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A partir de 2026, si tu sistema de control de acceso registra por separado la entrada y salida de cada empleado y admite integración externa, es posible conectar esos registros directamente con tu sistema de asistencia y cotejarlos con el Programa de trabajo de cada persona. Esto elimina la doble introducción de datos y el trabajo manual de consolidación.
Ahora bien, para que esta integración funcione de forma fiable en la práctica, conviene verificar de antemano la compatibilidad del equipo, los campos de datos disponibles y la capacidad de escalar a múltiples ubicaciones.
Muchas empresas que ya cuentan con un sistema de control de acceso siguen dedicando horas cada mes a consolidar y corregir los datos de asistencia de forma manual. El motivo es sencillo: los registros de acceso y los registros de asistencia viven en sistemas distintos que no se comunican entre sí.
El sistema de control de acceso está diseñado para la seguridad y el control de puertas: registra quién entró, a qué hora y por qué acceso. Eso es todo.
Aunque el lector quede un registro de entrada o salida, compararlo con el horario de trabajo, las vacaciones y las ausencias para determinar si alguien llegó tarde o se fue antes de tiempo es una tarea que hay que hacer aparte.
Si ambos sistemas no están integrados, la única opción es exportar el historial de accesos y transformarlo manualmente en un registro de asistencia utilizable.
Es habitual que a fin de mes el equipo de RR. HH. descubra que ciertos registros de tienda no llegaron al sistema central y tenga que volver a contactar con cada responsable de local para reconstruirlos.
Cruzar el historial de accesos con el registro de asistencia y las solicitudes de vacaciones es un proceso lento; basta con que falte el registro de un solo empleado para que todo el cierre mensual se retrase.
Además, conciliar manualmente múltiples fuentes de datos aumenta el riesgo de errores u omisiones que son difíciles de detectar después.
El problema se multiplica cuando se gestionan varias tiendas o centros de trabajo. Cada ubicación puede guardar sus datos en un formato diferente, lo que dificulta que la central obtenga una visión unificada.
Sin un sistema de consulta centralizado, detectar una anomalía de asistencia en una tienda concreta desde la central es prácticamente imposible en tiempo real.
Una vez establecida la integración, el proceso abarca desde la captura automática de los registros hasta su clasificación y uso en nómina, siguiendo este flujo.
Los registros de entrada y salida generados en el lector se transfieren al sistema de asistencia de forma periódica y automática.
Nadie tiene que volver a introducir esos datos ni copiarlos manualmente al sistema de asistencia.
Eso sí, los identificadores y los campos de datos necesarios varían según el sistema, por lo que conviene definir de antemano cómo se relacionarán el ID del empleado, el tipo de registro (entrada/salida) y el lector con cada lugar de trabajo.
Las horas de entrada y salida capturadas se contrastan automáticamente con el Programa de trabajo configurado previamente.
Si alguien llega después de la hora prevista o sale antes, el sistema lo clasifica como Tarde o salida anticipada según el Periodo de gracia para registros de entrada/salida que hayas definido.
Las horas extra se gestionan por separado conforme a la Política de trabajo y al flujo de Aprobación correspondiente. Al aplicarse siempre los mismos criterios objetivos, se eliminan las inconsistencias que surgen cuando cada responsable interpreta las normas a su manera.
Una vez integrado el sistema, el Administrador puede ver en el panel de control el Estado de Entrada de cada ubicación sin esperar a que nadie le mande un informe.
Las incidencias como ausencias, llegadas tarde o salidas anticipadas quedan visibles de inmediato, lo que permite actuar antes de que el problema escale.
Las Horas de trabajo, las horas extra y demás datos de asistencia están disponibles para Descargar y usarlos como base para el cálculo de nómina, lo que reduce significativamente el trabajo de preparación que antes recaía en el equipo de administración.
Revisar los siguientes puntos antes de iniciar la integración reduce considerablemente los riesgos operativos una vez en marcha.
Antes de nada, comprueba si los lectores que ya tienes en funcionamiento disponen de una API u otro mecanismo de integración externa, y si diferencian el tipo de registro entre entrada y salida.
En muchos casos es posible integrar sin reemplazar el hardware, por lo que revisar la documentación técnica antes de tomar cualquier decisión puede suponer un ahorro significativo.
Verifica que el número de identificación del empleado y el identificador del lector puedan asociarse correctamente al lugar de trabajo. Si esa correspondencia no es posible, los registros no se reflejarán bien en el sistema.
También es necesario acordar de antemano la frecuencia de sincronización y el procedimiento de reintento en caso de error.
Cada tienda o centro de trabajo puede tener un horario y unas condiciones laborales distintas.
Asegúrate de que la central pueda configurar el Programa de trabajo de forma independiente para cada ubicación y, al mismo tiempo, consultar el estado global desde un único panel. Lo mismo aplica si necesitas aplicar criterios de entrada y salida diferentes según el tipo de puesto.
Define con antelación el período de retención de los registros, quién tiene Permiso de acceso y cómo se gestionará el historial de modificaciones.
Los requisitos legales de conservación de datos varían según el país y la región, así que confirma antes de implantar el sistema que es posible adaptarlo a la normativa de cada lugar donde operas.
Si ya cuentas con lectores de acceso instalados, no necesitas implantar un nuevo método de fichaje. Los registros generados por tus lectores actuales se conectan directamente como Datos de asistencia en Shopl. Así desaparece la tarea de volver a introducir los registros de acceso o de exportar logs para pasarlos manualmente al sistema de asistencia.
