警告書｜無料ダウンロード

▪︎ 警告書に必ず記載すべき項目

警告書は、感情的な評価ではなく、具体的な事実と改善要求事項を中心に作成することが基本です。

• 会社情報：会社名、事業場名など
• 従業員情報：氏名、所属、役職、社員番号など
• 発生日時・場所：問題が発生した日付、時間、店舗または現場
• 警告事由：遅刻、無断欠勤、業務指示の不履行、規則違反など、具体的な事実
• 関連規程・基準：違反した就業規則、社内規程または業務基準
• 過去の指導・注意履歴：同じ問題について以前に注意・指導した内容
• 改善要求事項：今後遵守すべき行動や業務上の基準
• 事後対応：改善状況の確認方法および社内手続き
• 発行日・発行者：警告書の発行日、担当者または承認権者
• 受領確認：従業員の確認または署名

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▪︎ 警告書作成時のチェックポイント2つ

1. 会社の規程と警告事由を紐づけて記載する

警告書に記載した問題が、自社の就業規則・服務規程・業務基準のどの条項に該当するかを、作成前に必ず確認してください。

警告後に懲戒や人事上の措置が続く可能性がある場合は、どの規程を根拠にどの行為を問題と判断したかを明確に記録しておくことが重要です。懲戒の基準や手続きは会社によって異なるため、発行前に社内規程を確認するようにしてください。

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2. 送付・確認の履歴をあわせて管理する

警告書の内容を作成するだけでなく、従業員にいつ交付したか、従業員が確認したかどうかを記録として残すことも重要です。

紙で交付した場合は署名済みの文書を保管する必要があり、メールで送付した場合は従業員が実際に確認したかどうかを別途確認しなければならないケースもあります。複数店舗を運営している場合、警告書が各店舗や担当者のファイルに分散し、過去の履歴を確認するのに手間がかかることもあります。

送付対象・送付日・確認状況・署名の有無などを一元的に管理できる仕組みを整えておくと、同じ問題が再度発生した際に対応履歴をすぐに確認できます。

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▪︎ 警告書の送付・確認管理もShoplでまとめて対応

警告書を印刷して従業員に手渡し、署名の有無を個別に確認していませんか？

Shopl の電子書類機能を活用すると、これまで使用していた警告書のフォーマットをデジタル文書として作成し、従業員に送付することができます。

未確認の従業員には再通知を送ることができるため、担当者が店舗や従業員に個別で確認する手間を減らせます。送付済みの文書は送信状況を確認でき、必要なときに再ダウンロードすることも可能です。紙や個人PCに分散した警告書を管理する負担も軽減できます。

警告書の作成から従業員への交付・確認取得まで、一連のプロセスをまとめて管理したい場合は、Shoplの電子書類機能をぜひご活用ください。