샤플 이용료 80% 지원 받기
2026年現在、物流業における人材管理の基本は、まず雇用形態ごとに管理の範囲を明確に分けることです。直接雇用のスタッフは出退勤・勤務時間の記録を中心に、業務委託のドライバーは契約条件や業務情報の共有を中心に管理します。拠点ごとに分散したスタッフの出退勤記録と現場業務の配分・報告を一つのプラットフォームで把握できれば、LINEや手書きメモで情報をかき集める手間が省け、抜け漏れもすぐに気づけます。
ここでは、物流業の人材管理でよくある課題と、それを解消するための運営方法、システム導入時に押さえるべきポイントを整理します。
物流業は、配送スケジュールや作業量によって勤務日程が日々変動します。ドライバーや現場作業員は、当日の荷量・道路状況・返品対応などによって終了時刻が予定とずれることが珍しくありません。直接雇用のスタッフについては、事前のスケジュールとは別に実際の出退勤時刻を記録しておかないと、残業の有無を後から確認する根拠がなくなります。一方、業務委託ドライバーは契約内容や実際の業務遂行の実態に応じた、別の管理基準が必要です。
物流業の人員は、大型センター一か所に集中しているわけではありません。サブセンター、拠点倉庫、配送出発地など複数の場所に分散しており、担当者が各現場を直接巡回して管理するのは現実的ではありません。一人の管理者が複数拠点の運営ステータスを同時に把握しなければならない環境では、各現場の状況を一目で確認できる仕組みがなければ、問題の発見が遅れます。
物流現場では、正社員・契約社員・日雇いスタッフに加え、業務委託契約を結んだドライバーが混在することが多くあります。委託ドライバーの中には、関連法令の要件によって特定の就労形態に該当する場合もあります。ただし、雇用の有無は契約書の名称だけで決まるものではなく、実際の指揮・監督関係や勤務時間・場所の拘束実態などを総合的に判断する必要があります。
会社が委託ドライバーの勤務時間や場所を指定し、直接雇用スタッフと同様に出退勤を管理している場合、労働者性の判断に影響する可能性があります。また、労働基準法上の労働者でなくても、安全・衛生上の措置や雇用保険の適用など別途適用される制度があるため、人員ごとの契約関係と法的立場をあらかじめ確認することが重要です。労働者と独立請負人を区別する基準は国によって異なるため、海外拠点では現地の法令・基準を別途確認してください。
配送中には破損・返品・配達不能住所など、さまざまな現場トラブルが発生しますが、担当者がリアルタイムで把握するのは簡単ではありません。LINEなどの個人メッセンジャーのグループチャットや電話で業務を伝えると、会話と業務内容が複数のチャンネルに散らばり、誰が担当で今どういう状態なのかを追うのが困難になります。業務の配分から完了確認・結果報告まで一本の流れでつながっていないと、現場のトラブルが見落とされたり、後続対応が遅れたりする原因になります。
直接雇用のスタッフは出退勤・勤務時間の記録を徹底し、委託ドライバーは契約条件の共有・安全ルールの周知・配送トラブルの情報共有など、業務情報の伝達を中心に管理します。協力会社のスタッフには、その会社の管理者を通じて業務を伝えるのが適切です。雇用形態ごとに管理の範囲を明確にすることで、契約上の役割と実際の業務指示の範囲を整理しやすくなります。
各拠点での出退勤記録には、GPS位置認証やQRコード方式が活用できます。本人確認まで必要な場合は、顔認証などの追加認証手段も検討する価値があります。位置情報を収集する際は、収集目的と利用範囲をスタッフに明示し、関連法令に基づいた適切な取り扱いが必要です。
事前に組んだスケジュールと実際の出退勤時刻を照合できる仕組みが必要です。早出・遅刻・未出勤など、予定と実績のずれを集計することで、残業の有無を確認したり、給与計算に必要な基礎データとして活用したりできます。
入庫確認・在庫点検・車両点検など、配送以外の現場業務も担当者ごとに割り振り、完了確認できる体制が必要です。口頭やチャットのメッセージだけで業務を伝えると、実施したかどうか確認しにくく、担当者と責任範囲も曖昧になりがちです。業務ごとに担当者と締め切りを明確にし、進捗を確認できる仕組みを整えることが重要です。
現場で発生したトラブルをメモと一緒に報告し、担当者が内容を確認して後続対応を進められる流れを整えておく必要があります。報告内容と対応経緯がシステムに記録として残れば、後から問題を分析したり、同様のトラブルの再発防止策を検討したりする際に役立てることができます。