La correspondencia entre Miembros y lugar de trabajo se establece a partir del número de empleado y el ID del lector, y el Registro de asistencia se sincroniza cada 5 minutos. Solo se procesan los registros clasificados como [Entrada] o [Salida]; si hay registros duplicados del mismo tipo, se conserva el primero. Cuando falta el número de empleado o el ID del lector, el Administrador recibe una notificación por Correo electrónico. El PC de integración debe permanecer encendido en todo momento.
En los lugares de trabajo donde no se dispone de lector de acceso, o para empleados en Trabajo fuera de oficina, Shopl ofrece métodos alternativos de fichaje como GPS, código QR o reconocimiento facial por IA (Opcional).
Tener los registros de fichaje es solo el primer paso: si no están conectados al horario, el responsable sigue teniendo que cruzar manualmente quién estaba programado y quién apareció.
En Shopl, el Programa de trabajo registrado previamente se vincula con el Registro de asistencia real, de modo que el sistema compara ambos de forma automática. El Periodo de gracia para registros de entrada/salida que configures se aplica también a los registros procedentes del Sistema de control de acceso, de manera uniforme.
El resultado es que los registros de acceso no quedan simplemente acumulados: pasan a formar parte de una gestión de asistencia real, donde es posible ver exactamente la diferencia entre lo planificado y lo ocurrido.
Incluso cuando los datos llegan de forma automática, revisar uno por uno los registros de Todos los miembros en varias tiendas sigue siendo una tarea pesada para el responsable.
En Shopl, a partir del Registro de asistencia integrado puedes identificar de inmediato las incidencias: ausencias, llegadas Tarde, salidas anticipadas y cualquier otra anomalía. En lugar de recorrer todos los registros de principio a fin, el Administrador puede centrarse directamente en los Miembros con incidencias y tomar las medidas necesarias.
Cuando el número de tiendas crece, revisar los registros de cada local por separado consume demasiado tiempo. Si cada ubicación gestiona sus registros de forma independiente, consolidar esa información para saber dónde hay ausencias o llegadas tarde implica volver a recopilar los datos manualmente.
En Shopl, puedes consultar la Asistencia de múltiples ubicaciones en vista diaria, mensual o en el Mapa, y revisar la Tasa de Entrada, las llegadas Tarde, las salidas anticipadas y las ausencias por lugar de trabajo. Así, en lugar de recopilar los registros tienda a tienda, la central tiene visibilidad completa del conjunto y puede identificar rápidamente qué ubicaciones necesitan seguimiento.
A. No necesariamente.
Si el equipo que ya tienes admite integración externa y registra por separado la entrada y la salida, es posible conectar esos registros con el sistema de asistencia sin cambiar el hardware. Eso sí, el método de integración y el alcance de la compatibilidad varían según el fabricante y el modelo, por lo que conviene verificarlo antes de empezar. Shopl permite mantener los lectores existentes y conectar sus registros directamente como Datos de asistencia en la plataforma.
A. Sí. A partir de los registros reales de entrada y salida, las Horas de trabajo quedan disponibles sin necesidad de introducirlos ni consolidarlos manualmente.
En Shopl puedes gestionar el Registro de asistencia y las Horas de trabajo conforme al Sistema de trabajo y las políticas operativas de tu empresa. Al vincular el Programa de trabajo con el Registro de asistencia real, obtienes las Horas reales de trabajo de cada persona, y puedes aplicar los criterios de tu empresa para gestionar los descansos, las horas extra y cualquier otra particularidad.
A. Sí, siempre que el sistema soporte la gestión multiubicación integrada.
En Shopl puedes consultar la Asistencia de varias ubicaciones en vista diaria, mensual o en el Mapa. También puedes revisar la Tasa de Entrada, las llegadas Tarde, las salidas anticipadas y las ausencias por lugar de trabajo, de modo que la central puede identificar en qué tienda hay incidencias sin tener que recopilar los registros de cada local por separado.
Si gestionas varias ubicaciones, verifica que el sistema te permita consultar el estado de asistencia de todas ellas desde un único lugar. Es especialmente importante poder configurar el Programa de trabajo y los criterios de asistencia de forma independiente para cada ubicación y, al mismo tiempo, tener una visión global consolidada.
A. Sí. Los datos de asistencia capturados automáticamente pueden utilizarse como base para el cálculo de nómina.
En Shopl puedes Descargar los Datos de asistencia —registros diarios, Horas reales de trabajo, estadísticas de asistencia y más— y usarlos directamente como insumo para la nómina, sin tener que volver a recopilarlos y ordenarlos a mano.
Si necesitas un documento que ya incluya el cálculo del salario a pagar, también es posible configurar un Informe personalizado con los campos que tu empresa requiera. Para conocer el alcance y el proceso de configuración, puedes contactarnos a través de Consulta.
Integrar el Sistema de control de acceso es, ante todo, una manera de conectar la infraestructura de acceso que ya tienes con la gestión de asistencia: los registros de entrada y salida dejan de ser simples logs y se convierten en Datos de asistencia comparables con el Programa de trabajo planificado, lo que permite identificar y gestionar las incidencias de forma proactiva. Si operas varias tiendas, la integración también abre la puerta a tener visibilidad centralizada del conjunto, sin depender de que cada local envíe sus datos.
Si ya cuentas con lectores de acceso instalados, el primer paso no es comprar nuevo hardware, sino explorar cómo conectar los datos de tu Sistema de control de acceso actual con la gestión de asistencia. Shopl permite integrar tu sistema de acceso existente y llevar el flujo desde el Registro de asistencia hasta la gestión completa del estado de asistencia en un único lugar.
