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2026년 기준, 전자근로계약 시스템은 ① 서명 요청과 진행 현황을 확인할 수 있는지, ② 서명 완료본을 근로자가 받아볼 수 있는지, ③ 체결 이후 열람·보관과 접근 권한 관리까지 하나의 흐름으로 이어지는지를 기준으로 선택하면 됩니다.
사업장 수, 고용 형태, 기존 HR·근태 시스템과의 연동 여부에 따라 우선적으로 확인해야 할 항목은 달라질 수 있습니다. 또한 서명 방식과 계약서의 효력 요건은 국가·지역마다 다르므로, 도입 지역의 기준에 따라 별도로 확인해야 합니다.
종이 계약서는 보관부터 분실 방지, 서명 여부 확인까지 담당자가 직접 챙겨야 하는 경우가 많습니다.
따라서 입사 시 서명을 받았더라도 계약서가 어느 파일함에 있는지, 근로자에게 전달이 완료됐는지 다시 확인하는 데 시간이 걸릴 수 있으며, 계약 건수가 늘어날수록 계약 현황을 관리하는 데 드는 시간도 함께 늘어날 수 있습니다.
사업장이 여러 곳에 분산되어 있다면 지점별로 계약서 양식이 다르거나, 계약서가 누락되는 경우가 생길 수 있습니다.
본사 HR팀이 각 지점의 계약 현황을 실시간으로 파악하기 어려울 수 있고, 계약서를 수거하기 위해 별도의 커뮤니케이션이 필요할 수도 있습니다.
입사자나 계약 갱신 대상자가 생길 때마다 계약서를 작성하고, 서명·전달·보관하는 과정이 반복됩니다.
단기 근로자나 시즌 채용이 많은 조직일수록 이러한 반복 업무로 인한 행정 부담이 쌓일 수 있습니다.
계약서는 작성하는 것으로 끝나지 않고, 서명 요청부터 전달, 보관까지 각 과정이 빠짐없이 이어져야 합니다.
발송 후 진행 상황을 확인하고 재알림을 보낼 수 있는지, 완료된 문서를 계속 열람할 수 있는지도 확인해야 합니다.
서명자를 어떤 방식으로 확인하는지, 서명 과정과 문서 상태가 어떻게 기록되는지 확인하세요.
이메일·휴대폰 등 사용하는 인증 방식과 서명 후 문서 변경 여부를 확인할 수 있는지도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
직군·고용 형태·계약 조건에 따라 다른 양식이 필요합니다.
다양한 조건별 템플릿을 관리하고, 필요 시 항목을 조정할 수 있는지 확인하세요.
신규 입사자가 여럿이거나 계약 갱신 시기가 겹치는 경우, 계약서를 개별 발송하는 방식은 담당자의 업무를 불필요하게 늘릴 수 있습니다.
때문에 일괄 발송 및 서명 요청 기능은 담당자가 계약서 발송과 확인에 쓰는 시간과 직결된다고 할 수 있습니다.
열람 여부와 작성(서명) 완료 여부를 구분해 확인할 수 있는지, 미확인자에게만 재알림을 보낼 수 있는지 확인하세요.
전자 계약서는 체결 이후에도 필요할 때 다시 확인할 수 있어야 합니다. 체결된 문서를 열람·다운로드할 수 있는지 확인하세요.
HR 담당자, 사업장 관리자, 임원 등 역할에 따라 계약서 열람·수정·다운로드 권한이 구분되어야 합니다.
개인정보가 포함된 문서의 접근 권한·보안 관리 수준은 시스템 선택 시 필수 확인 사항입니다.
시스템을 비교할 때는 회사의 인력 구성과 계약 업무 방식에 맞춰 아래 항목을 하나씩 확인해 보세요.
전자근로계약 시스템을 별도로 도입하면 계약서 작성과 발송은 편해지지만, 구성원 정보나 근태·스케줄은 기존 시스템에서 따로 관리해야 할 수 있습니다.
샤플에서는 [전자 문서] 기능을 통해 근로계약서를 발송·관리하면서, 구성원 정보와 근태·스케줄까지 하나의 플랫폼에서 함께 관리할 수 있습니다.
