現場の問題を受付から解決まで——スーパーバイザーの進捗管理を掲示板で効率化

🤔 担当店舗が10店舗を超えてくると、各店舗から上がってくるIssueがメッセンジャー・電話・メモアプリにバラバラに散らばってしまいます。「先日お伝えした件、まだ直っていないんですが」という連絡が来るたびに、どの店舗でどんなIssueが進行中なのかを一から探し直さなければならず、解決済みかどうかさえ把握できない日もあるのではないでしょうか。

Issue受付から解決・完了まで、一か所でまとめて管理できる方法があれば——そんな悩みをお持ちの方に、ぴったりの活用法をご紹介します。

👉 Shopl の [掲示板] をIssue専用チャンネルとして活用することで、受付から処理済みまでのすべてのプロセスを一か所で記録・管理できます。

1. こんな方におススメです！

複数店舗のIssueがチャット・ショートメッセージ（SMS）・メモなどに散らばり、抜け漏れが頻繁に起きているスーパーバイザーの方
Issueを受け付けた後、現在どこまで処理が進んでいるかをその都度確認しなければならないスーパーバイザーの方
Issue解決の履歴をレポートにまとめる際、根拠となる資料が不足して困っているスーパーバイザーの方

2. 現場のIssue管理もShoplでスマートに

▪︎ 専用掲示板でIssueを一か所に集約

掲示板に「現場Issue受付」専用の掲示板を作成して活用してみてください。

店舗ごとに掲示板を分けて運用することも、全体の店舗をひとつの掲示板にまとめて運用することも可能です。権限設定もできるため、特定の店舗の従業員だけがアクセスできるように制限したり、スーパーバイザーのみが全体を管理する構成にしたりと、運用スタイルに合わせた設計が可能です。

Issueがチャットルームのメッセージとまぎれることなく独立したスペースに集まるため、重要な内容が他のメッセージに埋もれてしまう心配がありません。

▪︎ ステータスの設定で進捗状況をひと目で把握

Issue投稿ごとに処理ステータスを設定しておけば、掲示板を開くだけでどのIssueがどの段階にあるかをすぐに確認できます。Issueの内容・Accrued日時・担当店舗をあわせて記録しておけば、わざわざ電話で確認しなくても全体の進行状況を素早く把握できます。

また、フィルター機能を活用すると、処理ステータス別に投稿をまとめて確認できます。スーパーバイザーは毎朝「未完了」ステータスの投稿だけをフィルタリングして未解決のIssueをすばやく洗い出し、緊急度に応じて優先順位をつけることができます。完了済みのIssueは自動的に区分されるため、すでに対処済みの件を見直すために時間を費やす必要もありません。

▪︎ コメントで解決プロセスまで記録

投稿のコメント機能を通じて、スーパーバイザーと店舗担当者がIssue解決のプロセスをリアルタイムでやり取りできます。店舗担当者が対処内容をコメントで残し、スーパーバイザーが確認・フィードバックを追加することで、Issueの発生から解決までの経緯がひとつの投稿の中に自然に整理されます。すべてのやり取りが投稿内に蓄積されるため、後で類似Issueが発生した際には過去の解決履歴を参考資料として活用することもできます。

投稿のリンクを共有すれば、スクリーンショットや追加説明なしでも担当者がすぐに該当Issueを確認できます。また、定期レポートの作成時には掲示板のデータをもとに、PPTやExcelなど必要な形式でダウンロードして活用することができます。