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직원이 근로계약서를 작성하지 않은 채 퇴사했다면, 인사담당자는 뒤늦게 확인해야 할 것이 많습니다. 계약서를 작성하지 않은 것 자체가 법적 제재 대상이 될 수 있는 데다, 퇴사 후에는 임금이나 근로시간을 두고 분쟁이 생길 수도 있기 때문입니다.
그렇다면 이미 퇴사한 직원의 근로계약서가 없다면 어떻게 해야 할까요? 법적 책임부터 퇴직 정산, 관련 기록 확인과 보관까지 사업주가 지금 확인해야 할 5가지를 정리했습니다.
근로기준법 제17조에 따라 사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 주요 근로조건을 명시하고, 이를 서면으로 근로자에게 교부해야 합니다.
따라서 구두로 근로조건을 안내했다는 것만으로는 충분하지 않습니다. 퇴사한 직원의 계약서가 실제로 작성·교부됐는지부터 확인해 보세요.
근로기준법 제17조에 따른 근로조건 명시 및 서면 교부 의무를 위반하면 500만원 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다. 기간제·단시간근로자의 경우에는 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」에 따른 500만원 이하의 과태료가 별도로 적용될 수도 있습니다.
퇴사한 직원이 노동청에 진정을 제기하면 근로계약서 작성 여부도 확인 대상이 될 수 있습니다. 따라서 계약서가 없다면 퇴사 후 임금 정산과 별개로 미작성 여부와 관련 자료를 먼저 확인해 두는 것이 좋습니다.
기간제 또는 단시간근로자는 근로기준법뿐 아니라 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」에 따른 서면 명시 의무도 확인해야 합니다.
계약기간, 근로일, 근로일별 근로시간 등 고용 형태에 따라 서면으로 명시해야 하는 항목이 달라질 수 있으므로, 퇴사한 직원이 어떤 형태로 근무했는지부터 확인해 보세요.
근로계약서가 없다고 해서 근로계약 자체가 없어지는 것은 아닙니다. 오히려 계약서가 없다면 당시 어떤 조건으로 일했는지를 다른 자료를 통해 확인해야 하는데요. 퇴직 정산이나 분쟁에 대비해 아래 내용을 하나씩 확인해 보세요.
▪︎ 실제 입사일과 퇴사일
채용 공고, 4대 보험 취득·상실 신고 내역, 급여 지급 내역 등을 확인해 실제로 언제부터 언제까지 근무했는지 파악합니다. 근무 기간은 퇴직금 지급 여부와 연차 적용 여부를 판단할 때도 중요한 기준이 됩니다.
▪︎ 약정한 임금과 실제 지급액
당시 어떤 임금을 지급하기로 했는지 카카오톡·이메일 등 대화 기록과 급여 이체 내역을 함께 확인합니다. 약정한 임금과 실제 지급한 금액이 다르다면 임금 분쟁으로 이어질 수 있으니, 차이가 없는지 꼼꼼히 살펴보세요.
▪︎ 소정근로시간과 실제 근무시간
당초 정해둔 근로시간과 실제 근무시간을 구분해 확인해야 합니다. 출퇴근 기록, 업무 지시 내역, 시스템 접속 기록 등을 살펴 연장·야간·휴일근로가 있었는지, 관련 수당이 제대로 지급됐는지 확인하세요.
▪︎ 근무 장소와 담당 업무
어디에서 어떤 업무를 맡았는지도 확인해 두는 것이 좋습니다. 발령 기록이나 내부 공유 자료, 업무 지시 내용 등을 통해 실제 근무 장소와 담당 업무를 확인할 수 있습니다.
▪︎ 근무일·스케줄 및 출퇴근 기록
마지막으로 실제 근무일과 출퇴근 기록을 확인합니다. 특히 스케줄과 실제 출퇴근 기록이 남아 있다면 근로시간이나 수당과 관련한 분쟁이 발생했을 때 중요한 자료가 될 수 있습니다. 수기 기록이나 별도 파일로 관리했다면 미리 확보하고, 시스템에 저장된 기록도 필요한 기간만큼 보관해 두세요.
근로계약서가 없었다면 퇴사자의 임금과 근로시간을 다시 한번 확인한 뒤 최종 정산해야 합니다. 마지막 급여뿐 아니라 주휴수당, 연장·야간·휴일근로수당, 퇴직금 등 빠진 금액이 없는지 살펴보세요.
▪︎ 마지막 급여 지급 여부
퇴사월 급여가 정상적으로 지급됐는지 확인합니다. 임금은 특별한 사정이 없다면 지급 사유가 발생한 날부터 14일 이내에 지급해야 합니다.
▪︎ 미지급 임금·수당 여부
연장·야간·휴일근로수당 등이 누락되지 않았는지 확인합니다. 근로계약서가 없다면 약정한 임금이나 근로시간을 바로 확인하기 어려울 수 있으므로, 앞서 확인한 근무 기록과 실제 지급 내역을 함께 비교해 보세요.
▸ 임금 지급 4대 원칙 완벽 가이드: 위반 시 처벌과 실무 체크포인트 바로보기 >
▪︎ 주휴수당 적용 여부
4주간을 평균해 1주간의 소정근로시간이 15시간 이상이고, 해당 주의 소정근로일을 개근했다면 주휴수당 지급 여부를 확인해야 합니다. 반대로 4주간을 평균한 1주간의 소정근로시간이 15시간 미만이라면 근로기준법 제18조 제3항에 따라 주휴일 및 연차 유급휴가 규정이 적용되지 않습니다.
