稟議書 テンプレート｜無料ダウンロード

▪︎ 購買稟議書に必要な記載項目

​購買稟議書は、承認者が購入内容を正確に判断できるよう、必要な情報を漏れなく記載することが基本です。

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• 起案者情報：起案日・所属・社員番号・氏名
• 購買情報：件名・購入品目またはサービス・数量・発注先
• 費用情報：購入金額・支払方法・支払予定日
• 購買理由：購入の背景・必要性・期待される効果
• 承認情報：承認者・承認日・承認可否
• 添付資料：見積書・比較見積書・契約書など必要書類

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なかでも購買理由と期待効果は、承認者が購入の必要性を判断するうえで重要な項目です。

単に「設備交換が必要」と記載するだけでなく、現状の問題点・交換が必要な理由・交換後に期待される効果を具体的に記述するようにしてください。

また、社内規程に基づき、一定金額以上の購入や特定の取引については、見積書や契約書などの添付を必須とするルールをあらかじめ設けておくことをお勧めします。

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▪︎ 購買稟議書の運用で確認すべき2つのポイント

1. 購入前に承認フローを確認する

稟議書は、購入後に記録を残すための文書ではなく、購入前に内容を確認・承認するための文書です。

金額や取引の種類によって承認者が異なる場合は、社内の承認基準をあらかじめ明確にしておきましょう。

担当者が変わっても同じ手順で運用できるよう、フローを標準化しておくことが重要です。

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2. 稟議書と関連書類をまとめて管理する

稟議書だけを保管し、見積書や契約書を別々に管理していると、後から購入経緯を確認する際に必要な書類を探し直す手間が生じます。

稟議書と関連書類を一括で管理することで、購入目的・費用・取引条件をまとめて確認できる状態を保てます。

複数店舗や部門の購入案件を本部で管理する場合は、担当者個人のPCやメールに書類が分散しないよう、保管ルールを統一しておくことも大切です。

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▪︎ 購買稟議書の作成・管理をShoplでシンプルに

店舗ごとに申請フォームが異なっていたり、メールやファイルで提出された稟議書を一件ずつ取りまとめていたりすると、管理基準の統一が難しくなります。

Shoplの【レポート】機能では、自社の運用に合わせた項目でフォームを作成し、各店舗からの購買申請を同じ形式で受け取り、提出状況と内容を一か所で確認することができます。

複数店舗の購買申請を本部でまとめて管理したい場合は、購買稟議書のフォームをレポートとして標準化して活用してみてください。