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2026년 기준, 근로계약서 재발급은 근로기준법에 별도의 절차가 규정되어 있지 않지만 계약서를 분실·훼손했다면 사업주에게 보관 중인 계약서의 사본 제공을 요청할 수 있습니다.
다만 근로조건이 변경된 경우에는 변경된 내용을 명시해야 하며, 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 제17조 제2항의 서면 교부 대상이 변경됐다면 해당 내용을 서면으로 작성해 근로자에게 교부해야 합니다.
근로계약서를 분실했거나 내용을 확인하기 어려울 정도로 훼손했다면, 사업주에게 보관 중인 계약서의 사본 제공을 요청할 수 있습니다.
다만 근로기준법에 별도의 ‘근로계약서 재발급 절차’나 사본 제공 의무가 명시되어 있는 것은 아닙니다. 사업주가 계약서를 보관하고 있다면 해당 계약서의 사본을 제공받는 방식으로 실무적으로 대응할 수 있습니다.
▸ 근로계약서 재작성, 어떤 경우에 필요할까? (+필수 기재사항) >
사용자는 근로계약을 체결할 때 근로자에게 법정 사항을 명시해야 하며, 계약 체결 후 해당 사항이 변경되는 경우에도 동일한 의무가 적용됩니다. 이때 변경된 사항의 성격에 따라 의무의 내용이 달라지는데요.
임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가가 변경되는 경우에는 해당 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 합니다. 반면 취업 장소·담당 업무 등 그 밖의 근로조건이 변경되는 경우에는 근로자에게 명시해야 하는 대상이지만, 제17조 제2항의 서면 교부 의무에 별도로 열거된 항목은 아닙니다.
다만, 단체협약·취업규칙 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 근로조건이 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있을 때 교부하면 되는 예외가 있습니다(근로기준법 제17조 제2항 단서 및 시행령 제8조의2 참조). 제17조 제2항의 서면 교부 대상이 변경된 경우에는 구두 합의만으로 서면 교부 의무를 충족할 수 없습니다.
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입사 당시 계약서를 교부받지 못했다면, 지금이라도 사업주에게 교부를 요청할 수 있습니다.
사용자는 임금의 구성항목·계산방법·지급방법 및 소정근로시간·휴일·연차 유급휴가 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 합니다.
이 의무는 입사 시점에 이미 발생한 것이므로, 미이행 상태라면 사업주는 해당 서면을 교부해야 합니다.
사용자는 근로계약을 체결할 때 임금의 구성항목·계산방법·지급방법 및 소정근로시간·휴일·연차 유급휴가 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 합니다.
교부 의무는 단순히 보여주는 것에 그치지 않고, 근로자가 실제로 서면을 받아 보관할 수 있어야 한다는 의미이니 유의하시기 바랍니다.
근로기준법 제42조는 사용자가 근로계약서를 포함한 주요 인사 서류를 일정 기간 보관하도록 규정하고 있습니다.
서류 종류에 따라 보관 기간의 기산점이 다르므로 아래 표를 참고하시기 바랍니다.
종이로 작성된 계약서는 별도의 인사 서류 보관함에 보관하는 것이 기본입니다. 그러나 실무에서는 서류 분실, 누수·화재로 인한 훼손, 퇴직자 서류 누락 등의 문제가 반복적으로 발생할 수 있는데요.
특히 다수의 현장 인력을 운용하는 사업장에서는 수십~수백 명의 계약서를 체계적으로 분류·보관하는 것 자체가 행정 부담이 됩니다.
근로기준법 제17조 제2항은 전자문서 및 전자거래 기본법에 따른 전자문서를 서면에 포함하고 있어, 법에서 정한 요건을 충족하는 경우 전자문서 방식으로 근로계약서를 작성·교부할 수 있습니다.
전자문서는 문서함에서 현황 확인과 다운로드가 용이해서 보관 및 사본 제공을 보다 체계적으로 관리할 수 있다는 장점이 있습니다.
사업주가 원본을 보관하고 있다면 사본을 출력해 교부하거나, 전자 문서라면 문서함에서 해당 파일을 확인해 제공하는 방식으로 대응할 수 있습니다.
