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2026년 기준, 근태관리 시스템의 중단이나 변경에 대비하려면 임시 출퇴근 기록 체계와 데이터 보존·이전 기준을 미리 마련해야 합니다. 시스템에 장애가 발생하더라도 실제 근무시간과 급여 정산에 필요한 기록은 확인할 수 있어야 하기 때문입니다. 또한 기존 시스템을 교체할 때는 출퇴근 기록, 구성원 정보, 근무 일정, 휴가 내역 등을 얼마나 원활하게 추출하고 이전할 수 있는지 확인해야 합니다.
이 글에서는 근태관리 시스템 장애 발생 시 HR 담당자가 준비해야 할 대응 방법부터 시스템 교체 전 확인해야 할 데이터 이전 항목, 안정적인 운영을 위한 관리 기준까지 살펴보겠습니다.
클라우드 SaaS 방식의 근태관리 솔루션도 서버 점검이나 예상치 못한 장애, 클라우드 인프라 문제로 일시적인 서비스 중단이 발생할 수 있습니다.
온프레미스(사내 서버) 방식이라면 기업이 서버와 네트워크를 직접 관리하므로 복구 시간은 자체 복구 역량과 백업 구성에 따라 달라집니다.
시스템을 이용할 수 없는 동안에는 기존 시스템에서 출퇴근 기록을 바로 확인하거나 수집하기 어려울 수 있습니다. 별도의 대체 기록 체계가 없다면 장애 기간의 근무시간을 사후에 확인하고 급여를 정산하는 과정도 복잡해집니다.
사내 Wi-Fi 장애나 GPS 위치 인식 오류 등으로 앱 기반 출퇴근 체크인이 정상적으로 처리되지 않는 경우가 있습니다.
특히 여러 사업장을 운영하거나 현장 근무 비중이 높은 조직은 사업장마다 네트워크 환경과 단말기 상태가 다를 수 있는데요. 따라서 인증 오류로 출퇴근 기록이 누락되는 상황에 대비해 대체 기록 방법을 마련해 두어야 합니다.
벤더사의 사업 종료나 서비스 플랜 개편, 요금 정책 변경으로 기존 시스템을 계속 사용하기 어려워질 수 있습니다. 이처럼 기업의 의사와 관계없이 시스템을 교체해야 하는 상황도 발생합니다.
특히 서비스 종료 통보부터 실제 종료까지의 기간이 짧다면 데이터 추출과 신규 시스템 도입을 동시에 진행해야 합니다. 이 과정에서 HR 담당자의 실무 부담이 커질 수 있습니다.
사업장 수가 늘어나거나 교대 근무를 도입하고 해외 법인을 추가하는 등 조직 규모가 커지면 기존 시스템이 새로운 운영 요건을 충분히 지원하지 못할 수 있습니다.
이때는 현재의 관리 방식이 확장된 조직에도 적합한지 검토하고, 필요하다면 시스템 교체를 계획해야 합니다. 전환 과정에서 출퇴근 기록에 공백이 생기지 않도록 사전에 일정과 절차를 마련하는 것이 중요합니다.
시스템 장애에 대비해 임시 출퇴근 기록 양식을 미리 준비하고, 모든 사업장에 동일하게 배포해야 합니다. 장애가 발생하면 구성원이 해당 양식에 실제 출퇴근 시각을 직접 기재하도록 합니다.
양식에는 성명, 사업장, 날짜, 출퇴근 시각, 기록 확인자, 장애 발생 시각, 임시 기록 전환 시각, 서명(전자 서명 포함)을 기재할 수 있어야 합니다. 그래야 시스템 복구 후 기존 기록과 대조할 수 있기 때문입니다. 임시 기록의 제출 기한과 취합 경로도 하나로 정해 두는 것이 좋습니다.
임시 운영 기간에는 기록을 취합하는 담당자와 수정·승인 권한을 가진 담당자를 명확히 지정해야 합니다.
