 있는데요. 그 내용은 다음과 같습니다.
1단계: 근로계약서 필수 기재사항 명시
전자근로계약서는 기존에 서면으로 작성⋅교부하던 근로계약서를 전자 형태로 작성하는 것입니다. 따라서 전자근로계약서에도 근로계약서 필수 기재사항이 반드시 명시되어야 합니다.
2단계: 전자서명
전자서명법에 따르면 전자근로계약서에는 계약 당사자들의 신원 혹은 서명 사실을 입증할 수 있는 서명이 포함되어야 합니다(전자서명법 제2조).
이때 사용자는 전자근로계약서 작성 솔루션, 전자서명인증 서비스 등을 활용할 수 있습니다.
3단계: 읽기 전용 문서로 저장
전자근로계약서는 작성 이후에 임의로 수정할 수 없도록 읽기 전용 문서로 저장해야 합니다. 사업장에서 전자근로계약 시스템을 이용하는 경우, 계약 당사자가 계약서의 내용을 수정하면 상대방이 이 사실을 바로 확인할 수 있도록 조치하는 것도 가능합니다.
사용자는 근로자가 근로계약 내용을 명확히 인지하도록 전자근로계약서를 교부해야 합니다. 전자근로계약서를 교부하는 방법은 다음과 같습니다.
이때 사용자는 근로계약서 교부 과정이 전자적인 과정으로 이루어졌기 때문에 교부의무를 제대로 이행한 것인지 궁금할 수 있는데요. 전자근로계약서 교부의무 이행 여부는 상황에 따라 다음과 같이 판단할 수 있습니다.
근로자가 전자근로계약서를 수신할 시스템을 지정한 경우
근로자가 전자근로계약서를 수신할 시스템을 지정하지 않은 경우
전자근로계약서 교부 시, 근로자가 수신확인할 것을 조건으로 한 경우
단 근로자가 근로계약서를 전자적 방법으로 받는 것에 동의하지 않은 경우, 사용자는 해당 근로자에게 근로계약서를 서면으로 교부해야 합니다.
근로계약서는 노사가 본격적인 근로관계를 시작하기 전에 반드시 작성해야 하는 문서인데요. 그동안 근로계약서를 서면으로 작성하던 불편함을 전자근로계약서를 통해 해소할 수 있을 것으로 보입니다. 이번 글을 통해 법적 효력이 있는 전자근로계약서의 개요를 확인하시고, 실무에서 적극 활용해 보세요.
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