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2026年時点では、入退室端末が出勤・退勤を区別して記録し、外部連携に対応していれば、その記録を勤怠システムに取り込み、勤務スケジュールと照合することができます。これにより、二重記録や手作業での集計を大幅に減らすことができます。
ただし、この仕組みをスムーズに運用するには、機器の互換性・データ項目・複数拠点への展開可能性などを事前に確認しておくことが重要です。
入退室管理システムを導入している職場でも、HR担当者が勤怠データを別途集計・整理する作業が繰り返されるケースは少なくありません。入退室の履歴と出退勤記録が、それぞれ別のシステムで管理されているためです。
入退室管理システムの本来の目的は、セキュリティ・入退室管理です。記録されるデータも「誰が・いつ・どの扉を通過したか」に主眼が置かれています。
端末に出勤・退勤の記録が残っていても、それを勤務スケジュールや休暇と照合して遅刻・早退を判定する作業は、別途行わなければなりません。
2つのシステムが連携されていなければ、入退室履歴を別途書き出し、出退勤記録として再加工する手間が避けられません。
店舗では端末に記録があるのに本部の台帳に反映されておらず、月末になって店長に再確認の連絡を取るというケースが繰り返されがちです。
入退室ログ・勤怠台帳・休暇申請書を一件ずつ突き合わせる月次精算では、一人でも記録の漏れやエラーがあると、全体の処理が遅れる原因になります。
複数の記録を手作業で照合する過程で、記録漏れや入力ミスが生じやすいのも現実です。
拠点が複数になると、問題はさらに深刻になります。各現場の入退室データがバラバラな形式で管理されていたり、本部から全体状況を把握しにくい構造になったりすることがあります。
一元的に確認できる手段がなければ、特定の店舗で出退勤の異常が起きていても、本部がリアルタイムで気づくことができません。
連携の仕組みが整うと、データの収集から判定、活用まで以下の流れでつながります。
入退室端末で出勤・退勤として記録されたデータは、一定の間隔で勤怠システムに自動的に反映されます。
勤怠システムに改めて記録を転記したり、担当者が手入力したりする必要はありません。
ただし、連携に必要な識別値やデータ項目はシステムによって異なるため、従業員の識別値・出退勤タイプ・端末と勤務地のマッチング方法については、事前に確認しておく必要があります。
収集された出退勤時刻は、あらかじめ設定した勤務スケジュールと自動的に照合されます。
予定出勤時刻より遅い場合や、予定退勤時刻より早い場合は、設定した認定範囲に応じて遅刻・早退として分類されます。
時間外勤務は勤務ポリシーと承認フローに基づいて別途管理されます。判定基準がシステムで一貫して適用されるため、担当者の主観や判断のブレが入り込む余地をなくすことができます。
連携が完了すると、担当者は各拠点の出退勤の現状をダッシュボードでリアルタイムに確認できます。
未出勤・遅刻・早退などの異常が発生した際にすぐ把握できるため、事後報告を待つ必要がなくなります。
勤務時間や時間外勤務などの勤怠データをダウンロードして給与計算の基礎資料として使えるため、給与担当者がデータを別途加工する手間を大幅に減らせます。
導入前に以下の項目を体系的に確認しておくことで、運用後のリスクを大きく減らすことができます。
現在稼働している入退室機器が、外部システムとデータをやり取りできるAPIまたはインターフェースに対応しているか、また出勤・退勤を区別して記録できるかを確認しましょう。
機器を入れ替えなくても連携できるケースは多いため、導入前に技術仕様書を確認しておくことがコスト削減につながります。
従業員IDと端末IDを勤務地と正しく紐付けられるかを確認してください。必要な識別値がマッチングされていないと、記録が正常に反映されないことがあります。
データの送信間隔や、エラー発生時の再処理方式についても、事前に担当者と取り決めておく必要があります。
拠点ごとに勤務形態やスケジュールが異なる場合があります。
本部から各拠点のスケジュールを個別に設定しながら、全体の状況は一画面で確認できる構造かどうかを確認してください。職種ごとに異なる出退勤基準を適用する必要がある場合も同様です。
記録の保管期間・アクセス権限の設定・修正履歴の管理方法は、導入前に決めておく必要があります。
保管基準は国や地域によって異なるため、運用地域の基準に合わせてシステムを構成できるか、導入前に確認しておくことをお勧めします。
すでに入退室端末を運用しているなら、新たな出退勤認証手段を追加導入しなくても、既存端末から生成される出退勤記録をShoplの勤怠データとして連携できます。入退室記録を手動で転記したり、ログをエクスポートして勤怠台帳に貼り付けたりする作業も不要になります。
