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採用面接では、候補者の回答や経験だけでなく、面接担当者の主観的な印象も評価に影響することがあります。そのため、面接前に評価項目と基準をあらかじめ決めておき、すべての候補者を同じ基準で評価することが重要です。
厚生労働省も公正な採用選考のために、面接前に質問項目と評価基準を設定し、業務遂行に必要な適性・能力と関係のない事柄は尋ねないよう指針を示しています。
面接評価シートに評価項目と基準を事前に設定しておくことで、面接担当者ごとの評価のばらつきを抑えられるとともに、候補者の回答や行動など評価の根拠となる具体的な内容を記録することもできます。
面接評価シートは、採用しようとする職務と自社の評価基準に合わせて構成するのが望ましいです。一般的に、以下の項目を活用できます。
評価項目は多ければよいというものではありません。実際の業務遂行に必要なスキルと結びついた項目を中心に構成し、各スコアが何を意味するかもあらかじめ定義しておくことが大切です。
「職務スキル4点」のようにスコアだけ残しておくと、面接終了後になぜそのスコアを付けたのか確認するのが難しくなります。
候補者の回答や実際の経験、面接で確認した行動など、評価に影響を与えた具体的な内容をあわせて記録しておきましょう。後から複数の面接担当者の意見を確認したり、採用結果を振り返る際にも、当時の判断根拠を把握しやすくなります。
評価シートには採用判断に必要な情報のみを記載し、それ以外の個人情報は含めないことが原則です。採用と直接関係のない個人情報や候補者のプライバシーに関わる内容を評価シートに不必要に記録しないよう注意が必要です。
保管基準もあらかじめ定めておくことが望ましいです。法令上の保管期間は特に定められていませんが、採用された候補者の評価シートは人事書類とあわせて在職中保管し、不採用となった候補者の評価シートは一定期間（一般的に6か月程度）を経て廃棄する方針をとる企業が多いです。個人情報を含む書類であるため、閲覧権限の管理もあわせて行いましょう。
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面接担当者ごとにExcelやファイルで評価シートを作成し、メールやメッセンジャーでやり取りしていませんか？
Shopl（ショプル）の［レポート］機能を活用すれば、自社の評価項目に合わせた面接評価シートのフォームを作成し、面接担当者が決められたフォームで記入・提出する運用を管理できます。誰がいつ記入するかを設定し、提出状況や進捗を一か所で確認できるため、担当者ごとにファイルをやり取りして評価シートを取りまとめる手間を省くことができます。作成されたレポートは、必要に応じてファイルとしてダウンロードして別途管理することも可能です。
面接評価シートの作成から収集・取りまとめまでの負担を減らしたい方は、Shoplの［レポート］をぜひご活用ください。
