給与明細電子化の同意書テンプレート（Word）無料ダウンロード

​▪︎ 給与明細電子化とは？店舗運営に必要な同意取得と配信管理

賃金は労働基準法第24条により、通貨で・直接・全額を・毎月1回以上・一定期日に支払うことが原則です。多くの企業では銀行振込でこの原則を満たしていますが、明細の配布方法まで整理されているとは限りません。紙やメール添付での給与明細配布は、店舗数が増えるほど負担が大きくなり、配布ミスや受け取り忘れが起きても本部からは店舗ごとの状況が見えにくくなります。

給与明細書の交付は、所得税法第231条により、給与を支払う会社の義務です。原則は書面での交付ですが、同法施行規則第100条により、従業員本人の同意を得た場合に限り、電磁的方法（電子交付）に切り替えることができます。この同意は従業員一人ひとりから個別に得る必要があり、「特に反対がなければ同意とみなす」という運用は認められていません。

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▪︎ 電子交付を始める前に整理しておきたい項目

① 同意取得の方法を決める

書面または電磁的方法で、従業員一人ひとりから明確な同意を得ます。氏名・所属部署・従業員番号で本人を特定し、同意の記録を残します。

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② 電子交付の条件を明記する

電子交付の開始時期（「〇年〇月支給分から」など）と、交付方法（指定システムへのログイン閲覧、メール送付など）を具体的に定めます。

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③ 例外対応のルールを決める

同意後でも、本人が書面交付を請求すれば応じる義務があります。未閲覧者への再通知ルールもあわせて決めておきます。

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④ 賃金台帳との関係を整理する

給与明細の元となる賃金台帳は、労働基準法第108条・第109条により別途5年間（経過措置により当分の間3年間、同法第143条）の保存義務があります。

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💡 ポイント

電子交付を行った旨は原則として受給者に通知が必要ですが、受給者が明細を閲覧したことを会社側で確認できれば、この通知は省略できます。同意書にマイナンバーを記載する必要はありません。

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▪︎ よくある質問

Q. 従業員全員の同意が得られない場合、電子交付はできませんか？

A. 部分的に運用できます。 同意した従業員は電子交付、同意していない従業員は書面交付という形で併用できます。ただし、どちらの状態かを店舗・本部の双方で正確に把握しておく必要があります。

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Q. 一度同意した従業員が、後で書面交付を求めることはできますか？

A. できます。 所得税法第231条に基づき、同意後であっても従業員が書面交付を求めた場合、会社はこれに応じる義務があります。

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▪︎ 店舗ごとの給与明細配信・同意管理も、Shoplで一元化

紙やメール添付だけで給与明細を配布していると、本部担当者は同意状況の確認と配信作業を店舗ごとに繰り返すことになります。従業員から明細を再確認された場合は個別対応が必要で、同意していない従業員に誤って電子配信してしまうリスクも残ります。

​Shoplの[電子文書]機能を使うと、この一連の作業を一つの画面で管理できます。給与明細を配信すると、従業員はモバイルからその場で内容を確認できます。未確認の従業員には退勤前のリマインドと再通知が自動で届くため、閲覧状況を店舗ごとに一人ずつ確認する手間がかかりません。配信状況は管理画面でリアルタイムに確認でき、必要な時にいつでもダウンロードできる状態で保管されます。

​給与明細の配信管理を、Shoplで標準化してみませんか。