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Registrar la asistencia desde el smartphone se puede hacer de tres formas: verificación por GPS, verificación por QR y reconocimiento facial con IA.
El GPS y el QR confirman que el empleado fichó desde el lugar de trabajo correcto (ubicación), mientras que el reconocimiento facial con IA verifica que fue el propio empleado quien lo hizo (identidad).
Combinar ambos criterios permite controlar tanto el fichaje fuera del lugar asignado como el fichaje por terceros. Shopl es compatible con la verificación de ubicación por GPS y QR, además del reconocimiento facial con IA (Opcional).
Sin hojas de papel ni terminales dedicados, los empleados pueden fichar usando el smartphone que ya llevan en el bolsillo.
Para el equipo de RRHH, lo más valioso es la automatización del registro y la centralización de los Datos. Para el equipo de tienda, la ventaja es que no hay que comprar ningún dispositivo: el sistema está listo para usar desde el primer día.
Los tres métodos principales son GPS, QR y reconocimiento facial con IA. Entenderlos como dos ejes —verificación de ubicación y verificación de identidad— facilita elegir la combinación adecuada para cada negocio.
Cuando un empleado pulsa el botón de Entrada en la app, el sistema comprueba automáticamente si su smartphone se encuentra dentro del radio autorizado del Lugar de trabajo.
Según la configuración, es posible bloquear los intentos de fichaje fuera del radio, o bien permitir la Asistencia desde ubicaciones externas en casos de Trabajo fuera de oficina o teletrabajo.
También resulta útil en sectores donde hay que registrar los desplazamientos y Llegadas a distintos puntos de trabajo a lo largo del día.
Se coloca un Código QR en la entrada del local u oficina, y los empleados lo escanean con la app para fichar la Entrada y salida.
No se necesita ningún hardware adicional: basta con imprimir y pegar el QR, lo que mantiene el coste de implantación muy bajo.
No obstante, si se usa el QR como único método, existe el riesgo de que alguien comparta la Imagen del código para escanearla desde otro lugar. Por eso, lo habitual es combinarlo con la verificación de ubicación por GPS.
Al fichar, la Cámara del smartphone captura el rostro del empleado y lo compara con la Foto Registrada previamente en el sistema.
Este método está diseñado para eliminar el fichaje por terceros: nadie puede marcar la Entrada o salida en nombre de otra persona.
Todo ocurre a través de la Cámara del smartphone, sin necesidad de ningún terminal o lector adicional.
Los tres métodos funcionan a través de la app del smartphone, pero difieren en el nivel de seguridad que ofrecen y en la comodidad operativa para el día a día.
La verificación de ubicación (GPS o QR) controla que el fichaje se realice desde el Lugar de trabajo correcto. La verificación de identidad (reconocimiento facial con IA) garantiza que sea el propio empleado quien ficha. Ambos enfoques son complementarios y se pueden combinar.
Al elegir un método de fichaje, conviene responder dos preguntas clave.
Primera: ¿necesito confirmar que el empleado fichó desde el Lugar de trabajo correcto (ubicación)? Segunda: ¿necesito confirmar que fue el propio empleado quien fichó (identidad)?
Según la realidad de cada negocio, puede bastar con la verificación de ubicación, o puede ser necesario combinarla con la verificación de identidad.
Para tiendas, oficinas o fábricas donde el equipo llega siempre al mismo sitio, el QR es la opción más práctica.
Con el código pegado en la entrada, cada empleado ficha con un escaneo al llegar, y el Administrador accede a los datos consolidados automáticamente sin tener que revisar nada de forma manual.
Si hay preocupación por el riesgo de que alguien comparta la Imagen del QR por WhatsApp para fichar desde casa, se puede activar también la verificación GPS como capa adicional.
Para roles de ventas, reparto o supervisión de instalaciones donde el Lugar de trabajo cambia cada día, el GPS es la solución más adecuada.
Es posible registrar ubicaciones de trabajo predefinidas o capturar las coordenadas reales en el momento del fichaje. Esta trazabilidad también es útil en sectores que necesitan documentar desplazamientos y Llegadas a distintos puntos.