담당자가 정해져 있지 않으면 시스템 복구 후 기록이 서로 맞지 않거나, 확인되지 않은 데이터가 급여 정산 자료에 반영될 수 있습니다.
장애 기간에 발생한 연장근로, 야간근로, 휴일근로 내역은 별도로 기록하고 집계해야 합니다.
이 기록은 가산수당 정산의 근거가 되므로 실제 근무 시각과 업무 지시·승인 내역을 구분해 남기는 것이 좋습니다. 구두로만 공유하면 실제 근무시간과 승인된 시간이 다를 때 발생 경위를 확인하기 어렵기 때문입니다. 휴가 신청과 승인 내역도 임시 운영 기간에 사용할 채널을 하나로 정하고 관련 기록을 보관해야 합니다.
시스템이 복구되면 임시로 작성한 기록과 복구된 시스템의 기록을 1:1로 대조해야 합니다. 이 과정에서 누락되거나 잘못 입력된 내용을 확인하고 교정합니다.
기록을 수정할 때는 변경 전후 내용과 수정 이력을 함께 남겨야 합니다. 그래야 추후 감사나 분쟁이 발생했을 때 기록이 변경된 경위를 설명할 수 있습니다.
근태관리 시스템을 변경할 때는 기존 데이터 추출과 삭제, 구성원·근무 규칙 이전, 기능 호환성, 전환 일정과 구성원 안내까지 다섯 가지 항목을 확인해야 합니다. 각 항목을 놓치면 데이터 손실이나 초기 설정 오류, 현장 혼란으로 이어질 수 있습니다.
계약 해지나 서비스 종료 전에 기존 데이터를 CSV, Excel 등 표준 형식으로 내보낼 수 있는지 확인해야 합니다.
계약 조건에 따라 서비스 종료 후에는 데이터에 접근할 수 있는 기간이 제한될 수 있으므로, 어떤 데이터를 언제까지 추출할 수 있는지도 함께 확인해야 합니다.
직원 기본 정보뿐 아니라 근무 유형, 연차 잔여 일수, 팀 구조 등도 신규 시스템으로 이전할 수 있는지 확인해야 합니다.
특히 각 항목이 자동으로 이관되는지, 별도로 입력해야 하는지도 살펴보는 것이 좋은데요. 수작업으로 다시 입력해야 하는 범위가 클수록 전환 초기 설정 오류가 발생할 가능성도 높아질 수 있기 때문입니다.
현장에서 사용하던 출퇴근 인증 방식이 신규 시스템에서도 지원되는지 확인해야 합니다.
예를 들어 기존에 앱이나 QR 코드로 출퇴근을 기록했다면, 새로운 시스템에서도 같은 방식을 사용할 수 있는지 살펴봐야 합니다.
전환 후 출근 방식이 달라지면 현장 구성원이 혼란을 겪거나 출퇴근 기록이 누락될 수 있으니 유의해야 합니다.
가능하면 급여 정산 주기와 근태 마감 일정에 맞춰 시스템 전환 시점을 정하는 것이 좋습니다. 정산 주기 중간에 시스템을 변경해야 한다면 기존 시스템의 마지막 기록 시점과 신규 시스템의 기록 시작 시점을 명확히 구분해야 합니다.
직원들에게는 변경 사유와 전환 일자, 새로운 시스템의 사용 방법을 공식 채널을 통해 사전에 안내해야 합니다. 전환 일정과 사용 방법을 미리 공유하면 시스템 변경으로 인한 초기 혼란을 줄일 수 있습니다.
솔루션을 도입하기 전에는 서비스 수준 협약(SLA)에 명시된 가용성 기준과 장애 발생 시 복구 목표 시간(RTO)을 살펴봐야 합니다. 서비스가 얼마나 안정적으로 운영되는지뿐 아니라, 장애가 발생했을 때 어느 정도의 시간 안에 복구하는 것을 목표로 하는지 확인하는 것입니다. 가용성 기준을 충족하지 못했을 때 보상 조건이 계약에 포함되어 있는지도 함께 확인해야 합니다.
