연차사용촉진제도란 근로자들이 연차 휴가 사용 기한 만료 전에 모두 소진할 수 있도록 사전에 안내 및 권고하는 것을 말합니다.
만약 절차에 따라 회사가 근로자에게 휴가 사용을 통지 및 권유했음에도 불구하고, 근로자가 연차를 사용하지 않으면 회사는 미사용 휴가일 수에 대한 금전 보상할 의무가 면제 됩니다(근로기준법 제61조).
많은 기업에서 ‘연차 촉진제도’를 운영하고 있는데요. 사람인에 따르면 기업 10곳 중 6곳이 제도를 시행하고 있으며 회사의 인건비 부담을 줄이는 동시에 근로자의 휴가 보장을 위해서도 사용률이 높은 인사 제도입니다.
경영 차원에서는 인건비 절감이라는 분명한 장점이 있지만 인사담당자에게는 꽤 부담인 업무 중에 하나인데요. 수십 명의 직원에게 서면으로 통지하고, 연차 사용 계획서를 받고, 다시 2차 안내까지 해야 하는 장기적 부담이 큰 업무 입니다.
회사의 휴가 발생이 회계연도인지 입사연도인지에 따라 통보 기간이 조금 다를 수 있는데요. 기본적으로는 사용 기간이 만료되기 6개월 전, 2개월 전에 총 2회 촉진 안내를 해야 합니다.
예시) 1년 이상 근무자 (1년 미만은 아래 FAQ를 참고해 주세요)
✓ 1차 촉진(사용 촉진 안내)
✓ 2차 촉진(사용 시기 통보)
✓ 2차 촉진에도 근로자가 연차를 사용하지 않고 휴가 지정날에 출근했다면?(feat. 노무수령거부)
Q. 신입사원(1년 미만 근로자)인데 연차 촉진 사용 가능한가요?
A. 네, 가능합니다.
다만 근속연수가 1년 이상/미만인지에 따라 연차 사용 촉진 안내 시기가 다릅니다. 1년 미만 근로자는 아래 이미지를 참고해 주세요.
Q. 서면 통보의 기준이 뭔가요? 이메일이나 사내 인트라넷도 가능한가요?
A. 이메일이나 사내 인트라넷은 서면으로 인정되지 않습니다.
기본적으로 서면은 종이문서 로 직접 전달하는 것이 원칙입니다. 그 이유는 근로자의 수신 확인을 위해서인데요. 위와 같은 이유로 게시판, 카카오톡, 사내 채팅 등을 통한 전체 공지 등 간접 전달은 인정되지 않습니다. 근로자에게 기한 내 통지 도달 여부를 알 수 없고 근로자가 열람했다는 보장이 없어 분쟁의 리스크가 있을 수 있습니다.
예외적으로 전자결제 시스템이 완비되어 있어 모든 업무를 전자 문서로 관리하는 경우 전자 문서 통지는 인정(근로기준과-1983, 2010. 11. 16)될 수 있습니다.
Q. 연차휴가촉진 절차만 거치면 무조건 연차수당 지급의무가 없나요?
A. 주의가 필요합니다.
연차 촉진제도는 서면 방식부터 노무수령 거부까지 3단계를 적법한 방법으로 실행해야 연차수당의 지급 의무가 없어집니다. 매년 3개월간 진행해야 하는 장기적인 제도인 만큼 관련 시스템을 통해 정확하게 관리하시는 것을 권장 드립니다.
Q. 노무수령 거부는 어떻게 하나요?
A. 기업에서는 휴가 사용 지정일에는 출근하지 말 것을 분명하게 고지하는 것이 첫 번째입니다. 그럼에도 출근한 근로자에게도 노무수령 거부 의사를 분명히 전달해야 하며 입증이 가능해야 법적으로 인정받을 수 있습니다.
예를 들면 아래와 같은 방법들이 있습니다.
1,2차 서면 촉진 전달부터 번거로운 휴가 사용 계획서를 받는 일까지 샤플이 자동으로 해드립니다.
담당자님은 계획서를 승인하고, 연차 소진 현황만 보면 되니 간편하고 쉬운 연차 촉진제도 운영이 가능합니다.
샤플에서는 1차 연차 촉진 기간에 자동으로 대상자에게 안내와 휴가 계획서를 전송 합니다. 서면에는 대상자의 지급 휴가, 사용 휴가, 남은 휴가와 같은 정보도 자동으로 입력 됩니다.
10일 후, 연차 사용 계획서를 제출하지 않았다면 바로 2차 휴가일 지정 안내가 자동 발송 되는데요. 휴가일 지정은 자동으로 배정하거나 관리자가 수동으로 배정할 수도 있습니다.
더 이상 번거로운 개별 메시지 전송과 휴가일 지정해야 하는 수동 절차가 필요 없습니다✨
연차 촉진 대상자는 앱 푸시 알림을 받고 앱에서 바로 원하는 휴가 사용 날을 지정하여 계획서를 제출 할 수 있습니다. 휴가 사용 계획서에는 근로자의 전자 서명을 받아 정확한 본인 확인이 가능합니다.
근로자가 계획서를 제출하면 관리자는 앱 푸시를 받고 바로 승인/반려 등 결재 만 하면 됩니다. 승인 프로세스도 3단계까지 설정할 수 있으니 더 체계적으로 운영할 수 있습니다.
근로자도 관리자도 앱에서 간편하게 휴가 사용 계획서를 작성하고, 받아보세요.
이 모든 과정에서 인사 담당자는 누구에게 촉진이 발송되었고, 누가 휴가 계획서를 제출했고, 누가 반려가 되었는지 한눈에 볼 수 있습니다.
승인이 완료된 근로자는 개별로 촉진 현황도 볼 수 있으니 휴가 사용 계획이 잘 이행되는지도 확인할 수 있습니다.
관리자는 현황을 파악하고 연차 촉진제도가 잘 운영되었는지 모니터링만 하세요. 귀찮고 번거로운 안내와 현황 관리는 샤플(Shopl)이 대신해 드립니다.
오늘은 기업의 60%가 운영하고 있다는 연차 촉진제도를 알아보았는데요. 수많은 현장 인력 관리와 간편한 운영을 위해 샤플이 함께합니다.