物流業の人材管理システムを選ぶ際は、複数拠点の人員を一元管理できるか、現場でもモバイルで勤怠・業務を記録でき、職種ごとの管理基準を柔軟に設定できるかを中心に確認しましょう。
拠点ごとに別々のシステムを使ったり、エクセルで情報をかき集めたりしていると、管理の手間はいつまでも減りません。全拠点の人員ステータスを一つのプラットフォームで確認・管理できるかどうかを最初に確認しましょう。
ドライバーや倉庫スタッフは、PCの前で仕事をするわけではありません。モバイルアプリで出退勤の打刻から業務確認、レポートを作成まで完結できて初めて、現場でシステムが実際に使われるようになります。
勤怠管理システムと業務管理システムが別々になっていると、担当者はそれぞれにアクセスして情報を確認しなければなりません。今日誰が出勤していて、どの業務を担当し、どこまで終わっているかを一つの画面で確認できれば、現場に逐一連絡して状況を聞く手間をなくすことができます。
職種やグループによって、適用すべき勤務基準は異なります。システム上でグループごとに勤務基準を分けて設定できるかを確認することで、多様な勤務形態のスタッフそれぞれに合った管理基準を適用できるようになります。
複数のセンターや配送拠点に人員が分散している物流業では、出退勤記録だけを管理していても現場の運営状況は見えてきません。どの拠点に何人がシフトに入っているか、実際に何人が出勤しているか、割り振った点検業務が完了しているかまで、まとめて把握できる環境が必要です。
Shoplは、勤務地を基準に従業員別のスケジュールと出退勤の現状を確認し、同じ勤務地にやることとレポートを配分して現場業務まで管理できるプラットフォームです。拠点ごとに分散した人員と業務を、バラバラのファイルやLINEでかき集めることなく、一つの場所でつなげて管理できます。
Shoplでは、実際に業務を行う場所を勤務地として登録し、勤務地別の担当メンバーと位置情報を設定して管理できます。特に勤務地別の出退勤の現状画面では、各拠点に配置された人数と実際の出勤人数をすぐに比較できます。日次・月次のステータスを確認したり、地図上で拠点ごとの出勤・遅刻・未出勤の状況を把握したりすることもできます。
出退勤の認証はGPSまたはQRコード方式で設定可能で、GPS位置認証を使う場合は勤務地ごとに許容半径を指定して、指定エリア内での打刻を徹底できます。また、従業員別1対1のデバイス紐付けとAI顔認証(オプション)を組み合わせることで、他の人の端末を使った代理打刻のリスクを抑えることができます。
これにより、管理者が各拠点に個別に連絡しなくても、どの拠点に何人配置されていて実際に何人出勤しているかをすぐに把握できます。出勤人数にずれが生じた拠点を特定し、必要な人員調整を検討する際にも役立ちます。
物流業では、当日の荷量や配送状況によって予定していた業務が遅れ、退勤時刻がずれることがあります。シフト制の物流センターでは、引継ぎが長引いたり作業が集中したりして、予定より遅く退勤するスタッフが出ることも珍しくありません。こうした場合、事前のスケジュールと実際の出退勤記録を分けて管理し、追加の勤務時間を別途記録しておく必要があります。
Shoplでは、勤務地別・グループ別のスケジュールテンプレートを活用して、繰り返しのシフト日程を運用できます。シフト表をエクセルで一括登録・編集できるため、スタッフが多い拠点の勤務日程もまとめて管理できます。予定の勤務時間を超えて働く必要が生じた場合は、超過勤務の申請と承認フローを活用できます。超過勤務の管理基準を設定し、申請・承認履歴を記録することで、実際に追加勤務が発生したスタッフと承認された時間を明確に把握できます。
これにより、管理者は拠点ごとのシフト表をただ集めるだけでなく、事前に計画した勤務時間・実際の勤怠記録・超過勤務の承認履歴をまとめて管理できるようになります。
Shoplでは、勤務地ごとに必要な対象へやることとレポートを配分し、進捗をまとめて管理できます。
車両点検や入庫確認のように実施したかどうかを追う必要がある業務は、[やること]で管理しましょう。業務を割り振り、チェックリスト・写真・署名などで結果を提出してもらうことができます。管理者は業務の進捗状況を確認し、検収が必要な業務は提出内容を確認した上で再作業を依頼できます。
