議事録｜無料ダウンロード

▪︎ 議事録に必ず記載すべき項目

議事録は、担当者が変わっても記録の質が変わらないよう、あらかじめ基本項目を定めておくことが重要です。

​

• 会議の基本情報：会議名、日時、場所、作成者
• 出席者情報：出席者および欠席者
• 会議の目的・議題：今回の会議で議論するテーマ
• 討議内容：議題ごとの主な意見と議論の結果
• 決定事項：会議で最終的に決定した内容
• 未決事項・継続案件：追加検討が必要な事項、または次回に持ち越した案件
• 実行事項（アクションアイテム）：担当者ごとのタスクと完了期限
• 次回会議の予定：次回の日時と主な議題

​

特に、決定事項と実行事項は分けて記録することが重要です。

討議内容を詳しく記録していても、担当者と期限が明記されていなければ、会議後に改めて確認が必要になります。「何を決めたか」だけでなく、「誰が、いつまでに、何をするか」まで残しておくことが、確実なフォローアップにつながります。

​

▪︎ 議事録管理のチェックポイント2つ

1. 決定事項と実行事項を分けて記録する

議事録の目的は、会議で出た発言をすべてそのまま記録することではありません。

議論の要点を整理したうえで、最終的に決定した内容と、実際に実行すべきタスクを明確に区別して記載することが重要です。

たとえば「新規店舗向け研修方法について議論した」とだけ記録するのではなく、

​

• 新規店舗の研修はオンラインで実施
• 研修資料は研修担当者が○月○日までに作成
• 各店舗の店長が研修完了を確認

​

のように、決定事項・担当者・期限を具体的に記録することで、会議後に必要なアクションをすぐに把握できます。

​

2. 会議後は速やかに共有し、統一した様式で管理する

議事録は、会議終了後できるだけ早く整理し、関係者へ共有することが基本です。時間が経つほど参加者の記憶に頼ることになり、実際の決定内容と異なる形で伝わるリスクが高まります。

また、会議ごとに記録の形式が異なると、必要な情報を後から確認する際に手間がかかります。会議名・日時・出席者・議題・決定事項・実行事項など、共通項目を定めたテンプレートを使用することで、どの会議でも同じ基準で記録を残すことができます。

複数の店舗や現場の議事録を本部で取りまとめる場合は、同じ様式を使用するだけで、現場ごとの記録のばらつきを抑え、会議結果を確認しやすい管理体制を整えることができます。

​

▪︎ Shoplで議事録の作成・提出をシンプルに、仕組みとして運用

議事録をその都度異なる形式で作成し、メールや個人のPCに散在させていませんか？

Shoplの【レポート】機能を活用すると、自社に合った議事録テンプレートを作成し、担当者が同じ形式で作成・提出できる仕組みを整えることができます。また、作成者や提出タイミングの設定、提出状況の確認、種類別のレポート管理にも対応しており、複数現場の会議記録を同じ基準で取りまとめる運用に活用できます。

議事録をその都度異なる形式で作成・集約するのではなく、ひとつの様式で記録基準を統一し、本部で一元管理したい場合は、Shoplのレポート機能をぜひご活用ください。