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労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、使用者が労働者を雇い入れる際に、賃金・労働時間・休日など主要な労働条件を書面で明示するために作成する文書です。口頭のみでの説明は認められておらず、雇用形態（パート・アルバイト・契約社員）にかかわらず、すべての労働者への交付が義務付けられています。
店舗運営の現場では、次のような課題が生じやすい状況があります。
また、2024年4月の労働条件明示ルール改正により、就業場所・業務内容の変更の範囲、有期労働契約の更新上限など、新たな明示事項が追加されています。本部で統一様式を整備し、全店舗が同一基準で作成・管理できる体制を整えることが求められています。
通知書には、労働者が労働条件を正確に理解できるよう、必要な項目を漏れなく記載する必要があります。
主な記載事項は以下のとおりです。
有期雇用の場合は、以下についても確認が必要です。
多店舗を運営する企業では、店舗ごとの採用担当者が個別に作成するケースが多いため、共通テンプレートを活用して記載基準を統一することが重要です。
担当者が店舗ごとに異なると、使用する様式や記載内容にばらつきが生じます。ある店舗では改正後の最新様式を使用しているのに、別の店舗では旧様式のまま運用しているケースも起こりえます。本部が統一様式を定め、全店舗が同じ基準で作成・管理できる仕組みを整えることで、記載漏れや様式のばらつきを防ぐことができます。
労働条件通知書は、作成・交付するだけでなく、事後に参照できる状態で保管することも重要です。スタッフから労働条件について問い合わせがあった場合や、契約更新のタイミングで内容を確認する必要が生じた場合に、書類をすぐに取り出せる体制が求められます。紙の書類や個人のメールボックスで管理していると、担当者の交代や店舗数の増加とともに必要な書類を見つけにくくなります。スタッフごとの書類を一元管理し、必要なときにすぐ確認できる体制を整えておくことが、安定した人事運営につながります。
複数店舗で労働条件通知書を管理する場合、店舗ごとに作成方法が異なったり、交付状況が把握しにくくなるといった課題が生じやすくなります。
Shoplの電子文書機能を活用することで、統一様式による書類作成から、スタッフへのモバイル送付・確認・署名までを一元的に管理できます。本部と現場が同じ基準で採用書類を管理できるため、書類の漏れを防ぎ、再現性のある人事運営体制の構築につながります。
採用書類の管理基準を統一し、店舗ごとに分散した人事書類を体系的に整理したい場合は、ぜひShoplの電子文書機能をご活用ください。