拠点や業務によって報告に必要な項目が異なり、一つの書式では対応しきれない場合は、[レポート]を活用できます。Shoplではテキスト・写真・署名・ドロップダウン・バーコードなど、多様な項目を好きな順に追加して業務目的に合ったレポートを作成できます。さまざまな業務に合わせた書式を簡単に構成でき、これまで使っていた紙の書式をそのままデジタルに反映しやすいのも特徴です。重要な項目は必須入力に設定して抜け漏れを防ぎ、レポートの提出状況と内容は書式別・拠点別・期間別でひと目に確認できます。
やることで誰がどの業務を担当するかを明確にし、レポートで決まった書式に沿って結果を収集することで、現場の点検業務の担当者と実施結果をまとめて管理できるようになります。
定期的な点検業務とは異なり、破損・配達不能・設備故障といったトラブルは、発生タイミングも対応担当者もそのつど変わります。
Shoplの[掲示板]を活用すると、現場で発生したトラブルを専用の掲示板に集約し、受付から処理済みまでの経緯を記録できます。拠点ごとに掲示板を分けたり、複数拠点のトラブルを一つの掲示板でまとめて管理したりでき、掲示板ごとにアクセス権限も設定できます。
スタッフは破損品や故障した設備の写真とともにトラブルを登録し、担当者はコメントで対応内容を共有できます。投稿記事ごとに処理ステータスを設定することで、管理者は未完了のトラブルだけをまとめて確認でき、過去にどのような対応が行われたかも記録から振り返ることができます。
LINEのトーク履歴を遡って探したり、担当者に「あの件、どうなった？」と繰り返し確認したりする必要はなくなります。拠点ごとに発生した例外対応とその解決の経緯を、一か所でまとめて追跡できます。
Q. 業務委託ドライバーにも出退勤記録を求めることはできますか？
A. 出退勤記録を求めること自体は可能ですが、直接雇用スタッフと同じ方法で勤務時間や出退勤を管理することには慎重な対応が必要です。
会社が勤務時間や場所を指定し、出退勤まで管理するなど指揮・監督関係が生じると、契約の名称にかかわらず労働者と認定される可能性があるためです。
逆に、業務委託契約を結んでいるというだけで、労働者性が自動的に否定されるわけでもありません。実際の業務運営の実態と契約内容の両方を総合的に確認する必要があります。
労働者と認定されない場合でも、安全・衛生上の措置など別途適用される義務がある場合があるため、具体的な管理基準は労務の専門家と検討することをお勧めします。海外拠点では国ごとの法令と判断基準も確認してください。
Q. 配送中の待機時間も勤務時間に含まれますか？
A. 労働者に該当するドライバーが、会社の指揮・監督のもとで業務のために待機していた時間であれば、勤務時間に含まれます。
ただし、待機時間が勤務時間に当たるかどうかは、待機中に自由に時間を使えたか、会社が待機場所・時間を指定していたか、待機中も業務指示を受けられる状態だったかなどを総合的に判断します。積み込みや荷下ろしを待っていたという事実だけで、待機時間のすべてが勤務時間に含まれるわけではありません。
一方、労働者と認定されない業務委託ドライバーには、労働基準法上の勤務時間の規定は適用されません。
Q. 物流業の人材管理システムを導入すると、何が変わりますか？
A. 物流業の人材管理システムを導入することで、拠点別の出勤状況と現場業務の進捗を一か所で確認でき、管理者が繰り返し行っていた確認作業を大幅に減らせます。
これまで各センターに連絡してスタッフの出勤確認をしたり、LINEで業務完了を一件ずつ聞いて回ったりしていた作業が、システム上で従業員別の出退勤記録と担当業務の進捗を直接確認するだけで済むようになります。また、現場トラブルと担当者の対応内容が記録として残るため、同様の問題が再発したときに過去の対応履歴を参照して、迅速に後続対応を取ることができます。
物流業の人材管理で重要なのは、多様な雇用形態に合わせた管理基準を整え、複数拠点に分散したスタッフの勤怠と現場業務を抜け漏れなく把握することです。出退勤記録・業務配分・実施結果・現場トラブルをそれぞれ別の手段で管理していると、担当者の確認・集計の負担はどんどん大きくなります。
Shoplを活用すれば、勤務地別の出退勤の現状とスケジュールを確認しながら、やること・レポート・掲示板で現場業務とトラブルまで一か所でまとめて管理できます。複数の物流拠点の人員と業務を体系的に管理したい方は、Shoplの勤怠・業務管理機能をぜひ確認してみてください。
