10월에 끝내야 할 2차 연차촉진제도 매뉴얼 알아보기(+퇴사 직원 연차수당 지급)

다가오는 10월에는 2차 연차사용촉진 안내 일정이 있습니다. 앞서 진행된 1차 사용촉진에서 휴가 사용 계획서를 제출하지 않은 근로자가 있을 경우 반드시 2차 기간 내에 재안내 및 사용 시기 지정 통보를 진행해야 하는데요.

이번 글에서는 인사담당자가 꼭 챙겨야 할 2차 연차사용촉진 절차와 운영 방법, 퇴사 직원 연차수당 지급 여부까지 확인해보겠습니다.

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1. 연차사용촉진제도란?

연차사용촉진제도는 회사(사용자)가 근로자에게 연차 사용을 적극적으로 촉진했음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 않은 경우 해당 미사용 일수에 대해서는 미사용 연차수당 지급 의무를 면제받을 수 있는 제도입니다.

• 1차 촉진 : 연차 소멸 6개월 전, 근로자에게 남은 연차 일수와 사용 가능 기간을 서면 안내하고 사용 시기를 직접 정하도록 요청
• 2차 촉진 : 연차 소멸 2개월 전, 여전히 사용 계획이 없는 근로자에게 회사가 직접 사용 시기를 지정해 서면 통보

연차사용촉진제도의 핵심은 1차, 2차 촉진을 모두 법에 맞게 진행하는 것입니다. 두 단계가 빠짐없이 이뤄져야만 회사는 미사용 연차수당 지급 의무가 면제됩니다.

연차촉진 양식부터 단계별 주의점 알아보기 >

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2. 연차사용촉진제도 운영 절차

1차 사용촉진 : 연차일수·사용 가능 기간 사전 안내

• 시점: 연차 소멸일 6개월 전(회계연도 기준 6월 30일까지)
  
  • 예 : 2024년에 발생한 연차가 2025년 12월 31일에 소멸된다면, 6월 말까지 1차 안내를 완료해야 합니다.
• 대상자: 모든 근로자 (남은 연차 일수와 사용 가능 기간을 안내받아야 함)
• 방법: 서면(또는 전자문서)으로 근로자의 잔여 연차 일수, 해당 연차의 사용 가능 기간 등 안내

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2차 사용촉진 : 사용 시기 지정 통보

• 시점 : 연차 소멸일 2개월 전(회계연도 기준 10월 31일까지)
  • 예 : 2024년 발생한 연차가 2025년 12월 31일에 소멸된다면, 10월 말까지 2차 촉진 통보를 완료해야 합니다.
• 대상 : 1차 안내 이후에도 사용 계획서를 제출하지 않은 근로자
• 방법: 사용자가 휴가 사용 시기를 ‘대체 지정’하여 서면 통보
  • 예 : “000님의 미사용 연차 3일은 11월 10일~12일로 지정합니다.”

3. 2차 연차사용촉진 시 체크해야 할 포인트

(1) 휴가 기간 지정 필요

2차 촉진에서는 회사가 직접 직원에게 사용할 연차 일정을 구체적으로 지정해 안내해야 합니다.

날짜를 정할 때는 업무 공백을 최소화할 수 있는 시기와 직원의 사정을 함께 고려하는 것이 좋습니다.

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(2) 반드시 서면으로 통보

모든 안내는 문서 형태여야 하며 단순 공지나 문자 발송만으로는 법적 효력이 없습니다.

디지털 근태관리(또는 전자문서) 시스템을 활용해 발송 일자, 대상자, 내용을 자동으로 기록해두면 법적 리스크 관리에 도움이 됩니다.

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(3) 개별 통보 원칙

직원별로 남은 연차를 확인한 후, 2차 촉진은 반드시 근로자 개인별로 휴가 사용 시기를 지정해 서면(또는 전자문서)으로 안내해야 합니다.

이때 통보 문서에는 직원 이름, 남은 연차 일수, 지정된 사용일이 명확히 기재되어야 합니다.

2차 연차 사용시기 지정 통보서 양식 무료 다운로드 >

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4. 연차사용촉진 후 직원이 퇴사한 경우, 미사용 연차수당 지급해야 할까요?

퇴사 예정 직원에게 연차사용촉진 1차 안내와 2차 통보 절차를 모두 법적 절차대로 진행했고 관련 증빙 서류까지 갖추었다면 그 직원이 회사가 지정한 연차 사용 기간에 실제로 휴가를 쓰지 않고 퇴사하더라도 퇴사 시점의 미사용 연차수당은 지급하지 않아도 됩니다.

다만, 회사가 2차 촉진에서 지정한 연차 사용 시기가 근로자의 퇴사일 이후로 잡혀 있는 경우 근로자가 연차를 사용할 수 있는 기회 자체가 없었기 때문에 해당 연차는 미사용 연차수당 지급 대상이 됩니다.

즉, 퇴사 이후 기간을 연차 사용일로 지정하는 것은 법적 효력이 없으므로 2차 촉진에서 날짜를 정할 때는 반드시 퇴사 예정일과 실제 근속 기간을 고려해야 합니다.

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5. 연차촉진제도, 쉽고 정확하게 운영하는 방법은?

샤플에서는 1, 2차 사용촉진 전달부터 휴가 사용 계획서까지 간편하게 관리할 수 있습니다. 1차 연차 촉진 기간에 자동으로 대상자에게 안내와 휴가 계획서를 전송합니다.

10일 후, 연차 사용 계획서를 제출하지 않았다면 바로 2차 휴가일 지정 안내가 자동으로 발송됩니다. 추가적인 안내 없이 담당자는 계획서 및 사용 일자를 승인하고 연차 소진 현황만 확인하시면 됩니다.

지금까지 2차 연차촉진 시기와 운영 방법, 체크해야 할 포인트에 대해 알아봤습니다.

연차사용촉진제도를 제대로 시행하기 위해서는 통보 시기와 절차를 정확하게 지키고 직원별 연차휴가 현황을 정확히 파악하는 것이 중요합니다.

샤플과 함께 매년 반복되는 연차사용 촉진제도를 쉽고 간편하게 운영해보세요!