Cuando la rotación de personal es alta o el Administrador no puede supervisar físicamente cada turno, la verificación de ubicación por sí sola no garantiza que la persona correcta haya fichado.
Si existe la posibilidad de que un compañero ficha en nombre de otro, añadir el reconocimiento facial con IA permite que sea el propio sistema quien verifique la identidad en cada fichaje, sin depender de la supervisión presencial.
Gestionar varias tiendas con dispositivos independientes en cada una genera coste y complejidad innecesarios. Un sistema basado en smartphone permite centralizar todo bajo un mismo techo.
Cada Lugar de trabajo puede tener su propio método de verificación, mientras que el Administrador de la sede central consulta el Estado de asistencia de todas las ubicaciones en una sola pantalla.
Cada fichaje debe reflejarse de inmediato en el panel del Administrador.
Saber en tiempo real quién ya entró y quién sigue sin fichar permite reaccionar rápidamente ante ausencias o retrasos imprevistos, en lugar de enterarse cuando ya es tarde.
Si el Horario indica Entrada a las 9:00 y el empleado ficha a las 9:20, esa diferencia debe aparecer de forma automática.
Sin integración entre el Horario y el Registro de asistencia, detectar llegadas Tarde o salidas anticipadas obliga a cotejar los datos a mano, turno a turno. Eso es tiempo que nadie tiene.
Consolidar los Datos de asistencia mes a mes permite usarlos directamente para el cálculo de nómina, la revisión de Horas extras y la planificación de turnos.
Contar con exportación a EXCEL e Informes descargables elimina el trabajo manual de la Persona a cargo y reduce el margen de error en los cierres.
Como hemos visto, gestionar la Asistencia desde el smartphone implica mucho más que elegir cómo fichar: hay que asegurarse también de saber desde dónde se fichó, quién lo hizo y qué ocurre con esos Datos una vez registrados.
Shopl cubre todo ese recorrido: verifica la ubicación mediante GPS y QR, confirma la identidad con reconocimiento facial con IA (Opcional), y conecta todo eso con las Notificaciones de fichaje, el Introduzca el motivo de retrasos y salidas anticipadas, la Gestión de Entrada y Salida, el Corte de asistencia y la Descargar datos.
Cuando el QR es el único método de verificación, alguien puede fotografiar el código, enviarlo por WhatsApp y fichar desde cualquier otro lugar sin pisar la tienda.
Shopl comprueba la ubicación GPS en el mismo momento en que se escanea el QR, de modo que compartir la Imagen del código no sirve para fichar a distancia.
Además, el método de verificación se configura de forma independiente Por lugar de trabajo, lo que permite adaptar los Ajustes al contexto de cada tienda cuando se opera con varias ubicaciones.
El GPS y el QR confirman que alguien estaba en el Lugar de trabajo correcto, pero no pueden detectar si fue un compañero quien fichó en lugar del empleado asignado.
Con el reconocimiento facial con IA de Shopl, el sistema compara el rostro capturado en el momento del fichaje con la Foto Registrada, dejando constancia de quién fichó realmente.
Además, si se Inicia Sesión desde un Dispositivo diferente al habitual, el Administrador y el responsable de turno reciben una Notificación en tiempo real, lo que permite detectar posibles irregularidades por Cambio de dispositivo.
Cuando el equipo trabaja fuera de la oficina —en visitas comerciales, desplazamientos o teletrabajo— el Administrador no tiene forma de verificar presencialmente si han fichado.
Con Shopl, los empleados en Trabajo fuera de oficina o teletrabajo pueden registrar su Asistencia desde cualquier ubicación, e incluso anotar el momento en que inician su desplazamiento y el de su Llegada al destino.
Cada fichaje genera una Notificación automática para el Administrador, así que no hace falta enviar un mensaje por WhatsApp para confirmar que el turno ha comenzado.
Si el Administrador tiene que revisar manualmente cada diferencia entre el Horario y el fichaje Actual para decidir si cuenta como Tarde o no, esa tarea se convierte en una carga repetitiva que consume tiempo cada día.