이때 별도의 서명 절차 없이 기존 계약 내용 그대로 교부해도 무방합니다.
근로계약 체결 후 법정 명시 사항이 변경되는 경우에도 사용자는 동일한 명시 의무를 이행해야 합니다. 이때 변경된 사항의 성격에 따라 의무의 내용이 달라집니다.
임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가가 변경되는 경우에는 해당 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 합니다. 임금 인상이나 소정근로시간 조정처럼 제17조 제2항의 서면 교부 대상에 해당하는 근로조건이 변경된 경우가 여기에 해당합니다. 이전 계약서의 사본만 제공하는 것은 의무 불이행에 해당하므로, 변경된 근로조건이 반영된 서면을 작성해 교부해야 합니다. 다만 단체협약·취업규칙 변경 등 시행령 제8조의2에서 정한 사유에 따른 변경은 근로자의 요구가 있을 때 교부하는 예외가 적용될 수 있습니다.
반면 직무 변경, 근무지 이전 등 취업 장소·담당 업무의 변경은 근로자에게 명시해야 하는 사항이지만, 제17조 제2항의 서면 교부 의무에 별도로 열거된 항목은 아닙니다. 다만 분쟁 예방 차원에서 이 경우에도 변경 내용을 서면으로 남겨두는 것이 바람직합니다.
사본을 교부하거나 변경 계약서를 새로 작성한 경우 모두, 해당 서류는 근로기준법 제42조에 따른 법정 보존 대상에 해당합니다.
재발급이라는 사건이 새로운 보관 의무를 별도로 만드는 것이 아니라, 기존에 발생한 보존 의무가 계속 적용되는 것입니다.
변경 계약서는 기존 계약서와 이력을 함께 관리해두면 이후 분쟁 발생 시 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.
이 두 가지를 혼동하면 법적 의무를 제대로 이행하지 못할 수 있으므로, 상황에 따라 구분해 대응하는 것이 중요합니다. 아래 표를 참고하세요.
앞서 살펴본 것처럼, 분실·훼손 시 사본 제공 요청에 응하지 않는 경우와 최초 계약 체결 시부터 서면을 교부하지 않은 경우는 상황이 다릅니다. 사본 제공은 법정 재발급 절차가 아닌 실무적 대응인 반면, 최초 미교부는 근로기준법 제17조가 규정하는 서면 교부 의무 자체를 이행하지 않은 것입니다. 두 상황을 구분해 이해하는 것이 중요합니다.
최초 근로계약 체결 시 법정 명시 사항이 담긴 서면을 교부하지 않은 경우, 근로기준법 제17조 위반으로 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금(형사처벌) 대상이 될 수 있습니다. 근로자는 관할 지방고용노동관서에 진정을 제기할 수 있습니다. 따라서 사업주는 근로계약서를 적법하게 작성·교부하고 체계적으로 보관하는 것이 중요합니다.
종이 근로계약서는 분실이나 훼손에 대비해 별도의 관리 체계를 갖추는 것이 좋습니다.
현장 인력이 많거나 단기·계절직 채용이 잦은 사업장에서는 계약서가 여러 곳에 분산되어 관리되기 쉽기 때문입니다.
계약서를 분실하면 분쟁이 발생했을 때 근로조건을 입증하기 어려울 수 있고, 근로자가 사본 제공을 요청하더라도 원본을 찾지 못해 신속하게 대응하기 어려울 수 있으니 주의해야 합니다.
근로계약서는 원본과 사본을 구분하고, 재직·퇴직 여부와 변경 이력을 체계적으로 관리하는 것이 좋습니다.
최소한 다음 세 가지 원칙을 갖추면 계약서 분실과 관리 누락을 줄일 수 있습니다.
