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勤怠管理システムが突然使えなくなったとき、現場はどう動けばいいのか。2026年時点で多くの企業が見落としているのが、システム障害や切り替え時の「記録の空白」への備えです。障害が起きても実際の勤務時間と給与計算に必要な記録を確保できるよう、代替の記録手順をあらかじめ用意しておく必要があります。また既存システムを切り替える際には、出退勤記録・メンバー情報・勤務日程・休暇履歴をどこまでスムーズに移行できるかを事前に確認しておくことが欠かせません。
この記事では、システム障害が発生した際にHR担当者が取るべき対応、切り替え前に確認すべきデータ移行のポイント、そして安定した運営を維持するための管理基準について解説します。
クラウド型SaaS勤怠ソリューションであっても、定期メンテナンスや予期せぬ障害、クラウドインフラの問題によって一時的にサービスが停止することがあります。
オンプレミス（自社サーバー）方式の場合、企業自身がサーバーとネットワークを管理するため、復旧にかかる時間は社内の対応力とバックアップ構成によって大きく異なります。
システムが使えない間は、出退勤記録をリアルタイムで確認・収集できなくなります。代替の記録手段が用意されていなければ、障害期間の勤務時間を後から確認して給与を精算する作業が煩雑になり、現場に余計な負荷がかかります。
社内Wi-Fiの障害やGPS測位のエラーなどにより、アプリベースの出退勤チェックインが正常に処理されないケースがあります。
複数の事業所を運営していたり、現場勤務の比率が高い組織では、拠点ごとにネットワーク環境や端末の状態が異なることも少なくありません。認証エラーで出退勤記録が漏れる事態に備え、代替の記録方法をあらかじめ決めておくことが重要です。
ベンダーの事業撤退やサービスプランの改定、料金体系の変更により、使い慣れたシステムを継続利用できなくなることがあります。企業側の意向とは無関係にシステムを切り替えざるを得ない状況です。
特にサービス終了の通知から実際の終了まで期間が短い場合、データの抽出と新システムの導入を同時並行で進めなければなりません。この局面でHR担当者の実務負担は一気に増大します。
事業所数の増加やシフト勤務の導入、海外拠点の追加など、組織規模が拡大すると既存システムが新しい運営要件に対応しきれなくなることがあります。
現在の管理方法が拡大後の組織にも通用するかを見直し、必要であればシステム刷新を計画する段階に来ているかもしれません。切り替え中に出退勤記録の空白が生じないよう、スケジュールと移行手順を事前に整えることが大切です。
障害が起きた場合に備えて、暫定的な出退勤記録フォームをあらかじめ用意し、全拠点に共有しておきましょう。障害発生時には、スタッフ自身がそのフォームに実際の出退勤時刻を記入する運用に切り替えます。
フォームには、氏名・事業所・日付・出退勤時刻・確認者・障害発生時刻・暫定記録への切り替え時刻・署名（電子署名を含む）を記載できるようにしておきます。システム復旧後に既存の記録と照合できるようにするためです。暫定記録の提出期限と集約ルートも一本化して決めておくと、後から記録を整理する手間が省けます。
暫定運用期間中は、記録を集約する担当者と、修正・承認の権限を持つ担当者を明確に決めておく必要があります。
担当者が不明確なままだと、システム復旧後に記録が食い違ったり、確認が取れていないデータが給与計算に使われてしまうリスクがあります。
障害期間中に発生した残業・深夜勤務・休日勤務の記録は、通常の記録とは別に集計・保管しておく必要があります。
これらは割増賃金の根拠になるため、実際の勤務時刻と業務指示・承認の記録を区別して残しておくことが重要です。口頭での確認だけでは、実際の勤務時間と承認された時間に齟齬が生じたときに経緯を説明できなくなります。休暇申請と承認の記録についても、暫定運用期間中に使うチャネルを一本化し、履歴を保管しておきましょう。
システムが復旧したら、暫定期間中に作成した記録と復旧したシステムの記録を1件ずつ照合します。この作業で漏れや誤入力を発見し、修正します。
記録を修正する際は、変更前後の内容と修正履歴を必ず残してください。後日、監査や労使トラブルが発生した場合に、記録がどのような経緯で変更されたかを説明できる根拠になります。