Shopl permite definir un margen de tolerancia alrededor de la Hora de Entrada y salida del Horario. Los fichajes dentro de ese margen se consideran puntuales de forma automática; solo los que lo superan se calculan como Tarde o salida anticipada, aplicando el mismo criterio para todos sin excepción.
Estos criterios se pueden configurar a nivel global, Por Grupo o Por Posición, lo que permite adaptarlos a las distintas políticas internas del negocio. Además, los empleados pueden adjuntar el Motivo de Salida temprana o de llegada Tarde directamente en el momento del fichaje, eliminando la necesidad de recopilar esas justificaciones por separado más adelante.
Cuando se gestionan varias tiendas, comprobar el Registro de asistencia de cada una por separado y luego consolidarlo todo a fin de mes es un proceso que consume horas.
En Shopl, cada fichaje queda reflejado en tiempo real en el panel del Administrador, por lo que el Estado laboral Por empleado está siempre visible sin necesidad de llamar a nadie.
Activar el Corte de asistencia permite cerrar los Datos de un Período determinado —registros de fichaje, Horarios, Días libres, Horas extras— de forma que nadie pueda modificarlos después. Una vez cerrado el Período, los Datos se pueden Descargar datos en el formato necesario para el cálculo de nómina o la conciliación contable, cerrando el ciclo completo desde el primer fichaje hasta el cierre mensual.
R. Sí. Configurando el radio permitido, el sistema bloquea cualquier intento de fichaje fuera de ese perímetro.
Si hay empleados que trabajan fuera de la tienda —en visitas externas o teletrabajo—, será necesario habilitarlo específicamente para ellos. También hay que tener en cuenta que la Precisión de ubicación puede verse reducida en interiores o zonas con cobertura GPS limitada, como sótanos o edificios cerrados. En Shopl, el Radio de asistencia GPS se configura Por lugar de trabajo para adaptarse a cada situación.
R. Solo con QR, es difícil confirmar quién escanea realmente el código si dos compañeros están en el mismo Lugar de trabajo.
El QR únicamente verifica que alguien escaneó ese código concreto; para saber exactamente quién fue, hace falta añadir verificación de identidad. En Shopl, el QR puede combinarse con la comprobación de ubicación GPS, y si se activa el reconocimiento facial con IA, el sistema confirma la identidad del empleado en cada fichaje.
R. Sí, con Shopl es Posible.
No hace falta pedir el Estado de Entrada a cada responsable de tienda: los registros de asistencia Por empleado y Por lugar de trabajo están disponibles en una sola vista centralizada, lo que facilita enormemente la Gestión de Entrada y Salida en operaciones multisede.
R. Sí, siempre que el sistema de Gestión de Entrada y Salida disponga de la función de Modificar registros, el Administrador puede revisar y corregir cualquier fichaje incorrecto.
Tanto si el empleado olvidó fichar la Entrada o la salida como si registró una Hora incorrecta, el Administrador puede consultar lo ocurrido y ajustar el registro para que refleje la jornada real. Shopl incluye esta función con permisos de Administrador, permitiendo subsanar omisiones y Errores en el Registro de asistencia sin perder la trazabilidad.
Registrar la asistencia desde el smartphone va mucho más allá de anotar a qué Hora entró cada empleado.
Hay que asegurarse de que el fichaje se realizó desde el Lugar correcto, de que fue el propio empleado quien lo hizo, y de que los Datos resultantes se gestionan de forma ordenada hasta el cierre del mes. Combinar GPS y QR para la verificación de ubicación —y añadir reconocimiento facial con IA cuando sea necesario— refuerza la fiabilidad de cada registro. Conectar todo eso con la consulta del Estado en tiempo real, la gestión de retrasos y salidas anticipadas con su motivo correspondiente, el Corte de asistencia y la Descargar datos convierte el fichaje diario en un sistema de Gestión de Entrada y Salida sólido, incluso cuando se operan varias tiendas o ubicaciones.
Si todavía gestionas la asistencia de forma fragmentada, es el momento de comprobar si tu herramienta cubre todo el ciclo: desde el primer fichaje hasta el cierre mensual.
