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休暇届は、従業員が休暇を取得する際に、その期間や休暇の種類などを会社へ伝えるための社内書類です。名称や提出方法は会社によって異なる場合がありますが、休暇の予定を上司・人事担当者と共有し、取得内容を記録しておく目的で広く活用されています。口頭だけで休暇を伝えた場合、取得日や休暇の種類について認識がずれたり、後から確認が必要になるケースが生じやすいため、必要な情報を休暇届にまとめておくことで、本人・上司・人事担当者の間でスムーズに内容を確認できます。特に店舗や複数拠点で勤務する企業では、休暇の予定に合わせてシフトを調整する必要があることが多いため、申請内容を一定の形式で残しておくことが重要です。
なお、休暇理由や連絡先など、すべての項目を必ず記載しなければならないわけではありません。自社の就業規則や現場の運用方法に合わせて、必要な項目のみを選択することをおすすめします。
「休みたい」という口頭の連絡だけでは、どの休暇制度を使うのか、何日取得するのかが把握しにくい場合があります。休暇の種類と期間を休暇届に明記しておくことで、申請者と承認者が同じ情報を確認でき、年次有給休暇だけでなく慶弔休暇・特別休暇など複数の制度が併用されている場合でも、後から確認しやすくなります。
店舗・現場では、従業員の休暇取得がそのままシフト調整につながるケースが多くあります。承認だけ行い人員配置の確認を漏らすと、現場に空白が生じる可能性があるため、休暇届を受け取った時点で該当日の勤務予定と人員配置も合わせて確認することが重要です。本部と店舗がそれぞれ管理している場合は、誰が申請を確認し、誰がシフトに反映するかをあらかじめ決めておくことで、確認漏れを減らすことができます。
休暇申請を紙やエクセルで管理していると、店舗ごとの申請状況や残日数を別々に確認しなければならない場合があります。Shoplの【休暇】機能を活用すると、休暇の種類を自社規定に合わせて設定し、種類ごとの承認ステップや決裁委任を設定できます。従業員はスマートフォンから簡単に休暇を申請でき、管理者は休暇の発生・使用・消滅および残日数の状況を一か所で確認できるため、店舗ごとにばらつきが生じやすい休暇申請・承認の基準を統一し、本部で全体の状況を把握しやすくなります。休暇の申請・承認から残日数の管理まで手軽に行いたい方は、ぜひShoplをご活用ください！