勤怠管理システムを切り替える際には、既存データの抽出・削除、メンバーと勤務ルールの移行、機能の互換性、切り替えスケジュールとメンバーへの周知という5つの観点を確認する必要があります。いずれかを見落とすと、データ損失・初期設定ミス・現場の混乱につながりかねません。
契約終了やサービス終了の前に、既存データをCSV・Excelなどの標準形式でエクスポートできるかを確認しましょう。
契約条件によっては、サービス終了後にデータへアクセスできる期間が制限される場合があります。どのデータをいつまでに抽出できるのかも、あわせて確認しておく必要があります。
従業員の基本情報だけでなく、勤務タイプ・年次有給休暇の残日数・チーム構成なども新システムに移行できるかを確認しましょう。
各項目が自動的に移行されるのか、手動で再入力が必要なのかも把握しておくことが重要です。手作業での入力範囲が広いほど、切り替え初期に設定ミスが発生するリスクも高まります。
現場でこれまで使ってきた出退勤の認証方法が、新システムでも引き続き使えるかを確認しましょう。
たとえばアプリやQRコードで出退勤を記録していた場合、新システムでも同じ方法に対応しているかを確かめる必要があります。
切り替え後に出勤方法が変わると、現場スタッフが戸惑い、出退勤記録の漏れが発生するリスクがあります。
できれば給与計算のサイクルや勤怠締め切りのタイミングに合わせてシステムの切り替え日を決めると、記録の空白が生じにくくなります。締め期間の途中で切り替える場合は、既存システムの最後の記録時点と新システムの記録開始時点を明確に区切っておく必要があります。
スタッフへは、変更理由・切り替え日・新システムの使い方を、公式チャネルを通じて事前に案内しましょう。スケジュールと操作方法を早めに共有することで、切り替え直後の混乱を最小限に抑えることができます。
ソリューションを導入する前に、サービスレベル契約（SLA）に定められた可用性の基準と、障害発生時の目標復旧時間（RTO）を確認しましょう。サービスがどれだけ安定して稼働しているかだけでなく、障害が起きた場合にどのくらいの時間内での復旧を目標としているかを把握することが重要です。可用性基準を満たせなかった場合のペナルティ条項が契約に含まれているかどうかも確認してください。
データのバックアップ頻度と、障害発生時にどの時点まで復旧できるかを確認しましょう。
バックアップポリシーが具体的に明記されていない場合、障害時にデータを失うリスクが残ります。バックアップの頻度だけでなく、データの保管期間と実際の復旧手順についても確認しておくことをお勧めします。
システム障害は、業務時間を問わず発生するものです。ソリューション提供会社のサポート対応時間や、問い合わせへの回答基準が契約に明記されているかどうかを確認しましょう。チャット・電話・Eメールなどの問い合わせチャネルに加えて、緊急障害発生時の専用対応フローが用意されているかも確認してください。
勤怠データへのアクセス権限についても事前に確認が必要です。誰がどのデータを閲覧・修正できるかを明確にすることで、不用意なデータ変更を防ぐことができます。
また、変更内容が自動的に記録される監査ログ（audit log）機能があるかどうかも確認しましょう。データがいつ・どのような経緯で変更されたかを追跡できれば、後日トラブルが発生した際に変更内容を説明する根拠として活用できます。
複数の事業所を運営する企業が勤怠管理システムを切り替える際、メンバーと勤務地情報を新たに登録し直すことから始まり、既存の出退勤記録の連携状況の確認や漏れた記録の補完まで、多くの作業が同時に発生します。Shoplは、メンバー・勤務地情報の一括登録、既存の入退室管理システムとの連携、勤務地別の出退勤の現状照会、記録の修正履歴管理の機能を通じて、複数拠点の勤怠データをシステム移行後も一元管理できる環境を提供します。
Shoplでは、Excelフォームを使ってメンバーとグループ（組織図）情報を一括で登録・修正できます。メンバー情報は一度に最大2,000人まで登録でき、勤務地も最大3,000件まで一括追加が可能です。勤務地情報については、Shoplが提供するテンプレートだけでなく、既存のExcelファイルをアップロードしてAIが必要な情報を自動マッチングする方式にも対応しています。
