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근로계약서는 근로조건을 명확히 하고 분쟁을 예방하기 위한 가장 기본적인 인사 서류이지만, 실무 현장에서는 직원이 계약서를 분실하는 경우도 적지 않습니다.
이럴 때 인사담당자가 대응을 미루거나 재작성 절차를 제대로 진행하지 않으면 단순한 문서 분실이 근로감독·임금 분쟁·과태료 등 인사 리스크로 이어질 수 있어 주의가 필요한데요.
이번 글에서는 근로계약서 분실 시 근로관계의 효력부터 사업주에게 발생할 수 있는 리스크, 재교부·재작성 방법과 실무상 주의사항까지 한 번에 알아보겠습니다.
근로계약서를 분실했다고 해서 근로관계가 무효가 되지는 않습니다. 근로계약은 당사자 간 합의가 성립되고 실제로 근로 제공과 임금 지급이 이루어졌다면 법적으로 유효한데요.
즉, 계약서 원본이 없더라도 실제 근무 사실이 인정된다면 근로계약 자체가 부정되지는 않습니다.
다만 근로계약서가 없는 경우, 근로조건을 입증하기 어려워 분쟁 위험이 크게 높아질 수 있는데요. 임금 구성 항목과 지급 금액, 약정된 근로시간 및 휴게시간을 명확히 확인하기 어렵고 연차휴가, 휴일, 각종 수당이나 상여금 등 부가적인 근로조건을 둘러싼 해석 차이가 발생할 수 있습니다.
이로 인해 퇴직금이나 연장근로수당 산정 과정에서 의견 충돌이 생기거나, 임금체불 주장에 대해 회사가 합의된 조건을 충분히 입증하지 못하는 상황으로 이어질 수 있어 주의해야 합니다.
근로계약서가 보관되어 있지 않은 경우 근로감독 과정에서 근로계약서 미작성 또는 서면 교부 의무를 이행하지 않은 것으로 간주될 가능성이 있습니다. 특히 회사와 근로자 모두 계약서를 분실한 경우에는 이러한 위험이 더욱 커질 수 있는데요.
실무적으로는 다음과 같은 위험이 발생할 수 있습니다.
따라서 인사담당자는 계약서 보관 여부를 수시로 점검하고 분실이 확인된 경우에는 사본 교부나 재작성을 통해 관리 공백을 최소화하는 것이 중요합니다.
직원이 근로계약서를 분실해 재발급을 요청한 경우, 회사에서는 보관된 근로계약서 원본을 기준으로 사본을 제공하는 것이 원칙입니다.
이때 사본에 '원본대조필' 도장을 날인하면 문서의 신뢰도를 높일 수 있으며 재교부 사실과 교부 일자를 내부 기록으로 남겨두는 것도 바람직합니다.
회사와 근로자 모두 계약서를 보관하고 있지 않다면, 근로자와 협의하여 근로계약서를 재작성하는 방안을 검토해야 합니다.
이때에는 임금대장, 인사기록카드, 근태 기록 등 객관적인 자료를 참고하여 기존에 적용되던 근로조건을 정확하게 반영하는 것이 중요합니다.
재작성 과정에서는 근로자에게 충분히 설명하고 서명 및 교부 절차를 다시 진행해야 불필요한 분쟁을 예방할 수 있습니다.
재작성이라고 해서 근로조건을 임의로 변경해서는 안 됩니다. 최초 계약 당시의 임금, 근로시간, 휴일 등을 그대로 기재하여 원래의 근로조건을 유지합니다. 만약 근로조건 변경이 필요하다면 별도의 합의 절차를 거쳐야 합니다.
작성 일자 표기의 경우 계약 체결일은 최초 입사일로 기재하고 재작성 사실을 명확히 하기 위해 '재작성일: 2026년 2월 3일' 등으로 별도 표기하는 것이 좋습니다. 또는 특기사항란에 "본 계약서는 분실로 인한 재작성본임"이라고 기재할 수 있습니다.
근로기준법 제17조에 따라 재작성 시에도 아래와 같은 필수 기재 사항은 반드시 포함해야 합니다.
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A. 네, 전자문서로 재작성 가능합니다.
전자근로계약은 법적으로도 인정되며, 오히려 분실 방지 및 이력 관리 측면에서 더 효율적인 방식이 될 수 있습니다.
A. 근로자와 협의 후 근로계약서를 재작성해야 합니다
이때, 임금대장, 근태 기록 등을 기준으로 기존 조건을 동일하게 반영하여 작성해야 합니다.
A. 네, 기존 근로조건을 정확히 반영하고 양측이 서명하여 교부했다면 법적 효력이 인정됩니다.
다만 재작성 사실을 명확히 하고 양측이 서명 날인하여 각자 보관하는 것이 중요합니다. 가능하다면 재작성 경위를 간단히 기록해두는 것이 좋습니다.
근로계약서를 분실했다고 해서 곧바로 법적 문제가 발생하는 것은 아닙니다. 다만 계약서가 없는 상태가 장기화될 경우, 근로조건을 입증하기 어려워지면서 분쟁 발생 시 회사에 불리하게 작용할 가능성이 커질 수 있습니다.
따라서 인사담당자는 근로계약서 분실 사실을 확인하는 즉시 ▲사본 재교부 ▲재작성 여부 검토 ▲보관 이력 관리까지 함께 점검하는 것이 중요합니다. 특히 재작성 시에는 기존 근로조건을 정확히 반영하고, 재작성 사유를 명확히 남겨 두어야 불필요한 오해와 분쟁을 예방할 수 있는데요.
계약서 분실이나 재교부 요청이 반복된다면 문서 관리 부담을 줄이고 이력을 안정적으로 관리할 수 있는 방식은 무엇인지, 현재의 근로계약서 보관 방식과 관리 체계를 한 번 더 점검해보시길 바랍니다.