데이터 백업 주기와 장애 발생 시 복구할 수 있는 데이터의 시점을 확인해야 합니다.
백업 정책이 구체적으로 명시되어 있지 않다면 장애 발생 시 데이터 손실 위험이 남을 수 있습니다. 따라서 백업 주기뿐 아니라 데이터 보관 기간과 실제 복구 절차도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
시스템 장애는 업무 시간과 관계없이 발생할 수 있습니다. 따라서 솔루션 제공 업체의 고객 지원 시간이 어떻게 운영되는지, 문의에 대한 응답 기준이 계약에 명시되어 있는지 확인해야 합니다. 채팅, 전화, 이메일 등 문의 채널과 함께 긴급 장애가 발생했을 때 별도로 대응하는 절차가 있는지도 살펴보세요.
근태 데이터에 대한 접근 권한도 미리 확인해야 합니다. 누가 어떤 데이터를 열람하거나 수정할 수 있는지 권한 체계가 명확해야 불필요한 데이터 변경을 방지할 수 있습니다.
또한 수정 이력이 자동으로 기록되는 감사 로그(audit log) 기능이 있는지도 살펴보세요. 데이터가 변경된 시점과 경위를 확인할 수 있다면, 추후 분쟁이 발생했을 때 변경 내역을 설명하는 데 도움이 됩니다.
여러 사업장을 운영하는 기업이 근태관리 시스템을 변경할 때는 구성원과 근무지 정보를 새로 등록하는 일부터 기존 출퇴근 기록의 연동 여부를 확인하고 누락된 기록을 보완하는 일까지 고려해야 합니다. 샤플(Shopl)은 구성원·근무지 정보의 일괄 등록, 기존 출입 통제 시스템 연동, 근무지별 출퇴근 현황 조회, 기록 수정 이력 관리 기능을 통해 시스템 전환 이후에도 여러 사업장의 근태 데이터를 관리할 수 있도록 지원합니다.
샤플에서는 엑셀 양식을 활용해 구성원과 그룹(조직도) 정보를 일괄 등록하고 수정할 수 있습니다. 구성원 정보는 한 번에 최대 2,000명까지 등록할 수 있으며, 근무지도 최대 3,000개까지 일괄 추가할 수 있습니다. 특히 근무지 정보는 샤플에서 제공하는 템플릿뿐 아니라 기존에 사용하던 엑셀 파일을 업로드해 AI로 필요한 정보를 매칭하는 방식도 지원합니다.
정보 등록 이후에는 구성원에게 근무 정책을 일괄 적용하거나, 그룹·직급 등 설정한 기준에 따라 신규 구성원에게 정책이 자동 적용되도록 설정할 수 있습니다. 이를 활용하면 매장별로 구성원과 근무 정보를 반복해서 입력하는 부담을 줄이고, 여러 사업장에 동일한 운영 기준을 적용하는 과정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
기존에 세콤, SK쉴더스(구 ADT캡스), KT텔레캅 등 출입 통제 시스템을 사용하고 있다면, 외부 연동을 지원하는 시스템인지 확인한 뒤 샤플과 연결해 출퇴근 기록을 관리할 수 있습니다. 기존 출입 통제 시스템의 기록을 샤플로 연동하면 매장마다 사용하던 출퇴근 기록 방식을 유지하면서 근태 데이터를 한곳에서 확인할 수 있습니다.
출입 통제 시스템을 연동한 경우, 직원의 사번이나 근무지의 단말기 ID가 샤플에 등록되지 않았다면 시스템이 이를 감지해 누락된 직원과 근무지 목록을 관리자에게 이메일로 안내합니다. 이를 통해 특정 직원이나 매장의 출퇴근 기록이 연동되지 않는 상황을 확인하고 조치할 수 있습니다.