근로계약서를 작성할 때마다 사번·직급·직무 등 직원 정보를 직접 입력하면 계약 건수가 늘어날수록 반복 작업이 많아집니다.
샤플에서는 구성원 정보가 전자 문서에 자동으로 입력되므로, 계약서를 작성할 때 직원 정보를 다시 입력하는 수고를 줄일 수 있습니다.
또한 기존 계약서 양식을 업로드하여 그대로 사용할 수 있고, 서명·도장·텍스트·체크박스 등 수신자가 입력할 항목을 직접 지정할 수 있습니다.
신규 입사자가 여러 명이거나 계약 갱신 시기가 겹치면 계약서를 한 명씩 발송하고 진행 상황을 확인하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
샤플에서는 인원 제한 없이 계약서를 대량 발송할 수 있으며, 예약 발송도 가능합니다. 직원은 앱에서 문서를 받아 필요한 내용을 작성하거나 서명할 수 있습니다.
발송 후에는 문서별 진행 상황을 확인할 수 있고, 아직 확인하지 않은 구성원에게만 푸시 재알림을 보낼 수 있어, 담당자가 미완료자를 따로 찾아 개별 연락하는 과정을 줄일 수 있습니다.
계약서를 발송하고 서명을 받는 것만큼, 체결된 문서를 나중에 다시 찾아볼 수 있는지도 중요합니다.
샤플에서는 서명이 완료된 문서를 직원별로 자동 정리해 계약서를 체결한 이후에도 구성원별 계약 문서를 관리할 수 있습니다. 필요한 계약서를 찾을 때 직원별로 정리된 문서를 확인할 수 있어, 체결 이후 계약서를 별도로 분류하고 관리하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
전자근로계약 시스템과 인사·근태 시스템을 따로 사용하면 계약서는 전자계약 시스템에서, 구성원 정보와 출퇴근·스케줄은 다른 시스템에서 확인해야 할 수 있습니다.
샤플에서는 전자 문서뿐만 아니라 구성원 정보와 출퇴근·스케줄도 같은 플랫폼에서 관리할 수 있습니다. 계약서 작성에 필요한 구성원 정보가 자동으로 입력되기 때문에 직원 정보를 여러 번 입력하는 작업을 줄이고, 인사 관련 정보를 한곳에서 관리할 수 있습니다.
사업장이 여러 곳이면 본사에서 각 사업장의 계약서를 한꺼번에 관리해야 하는 만큼, 계약서에 포함된 개인정보가 불필요하게 저장·다운로드·공유되지 않도록 관리하는 것도 중요합니다.
샤플은 전자 문서에 IP 제한, 화면 캡처 제한, 앱 다운로드 제한, 공유 링크 제한 기능을 지원합니다. 계약서를 특정 환경에서만 확인하도록 제한하거나 문서의 캡처·다운로드·외부 공유를 제한할 수 있어, 여러 사업장의 계약서를 관리할 때 문서가 불필요하게 복제·공유되는 것을 줄일 수 있습니다.
전자근로계약 시스템을 선택할 때는 단순히 계약서를 전자화할 수 있는지만 비교하기보다, 작성부터 발송·확인·서명·보관까지 계약 업무가 얼마나 간편하게 이어지는지 살펴보는 것이 중요합니다.
특히 여러 명의 계약서를 반복해서 발송하거나, 직원 정보를 매번 입력하거나, 체결된 계약서를 다시 찾아야 하는 업무가 많다면 실제 업무에서 어떤 과정을 줄일 수 있는지까지 확인해보세요.
샤플은 구성원 정보를 계약서에 자동으로 입력하고, 계약서를 대량·예약 발송하며, 미확인자에게만 재알림할 수 있습니다. 서명 완료된 문서는 직원별로 관리할 수 있고, 구성원 정보와 출퇴근·스케줄까지 하나의 플랫폼에서 함께 관리할 수 있습니다.
전자근로계약부터 이후의 인사 업무까지 한곳에서 관리하고 싶다면, 샤플의 전자 문서를 직접 확인해보세요.