従業員の社員番号と端末IDをもとにメンバーと勤務地をマッチングし、出退勤記録は5分間隔で連携されます。[出勤]・[退勤]タイプとして記録されたデータが反映され、同じタイプの記録が重複した場合は最初の記録が優先されます。社員番号や端末IDが欠落している場合は管理者にEメールで通知され、連携用PCは常時起動が必要です。
入退室端末を利用できない勤務地や外勤環境では、GPS・QR・AIによる顔認証(オプション)など、Shoplの出退勤認証方式を活用できます。
出退勤記録を集めるだけでは、担当者が改めて勤務スケジュールを見ながら「今日出勤予定の人は誰か」「そのうち実際に出勤したのは誰か」を手動で突き合わせる必要があります。
Shoplでは、事前に登録した勤務スケジュールと実際の出退勤記録を紐付けて管理できます。定時出退勤の認定範囲を設定しておくことで、その基準に基づいた出退勤状態を確認でき、この基準は入退室管理システムから連携された記録にも同様に適用されます。
つまり、入退室記録を単に収集するだけでなく、予定されている勤務と実際の出退勤の差異を確認する勤怠管理まで、一連の流れとして運用できます。
出退勤データを自動で取り込んでも、複数店舗のすべてのメンバーの記録を一件ずつ確認しなければならないとしたら、担当者の確認作業はやはり大きな負担のままです。
Shoplでは、連携された出退勤記録をもとに未出勤・遅刻・早退など確認が必要な勤怠の異常を自動で抽出できます。担当者が全件を最初から見直す代わりに、問題が発生したメンバーに絞って確認・対処を進めることができます。
拠点が増えると、本部の担当者が各店舗の出退勤記録を一つひとつ確認するだけでも、膨大な時間がかかります。とくに店舗ごとに入退室記録を個別管理していると、どの店舗で未出勤・遅刻・早退が発生しているかを把握するためにデータを再集計しなければなりません。
Shoplでは、複数拠点の出退勤の現状を日次・月次・地図から確認し、勤務地別の出勤率・遅刻・早退・未出勤の状況を一覧できます。店舗ごとに出退勤記録をバラバラに収集する代わりに、本部から全体の状況を確認し、問題のある勤務地を特定してフォローアップできます。
A. 必ずしも入れ替える必要はありません。
外部連携に対応しており、出勤・退勤を区別して記録できる機器であれば、既存機器の出退勤記録を勤怠システムに連携してそのまま活用できます。ただし、機器の種類やメーカーによって連携方式や対応範囲が異なるため、導入前に互換性を確認しておく必要があります。Shoplは既存の入退室端末を維持したまま、出退勤記録をShoplの勤怠データとして連携できます。
A. はい、出退勤時刻を別途入力・集計しなくても、実際の出退勤記録をもとに勤務時間を確認できます。
Shoplでは、会社の勤務制度と運用基準に合わせて出退勤記録と勤務時間を管理できます。勤務スケジュールと実際の出退勤記録を紐付けることで実際の勤務時間を把握し、休憩時間や時間外勤務など会社が定めた勤務基準に沿って勤務時間を管理できます。
A. 複数拠点の一元管理に対応したシステムであれば可能です。
Shoplでは、複数拠点の出退勤の現状を日次・月次・地図から確認できます。また、勤務地別の出勤率・遅刻・早退・未出勤の状況を一覧できるため、本部で各店舗の記録を個別に集計しなくても、どの勤務地で確認が必要な勤怠が発生しているかをすぐに把握できます。
複数拠点を運営しているなら、本部から全拠点の勤怠状況を統合して確認できる構造かどうかを確認してみてください。とくに、拠点ごとの勤務日程と勤怠基準を個別に管理しながら、全体の状況を一か所で把握できるかどうかが重要なポイントです。
A. 自動収集された勤怠データは、給与計算の基礎資料として活用できます。
Shoplでは、勤怠データをダウンロードして給与精算に必要な基礎資料として利用できます。日別勤怠・実際の勤務時間・勤怠統計などのデータを書き出せるため、出退勤記録を別途集計・整理する手間を大幅に削減できます。
支給すべき給与額まで算出された形式の資料が必要な場合は、カスタムレポートとして作成することもできます。会社が必要とする項目に合わせてレポートを構成でき、具体的な提供範囲と構成方法については問い合わせるからご確認いただけます。
入退室管理システムとの連携は、既存の入退室インフラを維持しながら出退勤記録を勤怠データとして活用し、予定された勤務と実際の出退勤を照合して確認が必要な勤怠を管理することから始まります。複数拠点を運営しているなら、店舗ごとに記録を個別に集める代わりに、本部から全体の状況を一元的に把握できる体制まで、あわせて検討することができます。
すでに入退室端末を運用しているなら、新たな機器を導入する前に、現在使用中の入退室システムのデータをどのように勤怠管理へつなげられるかを確認することが先決です。Shoplは既存の入退室管理システムとの連携を通じて、出退勤記録から勤怠状況の管理まで、一つの流れとしてサポートします。