情報の登録後は、メンバーに勤務ポリシーを一括適用したり、グループや役職などの設定基準に応じて新規メンバーにポリシーが自動適用されるよう設定することもできます。店舗ごとにメンバーと勤務情報を何度も入力し直す手間を省き、複数拠点に同一の運営基準を整合性を保ちながら展開できます。
すでに入退室管理システムを導入している場合、外部連携に対応しているシステムであれば、既存の機器を活用しながらShoplと連携して出退勤記録を管理できます。既存の入退室管理システムの記録をShoplに連携することで、各店舗がこれまで使ってきた出退勤の方法を変えずに、勤怠データを一か所で確認できるようになります。対応している入退室管理システムの詳細は、導入前にご確認ください。
入退室管理システムとの連携後、従業員の社員番号や勤務地の端末IDがShoplに登録されていない場合、システムが自動的にそれを検知し、漏れのある従業員と勤務地のリストを管理者へEメールで通知します。これにより、特定の従業員や店舗の出退勤記録が連携されていない状況を把握し、適切に対処することができます。
複数の店舗を運営していると、本部の担当者が各店舗の出退勤記録を一件ずつ確認するのは現実的ではありません。特定の店舗で出勤者数が想定と異なる場合、どこから確認すればいいかを把握するだけで時間がかかってしまいます。
Shoplでは、勤務地別の出退勤の現状を期間・従業員・勤務地の単位で照会でき、勤務地については地図ビューでも一覧確認できます。割り当て人数と実際の出勤人数を比較したり、未出勤・遅刻などの状況を基準に絞り込んだりできるため、追加確認が必要な拠点を素早く特定できます。
入退室管理システムに記録が残っていなかったり、出退勤記録が誤って入力されていた場合、管理者がShoplから該当の記録を作成または修正することができます。このとき、記録を変更した担当者・日時・修正理由がシステムに保存され、変更内容は該当のメンバーにも通知として届きます。
記録の漏れが判明した際に出退勤時刻を補うだけでなく、どのような理由で誰が記録を作成・修正したかも合わせて管理できます。システム移行後に既存の記録と補完した記録を照合し、変更の経緯を確認する場面でも活用できます。
A. 既存の入退室管理システムが外部連携に対応していれば、現在の機器をそのまま使いながらShoplと連携して出退勤記録を管理できます。
Shoplは複数の入退室管理システムとの連携に対応しています。対応している入退室管理システムの詳細は、導入前にご確認ください。既存の入退室管理システムを利用しにくい事業所では、GPSやQRコードによる出退勤認証も選択できます。なお、実際に連携可能かどうかや必要な連携環境は、既存の機器とシステム構成によって異なります。
A. はい。既存システムで管理していたメンバー・組織・勤務地情報をShoplに一括登録できます。
メンバー情報はShoplが提供するExcelフォームに入力したうえで一度に登録でき、最大2,000人まで一括追加が可能です。グループ（組織図）情報もExcelフォームを使って複数グループをまとめて登録できます。
Shoplが提供するテンプレートに合わせて作成したファイルをアップロードする方法のほか、既存のExcelファイルをアップロードしてAIが必要な情報を自動マッチングする方法も利用できます。登録時に重複・漏れ・フォーマットの不備を確認できるため、複数拠点の情報をまとめて登録しながらエラーをチェックするにも役立ちます。
勤怠管理システムの停止や切り替えに備えるには、障害時に使う暫定記録の仕組みから既存データの抽出・保管、新システムの初期設定まで、事前の準備が欠かせません。特に複数の事業所を運営している企業では、メンバーと勤務地情報、出退勤記録が漏れなく管理されるよう、本部と各店舗の管理基準を統一しておくことが重要です。
Shoplは、メンバー・グループ・勤務地情報の一括登録、既存の入退室管理システムとの連携、勤務地別の出退勤の現状照会、記録の修正および変更履歴の管理機能を提供しています。これらを活用することで、複数拠点の勤怠情報の登録から出退勤記録の連携状況・漏れの確認、必要な記録の補完まで、一貫した体制で管理できます。
勤怠管理システムの新規導入や既存システムからの切り替えを検討しているなら、現在使用中の出退勤認証環境とデータ管理方法にShoplが適しているかどうか、ぜひ確認してみてください。