▸ 주휴수당 조건 알아보기 (+계산법, 주의사항) >
▪︎ 퇴직금 지급 대상 여부
계속 근로기간이 1년 이상이고 4주간을 평균한 1주간의 소정근로시간이 15시간 이상이라면 퇴직금 지급 대상인지 확인해야 합니다. 대상에 해당한다면 지급 사유가 발생한 날부터 14일 이내에 지급하는 것이 원칙입니다.
▸ 계약직도 퇴직금 받을 수 있나요? 지급 조건과 계산법 알아보기 >
▪︎ 기타 정산할 금품 확인
미사용 연차가 있다면 연차사용촉진 절차를 적법하게 진행했는지 확인한 뒤 보상 여부를 판단해야 합니다. 상시 5인 이상 사업장이면서 4주간을 평균한 1주간의 소정근로시간이 15시간 이상인 경우 연차 유급휴가 적용 여부도 함께 확인하세요.
이 밖에도 퇴직 시점에 지급 의무가 남아 있는 식대·교통비 등 약정 금품이 있다면 함께 확인합니다. 구두로 약정한 경우에도 관련 자료를 통해 지급 의무가 확인될 수 있으므로 급여명세서, 계좌 이체 내역 등을 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
근로계약서가 없다면 회사에 남아 있는 기록이 중요한 확인 자료가 됩니다. 앞서 확인한 근로조건과 실제 근무 내용을 뒷받침할 수 있는 자료를 빠짐없이 찾아보세요.
이런 자료가 있다고 해서 서면 근로계약서를 작성·교부해야 할 의무가 없어지는 것은 아닙니다. 다만 계약서가 없는 상황에서 실제 근로조건과 근무 사실을 확인하는 데 중요한 자료로 활용할 수 있습니다.
또한 근로기준법 제42조에 따라 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요 서류는 3년간 보존해야 합니다. 출퇴근 기록이나 스케줄, 업무 지시 내역 등도 분쟁이 발생했을 때 근로조건을 확인하는 자료가 될 수 있으므로, 퇴사 후에도 관련 기록을 임의로 삭제하지 않고 필요한 자료를 정리해 두는 것이 좋습니다.
이번에 근로계약서가 누락됐다면, 특정 직원의 실수로 끝내기보다 입사 과정에서 계약서가 빠지는 일이 없었는지 프로세스 자체를 점검해 보는 것이 좋습니다.
근로기준법 제17조는 근로계약을 체결할 때 근로조건을 명시하고 서면을 교부하도록 정하고 있습니다. 실무적으로는 직원이 근무를 시작하기 전에 계약서를 작성·교부하는 절차를 만들어 두는 것이 좋은데요. 샤플 [전자문서]를 활용하면 기존에 쓰던 계약서 양식을 그대로 불러와 구성원의 인사 정보를 자동으로 채운 뒤 서명까지 받을 수 있어, 매번 새로 만들지 않아도 근무 시작 전 계약 절차를 빠짐없이 챙길 수 있습니다.
▸ 번거로운 계약서 관리, 간편하게 해결하는 3가지 팁 알아보기 >
계약서를 작성하는 것에서 끝나면 안 됩니다. 근로자에게 실제로 교부했는지도 확인하고, 수령 서명이나 전자 발송 기록 등 교부 사실을 확인할 수 있는 자료를 남겨두는 것이 좋은데요. 샤플 [전자문서]로 발송하면 누가 문서를 열람했고 누가 아직 확인하지 않았는지 대시보드에서 바로 확인할 수 있고, 미확인 인원에게는 퇴근 전 알림이나 재알림을 보낼 수 있어 교부 누락을 일일이 확인하지 않아도 됩니다.
서명이 완료된 계약서는 근로자가 퇴사한 이후에도 필요한 기간 동안 보관해야 합니다. 종이 계약서를 별도로 보관하고 있다면 분실이나 누락이 발생하지 않도록 체계적으로 관리하는 방법도 고려해 보세요! 샤플 [구성원] 기능은 계약서를 포함한 인사 서류를 구성원별로 모아서 관리할 수 있고, 서류 만료일이 다가오면 미리 알림도 받을 수 있어 캐비닛을 뒤지지 않고도 필요한 구성원의 계약서를 바로 찾을 수 있습니다.
입사 후 임금이나 소정근로시간 등 근로조건이 변경됐다면 변경된 내용을 서면으로 명시하고 교부해야 하는 경우가 있습니다. 처음 작성한 계약서만 보관해 두기보다, 근로조건이 변경될 때마다 관련 절차를 함께 확인하는 것이 좋습니다. 샤플 [전자문서]의 과거 문서 복사 기능을 활용하면 기존 계약서 양식을 그대로 불러와 변경된 내용만 반영해 다시 발송할 수 있어, 변경 이력마다 계약서를 새로 만드는 수고를 줄일 수 있습니다.
▸ 근로계약서 수정 요청 대응 매뉴얼: 확인 절차부터 법적 기준까지 바로보기 >
지금까지 근로계약서 없이 직원이 퇴사한 상황에서 사업주가 확인해야 할 사항들을 살펴보았습니다. 근로계약서 미작성은 그 자체로 법적 제재 대상이 될 수 있을 뿐 아니라, 퇴사 후 근로조건이나 임금을 둘러싼 분쟁에 대응하기 어려워질 수 있는 민감한 사항인데요. 지금 상황을 점검하는 것도 중요하지만, 같은 문제가 반복되지 않도록 입사 단계부터 계약서 작성·교부·보관 프로세스를 정비해두는 것이 가장 중요합니다.
샤플에서 입사부터 퇴사까지 필요한 서류와 근무 기록을 빠짐없이 관리해 보세요! 계약서 작성부터 교부 확인, 서류 보관까지 한 곳에서 관리할 수 있어 관련 업무가 훨씬 수월해질 거예요!
