複数の従業員レポートを自動集計——HR担当者のための報告書管理術

🤔 月末になるたびに、従業員へのレポート提出依頼、提出ステータスの確認、バラバラの形式のファイルを一つにまとめる作業——この繰り返しに追われていませんか？

従業員数が増えるほど、レポートの集計だけで半日以上かかることも珍しくありません。提出が遅れたり、様式が統一されていなくて再依頼が必要になるケースも日常的に起きています。

複数の従業員のレポートを自動で収集・集計し、必要なデータをすぐに確認できる方法があれば、運営管理はもっとシンプルになるはずです。

👉 Shoplのレポート機能なら、収集から集計、ダウンロードまで一元管理できます。

1. こんな方におススメです

毎月レポートを依頼するためにLINEでメッセージを送ったり、提出日程を別途管理する必要はもうありません。

Shoplでは、レポート様式の作成時にTo be submittedとリピート周期（週次・月次など）を一括で設定できます。一度設定しておけば、指定した日程に従業員へ自動でRequest submissionが届き、提出ステータスもそのまま管理されます。

誰が提出済みで、誰がまだ提出していないかをリアルタイムで把握できるため、個別確認の手間が大幅に減ります。

レポートが増えるほど、目的のデータを探し出す時間も増えていきます。

Shoplでは同じレポートはレポート庫にまとめて保存されるため、必要なレポートをすぐに見つけられます。さらに、同じレポート庫内で期間・従業員・勤務地などの条件でフィルタリングできるため、詳細なデータへのアクセスも簡単です。

たとえば、特定の部署の今月分のレポートだけを絞り込んだり、まだ提出していない従業員だけを確認したりすることが、数回のクリックで可能になります。

レポートを一件ずつ開いて内容をコピーしたり、別のEXCELファイルに転記し直す作業は不要です。

確認したレポートを選択してEXCELエクスポートを実行すれば、複数の従業員のレポートが一つのEXCELファイルに自動でまとめられます。

手作業によるデータ集計の時間を削減し、ダウンロードしたファイルをそのまま並び替え・フィルタリングしたり、分析資料として活用することができます。

Q. レポートをEXCELで出力すると、複数従業員のデータはそれぞれ別のシートに保存されますか？

A. レポートのダウンロード時に「従業員別報告書タイプ」を選択すると、従業員ごとのデータが別々のシートに保存されます。

Shoplではさまざまなレポートタイプに対応しており、運営状況に合わせて必要なタイプを自由に選択してご活用いただけます。

Q. レポート様式を修正すると、以前に提出されたデータも変更されますか？

A. いいえ、既存の提出済みレポートは提出時の様式を基準にそのまま保存されます。

様式を修正しても、変更内容はその後に新たに提出されるレポートから適用されるため、既存データを安全に管理できます。

今回は、Shoplを活用して複数従業員のレポートを自動で収集・集計する方法をご紹介しました。

繰り返しの提出依頼やEXCEL集計作業に多くの時間を取られているなら、Shoplのレポート機能で収集から確認、ダウンロードまでを一括管理してみてください。レポートの整理に費やしていた時間を削減し、データの分析・活用により多くの時間を使えるようになります。