여러 매장을 운영하면 본사 담당자가 각 매장의 출퇴근 기록을 일일이 확인하기 어렵습니다. 특히 특정 매장에서 출근 인원이 누락되거나 예상한 인원과 실제 출근 인원이 다른 경우, 어느 사업장부터 확인해야 할지 파악하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
샤플에서는 근무지별 출퇴근 현황을 기간·직원·근무지 단위로 조회하고, 근무지의 경우 지도뷰로도 한눈에 확인할 수 있습니다. 배정된 인원과 실제 출근 인원을 비교하거나 미출근·지각 등 주요 현황을 기준으로 매장을 살펴볼 수 있어, 추가 확인이 필요한 사업장을 빠르게 파악하는 데 도움이 됩니다.
출입 통제 시스템에 기록이 남지 않았거나 출퇴근 기록이 잘못 입력됐다면, 관리자가 샤플에서 해당 기록을 생성하거나 수정할 수 있습니다. 이때 기록을 변경한 사람과 시점, 수정 사유가 시스템에 저장되고, 변경 내용은 해당 구성원에게도 알림으로 전달됩니다.
따라서 기록 누락이 확인됐을 때 단순히 출퇴근 시각만 보완하는 것이 아니라, 어떤 사유로 누가 기록을 생성하거나 수정했는지 함께 관리할 수 있습니다. 이는 시스템 전환 후 기존 기록과 보완한 기록을 대조하고, 변경 경위를 확인하는 데 활용할 수 있습니다.
A. 기존 출입 통제 시스템이 외부 연동을 지원한다면, 사용 중인 장비를 유지하면서 샤플과 연동해 출퇴근 기록을 관리할 수 있습니다.
샤플은 세콤, SK쉴더스(구 ADT캡스), KT텔레캅 등과의 연동을 지원합니다. 기존 출입 통제 시스템을 활용하기 어려운 사업장에서는 GPS나 QR 코드 방식으로 출퇴근을 인증할 수도 있습니다. 다만 실제 연동 가능 여부와 필요한 연동 환경은 기존 장비와 시스템 구성에 따라 달라지므로, 도입 전에 확인해야 합니다.
A. 네, 기존 시스템에서 관리하던 구성원·조직·근무지 정보를 샤플에 일괄 등록할 수 있습니다.
구성원 정보는 샤플에서 제공하는 엑셀 양식에 맞춰 작성한 뒤 한 번에 등록할 수 있으며, 한 번에 최대 2,000명까지 추가할 수 있습니다. 그룹(조직도) 정보도 엑셀 양식으로 여러 그룹을 일괄 등록할 수 있습니다.
샤플에서 제공하는 템플릿에 맞춰 작성한 파일을 업로드하거나, 기존에 사용하던 엑셀 파일을 업로드해 AI가 필요한 정보를 매칭하도록 할 수 있습니다. 등록 과정에서 중복·누락되거나 형식이 잘못된 정보를 확인할 수 있어, 여러 사업장의 정보를 한 번에 등록하고 오류를 검토하는 데도 도움이 됩니다.
근태관리 시스템의 중단이나 변경에 대비하려면 장애 발생 시 사용할 임시 기록 체계부터 기존 데이터의 추출·보관, 신규 시스템의 초기 설정까지 미리 준비해야 합니다. 특히 여러 사업장을 운영하는 기업은 구성원과 근무지 정보, 출퇴근 기록이 누락되지 않도록 본사와 각 매장의 관리 기준을 일관되게 유지하는 것이 중요합니다.
샤플(Shopl)은 구성원·그룹·근무지 정보의 일괄 등록, 기존 출입 통제 시스템 연동, 근무지별 출퇴근 현황 조회, 기록 수정 및 이력 관리 기능을 제공합니다. 이를 활용하면 여러 사업장의 근태 정보를 등록하고, 출퇴근 기록의 연동 상태와 누락 여부를 확인하며, 필요한 기록을 보완하는 과정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
근태관리 시스템을 새로 도입하거나 기존 시스템의 변경을 검토하고 있다면, 현재 사용 중인 출퇴근 인증 환경과 데이터 관리 방식에 샤플이 적합한지 확인해 보세요.
