샤플 이용료 80% 지원 받기
2026年時点で電子労働契約システムを選ぶ際は、① 署名依頼の送信と進捗状況をリアルタイムで把握できるか、② 署名済みの契約書を従業員本人が受け取れるか、③ 締結後の閲覧・保管からアクセス権限の管理まで、一連の流れとして完結しているか、この3点を軸に比較するとよいでしょう。
事業所の数、雇用形態、既存のHR・勤怠システムとの連携状況によって、優先的に確認すべき項目は変わります。また、署名方式や契約書の法的効力の要件は国・地域ごとに異なるため、導入予定の地域の基準に沿って個別に確認することをおすすめします。
紙の契約書は、保管場所の管理から紛失防止、署名の有無の確認まで、担当者が一つひとつ手作業で追いかけなければならないケースが多くあります。
入社時に署名を取得できても、「どのファイルに入っているか」「従業員への交付が完了しているか」を後から確認するだけで余計な時間がかかります。契約件数が増えるほど、こうした管理コストも比例して大きくなります。
事業所が複数ある場合、拠点ごとに契約書の書式がバラバラだったり、書類が抜け落ちたりといった問題が起きやすくなります。
本社の人事チームが各拠点の契約状況をリアルタイムで把握するのは難しく、書類の回収や確認のためだけに別途コミュニケーションが必要になることもあります。
新入社員の入社や契約更新のたびに、契約書の作成・署名取得・交付・保管というサイクルが繰り返されます。
短期雇用やシーズン採用が多い職場ほど、こうした繰り返しの事務負担が積み重なっていきます。
契約書は作成して終わりではありません。署名依頼の送信・交付・保管まで、各ステップが確実につながっていることが重要です。
送信後に進捗を追跡してリマインドを送れるか、締結済みの文書をいつでも参照できるか、こうした点まで確認しておく必要があります。
どのような方法で署名者を確認するのか、署名の過程と文書ステータスがどのように記録されるのかを確認しましょう。
Eメールや携帯電話など利用できる認証方式、署名後に文書が改ざんされていないか検証できるかどうかも、あわせてチェックすることをおすすめします。
職種・雇用形態・契約条件が異なれば、それぞれに合った書式が必要になります。
雇用形態や条件ごとにテンプレートを使い分けられるか、また必要に応じて項目を柔軟に調整できるかを確認しておきましょう。
新入社員が複数いる場合や契約更新が集中する時期に、一人ずつ個別に送信していては担当者の工数が膨らむ一方です。
一括送信・署名依頼の機能があるかどうかは、契約業務にかかる時間を大きく左右します。
文書を開封したかどうかと署名が完了しているかどうかを区別して把握できるか、また未対応の従業員だけに絞ってリマインドを送れるかを確認しましょう。
締結した電子契約書は、後から必要なときに必ず参照できる状態でなければなりません。締結済み文書を閲覧・ダウンロードできるかを確認してください。
人事担当者・事業所管理者・役員など、それぞれの役割に応じて、契約書の閲覧・修正・ダウンロードの権限が適切に分けられている必要があります。
個人情報を含む文書のアクセス権限とセキュリティ管理のレベルは、システム選定における必須確認事項です。
システムを比較する際は、自社の人員構成と契約業務のやり方に照らして、以下の項目を一つずつ確認してみてください。
電子労働契約システムを別途導入すれば契約書の作成・送信は楽になりますが、メンバー情報や勤怠・スケジュールは引き続き別のシステムで管理しなければならないケースがあります。
Shoplでは[電子文書]機能を使って労働契約書の送信・管理を行いながら、メンバー情報や出退勤・スケジュールまで、一つのプラットフォームでまとめて管理することができます。
契約書を作成するたびに社員番号・役職・業務内容などの情報を手入力していると、件数が増えるにつれて繰り返しの作業量も膨らんでいきます。
Shoplではメンバー情報が電子文書に自動で反映されるため、契約書を作成する際に従業員情報を一から入力し直す手間を省くことができます。
また、既存の契約書書式をアップロードしてそのまま活用でき、電子署名・印鑑・テキスト・チェックボックスなど、受信者が入力する項目を自由に指定することができます。
新入社員が複数いる場合や契約更新が重なる時期に、一人ずつ送信して進捗を確認するのは時間がかかります。
Shoplでは人数の上限なく契約書を一括送信でき、予約送信にも対応しています。従業員はアプリ上で文書を受け取り、必要事項を入力したり署名したりすることができます。
送信後は文書ごとの進捗状況を確認でき、まだ確認していないメンバーだけを絞り込んでプッシュ通知でリマインドを送ることもできます。担当者が未完了者を一人ずつ探して個別に連絡する手間を大幅に減らすことができます。
契約書を送って署名を取得することと同じくらい大切なのが、締結した文書を後から確実に参照できる状態を保つことです。
Shoplでは署名が完了した文書が従業員別に自動で整理されるため、締結後もメンバー別の契約文書を体系的に管理できます。必要な契約書を探す際も従業員別に整理されたリストからすぐに見つけられるため、締結後の分類・管理にかかる手間を大きく削減できます。
電子労働契約システムと人事・勤怠システムを別々に使っていると、契約書は電子契約システム、メンバー情報や出退勤・スケジュールは別のシステム、とそれぞれ切り替えて確認しなければなりません。
Shoplでは電子文書だけでなく、メンバー情報や出退勤・スケジュールも同じプラットフォームで一元管理することができます。契約書作成に必要なメンバー情報が自動で反映されるため、従業員情報を何回も入力する作業をなくし、人事関連の情報を一か所にまとめることができます。
複数の事業所を持つ場合、本社で各拠点の契約書をまとめて管理する必要があるからこそ、契約書に含まれる個人情報が不必要に保存・ダウンロード・共有されないよう管理することが欠かせません。
Shoplの電子文書では、IPアドレス制限・画面キャプチャ制限・アプリダウンロード制限・共有リンク制限といったセキュリティ機能をご利用いただけます。特定の環境からのみ閲覧できるよう制限したり、文書のキャプチャ・ダウンロード・外部共有を制限したりすることができるため、複数拠点の契約書を管理する際に文書が不必要に複製・共有されるリスクを抑えることができます。
電子労働契約システムを選ぶ際は、単に「電子化できるか」だけで比較するのではなく、作成から送信・確認・署名・保管まで、契約業務の一連の流れがどれだけスムーズにつながっているかを見ることが重要です。
特に、複数人の契約書を繰り返し送信したり、従業員情報をそのたびに入力したり、締結済みの契約書を後から探し直したりする業務が多い場合は、実際の現場でどのステップを削減できるのかまで確認してみてください。
Shoplはメンバー情報を契約書に自動で反映し、一括・予約送信に対応し、未確認者だけへのリマインドも可能です。署名済みの文書は従業員別に管理でき、メンバー情報や出退勤・スケジュールまで一つのプラットフォームでまとめて管理することができます。
電子労働契約から、その後の人事業務まで一か所で完結させたいなら、Shoplの電子文書をぜひ一度ご確認ください。
