Cómo Simplificar la Gestión de Personal para Equipos con Discapacidad

Resumen

Antes de Shopl, BearBetter utilizaba sistemas fragmentados—como escáneres biométricos, groupware para vacaciones y hojas de cálculo manuales—lo que hacía que la gestión de asistencia, horarios y permisos fuera complicada, especialmente para los empleados con discapacidad. Al adoptar Shopl, la empresa pudo centralizar la gestión en una sola plataforma sencilla, accesible y adaptada a sus necesidades. Desde entonces, se ha reducido drásticamente el trabajo manual, y tanto el equipo de RR. HH. como el personal de campo trabajan con mayor autonomía y eficiencia.

“Incluso los empleados con discapacidad se adaptaron rápidamente. Al mostrar solo las funciones esenciales, no resulta abrumador y es muy fácil de usar.”

— Ja-won Jeong, Responsable de RR. HH., BearBetter —

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Retos

• Sistemas dispersos para la asistencia y programación: Se usaban múltiples métodos (huella digital, escáner venoso, códigos de barras, groupware), lo que requería copiar manualmente los datos en Excel.
• Falta de accesibilidad: Los sistemas existentes eran demasiado complejos para muchos empleados con discapacidad, lo que obligaba al equipo de RR. HH. a intervenir con frecuencia.
• Pérdidas de datos y errores de comunicación: Las solicitudes de permisos y cambios de horario llegaban por mensajería instantánea, aumentando el riesgo de omisiones.

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Solución

1. Registro de Asistencia Intuitivo e Inclusivo

Se reemplazaron los sistemas biométricos poco fiables por herramientas de asistencia con GPS y QR de Shopl. Ahora los empleados marcan entrada y salida con un solo botón. Si llegan tarde o se retiran antes, pueden indicar el motivo directamente en la app, sin necesidad de intervención del equipo de RR. HH.

2. Gestión Integrada de Horarios y Permisos

Las solicitudes, aprobaciones y notificaciones se gestionan completamente en Shopl, eliminando procesos manuales. El sistema permite visibilidad por rol y configuraciones de permisos personalizadas. Incluso las políticas más complejas, como el seguimiento y la aplicación automática de vacaciones anuales, se gestionan sin intervención adicional.

3. Soporte Personalizado y Respuesta Rápida

Cuando se necesitaron ajustes para adaptarse a las características del equipo de BearBetter, Shopl proporcionó asistencia personalizada de forma rápida. Las funciones se adaptaron al flujo de trabajo real del equipo, facilitando su implementación inmediata y generando confianza en el sistema.

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Resultados

• Más del 80 % de los empleados, incluidos aquellos con discapacidad, gestionan su asistencia de forma independiente
• El equipo de RR. HH. redujo significativamente las tareas manuales
• Gestión automatizada de las vacaciones anuales a través de Shopl

“Tener asistencia, horarios y permisos integrados en un solo sistema redujo drásticamente nuestra carga de trabajo. ¡Incluso las vacaciones anuales se gestionan automáticamente!”

— Ja-won Jeong, Responsable de RR. HH., BearBetter —