1. 원본과 사본을 분리 보관: 원본은 사업장 내 잠금 서류함, 사본은 스캔하여 디지털 저장
2. 재직자·퇴직자 구분 관리: 퇴직 후에도 서류별 법정 보존 기간 동안 별도 분류
3. 변경 계약서 이력 보존: 계약 체결일·변경일이 명확히 기록된 형태로 기존 계약서와 함께 관리
전자 근로계약서를 활용하면 계약서를 작성하고 교부하는 것뿐 아니라, 나중에 계약서가 필요해졌을 때 다시 찾아 제공하는 과정까지 체계적으로 관리할 수 있습니다.
샤플 [전자 문서]를 활용하면 기존에 사용하던 근로계약서 양식을 그대로 전자문서로 만들어 발송할 수 있습니다. 또한 직원 수가 많아도 계약서를 일괄·예약 발송하고, 발송 후 확인하지 않은 직원에게 재푸시를 발송할 수 있어 계약서 교부 현황도 꼼꼼하게 관리할 수 있어요!
서명이 완료된 근로계약서는 직원별로 저장되어 필요할 때 바로 찾아 확인하고 활용할 수 있는데요. 계약서를 분실한 직원에게 사본을 제공해야 하거나 기존 계약 내용을 다시 확인해야 하는 경우에도 종이 계약서를 일일이 찾을 필요 없이 해당 문서를 빠르게 확인할 수 있습니다. 변경된 근로계약서를 다시 작성해야 할 때는 기존 문서를 복사해 새 문서로 발송할 수도 있어, 계약서 작성부터 교부, 보관, 재발급까지 하나의 흐름으로 관리할 수 있습니다.
▸ 번거로운 계약서·신청서 관리, 간편하게 해결하는 3가지 팁 보기 >
A. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년간 보관해야 합니다.
근로기준법 제42조에 따라 근로자명부는 해고·퇴직·사망한 날부터 3년, 임금대장은 마지막 기재일부터 3년, 고용·해고·퇴직 관련 서류는 해고·퇴직일부터 3년간 보관해야 합니다.
▸ 인사 서류 보관 기간 및 방법 알아보기 (+보관·폐기 방법, FAQ) >
A. 네. 법에서 정한 요건을 충족한 전자문서라면 전자 근로계약서로 작성·교부할 수 있습니다. 근로기준법 제17조 제2항은 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서를 서면에 포함하고 있습니다.
따라서 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간·휴일·연차 유급휴가 등 법정 서면 교부 사항이 전자문서에 적절하게 포함되어 있다면 서면 교부로 인정될 수 있습니다. 다만 사용하는 전자계약 시스템이 관련 법령의 요건을 충족하는지는 사전에 확인해야 합니다.
A. 최초 근로계약 체결 시 법정 서면을 교부하지 않았다면 근로기준법 제17조 위반으로 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다. 근로자는 관할 지방고용노동관서에 진정을 제기할 수 있습니다.
다만 계약서를 분실한 뒤 사본 제공을 요청했는데 사업주가 이를 거부한 경우와, 최초 계약 체결 시 법정 서면을 교부하지 않은 경우는 구분해서 살펴봐야 합니다.
A. 네. 지금이라도 사업주에게 근로계약서 교부를 요청할 수 있습니다. 사용자의 서면 교부 의무는 근로계약 체결 시점에 이미 발생하기 때문입니다.
사업주가 법정 서면의 교부 의무를 이행하지 않았다면 관할 지방고용노동관서에 진정을 제기할 수 있으며, 위반이 확인되면 근로기준법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다.
근로계약서를 분실하거나 훼손한 경우에는 사업주에게 보관 중인 계약서의 사본을 요청해 대응할 수 있습니다. 다만 근로조건이 변경된 경우에는 단순히 기존 계약서를 다시 제공하는 것이 아니라, 변경된 내용에 따라 서면 교부가 필요한지 확인해야 합니다.
따라서 근로계약서는 작성·교부하는 것에서 끝내지 않고, 변경 이력과 서명 완료 문서까지 체계적으로 보관하는 것이 중요합니다. 특히 현장 인력이 많거나 계약서 관리가 반복되는 사업장이라면 전자문서를 활용해 계약서 작성부터 교부, 보관, 재발급에 필요한 관리까지 한 번에 이어갈 수 있도록 관리 체계를 갖춰두는 것이 좋습니다.
