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Reducir las pérdidas de alimentos en el punto de venta requiere revisar los pedidos y la gestión de inventario, minimizar las pérdidas durante la preparación y el servicio, y establecer un sistema de supervisión en el local. Lo que marca la diferencia a largo plazo no es una acción puntual, sino construir un sistema reproducible: uno que funcione igual sin importar quién esté a cargo. En este artículo encontrarás pasos concretos que puedes aplicar desde hoy, desde la gestión de pedidos hasta la operación de múltiples tiendas.
Cuando los pedidos no se ajustan a la demanda real, el stock acumulado y los productos sin vender se convierten en pérdida inevitable. Si las cantidades se deciden por intuición o costumbre, sin tener en cuenta la variación en ventas, el clima o el tráfico por día de la semana, esa brecha se traduce directamente en desperdicio. El riesgo es especialmente alto cuando hay un cambio de persona a cargo: sin datos ni tendencias históricas transmitidas, los pedidos excesivos son casi inevitables.
"Pensé que lo había revisado" es el patrón más peligroso. En muchos locales se repite la misma situación: productos antiguos quedan al fondo de la refrigeradora mientras los nuevos se colocan al frente. Cuando el control de fechas depende de la memoria o la experiencia de cada persona, los descuidos son inevitables. Si no está claro quién revisa qué producto y cuándo, los errores se acumulan.
El conocimiento que un empleado veterano aplica de forma intuitiva rara vez llega a quienes son nuevos o trabajan por horas. Esta "operación que depende de las personas" es el caldo de cultivo de las pérdidas de alimentos. Si la información sobre fechas de caducidad no se transmite entre turnos, los mismos errores se repiten una y otra vez.
El primer paso es tomar las decisiones de pedido basándote en datos de ventas históricos, no en la intuición. Consultar las tendencias semanales y mensuales del punto de venta y definir reglas de pedido que incorporen factores como el día de la semana, el clima o los eventos locales es suficiente para empezar a reducir el exceso de inventario de forma notable.
El FIFO (primero en entrar, primero en salir) es un principio conocido por todos, pero saber algo y ejecutarlo de forma consistente son cosas muy distintas. Sin un sistema que cualquier persona pueda seguir —reglas de reposición documentadas con etiquetas o instrucciones visuales, pasos incluidos en la lista de verificación— en un local con mucho movimiento estos procedimientos siempre quedan postergados.
La frecuencia de revisión del inventario debe adaptarse a la naturaleza y la rotación de cada producto. Para artículos que se deterioran rápidamente, una revisión más frecuente es eficaz; imponer la misma frecuencia a todos los productos solo genera carga innecesaria en el equipo. Lo fundamental es dejar registros en un formato claro que cualquiera pueda entender. Unificar ese formato y compartirlo en toda la tienda permite tener visibilidad del estado de inventario y detectar tendencias a tiempo.
Además de revisar los pedidos y el inventario, en la restauración la sobreproducción en cocina, las raciones servidas y la gestión de los alimentos no consumidos son factores igual de importantes para reducir el desperdicio. Según datos de la FAO y el PNUMA, el sector de la restauración genera pérdidas de alimentos significativas a nivel global, y los alimentos que quedan en el plato representan una parte relevante de ese total. La mejora de la gestión de inventario, por sí sola, no es suficiente: también es necesario actuar en la etapa de preparación y servicio.
La base es contar con un sistema que permita ajustar de forma flexible las cantidades preparadas, tomando como referencia la tendencia de ventas por día y el flujo de clientes por franja horaria. Producir siempre la misma cantidad sin variación hace difícil responder a los cambios de demanda según el día de la semana o la temporada. Vincular los registros de preparación con los de desperdicio facilita identificar las cantidades adecuadas con el tiempo.
Servir demasiado puede ser una de las causas de que los clientes dejen comida en el plato. Revisar el tamaño de las porciones o incorporar opciones de diferentes tamaños es una forma de reducir los alimentos no consumidos sin afectar la satisfacción del cliente. Al introducir un nuevo ítem en el menú, es útil establecer el hábito de verificar conjuntamente las raciones y el volumen de desperdicio generado.
En varios países hispanohablantes, tanto organismos de salud pública como asociaciones del sector de la restauración han publicado guías y recomendaciones sobre la gestión higiénica de las sobras para llevar, en línea con los objetivos de reducción de desperdicio alimentario de los ODS. Este tipo de iniciativa puede ser una alternativa válida para las tiendas, siempre que se establezcan previamente los estándares de higiene, los métodos de conservación y las instrucciones claras para el cliente.
Empieza por anotar cada día qué productos se desecharon, en qué cantidad y por qué, siempre con el mismo formato. Con el tiempo, ese registro te permitirá distinguir las causas que se repiten: caducidad, exceso de pedido o cantidades de preparación mal ajustadas. Con la función de Informe de Shopl puedes crear un formulario donde el equipo registre la cantidad desechada, los productos y el motivo, y enviarlo de forma recurrente. Puedes saber quién envió cada registro y cuándo, y centralizar toda esa información que antes se dispersaba en papel o en WhatsApp bajo un único estándar de gestión.
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Registrar las cantidades desechadas no es suficiente si no se actúa sobre las causas: el mismo problema volverá a ocurrir. Si en una tienda se repiten los desechos por caducidad, hay que identificar qué está fallando en la exhibición o la reposición y compartir la solución. Con el Field Report de Shopl puedes crear tableros por tienda y por tema para compartir problemas junto con imágenes y archivos. Lo más valioso es que permite registrar todo el proceso, desde que surge el problema hasta que se resuelve, y ese historial queda disponible para que otras tiendas lo consulten y eviten los mismos errores.
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Cuando una tienda encuentra algo que funciona, lo importante es no quedarse con ese conocimiento: hay que sistematizarlo y aplicarlo en el resto de la red. Si se modifica la forma de exhibición, la reposición o los criterios de control de fechas, también hay que transmitir el motivo del cambio y cómo ejecutarlo. Con las funciones de Avisos y Encuesta de Shopl puedes enviar los nuevos criterios operativos e instrucciones al equipo asignado y comprobar quién los ha leído. Si es necesario, puedes usar la encuesta para recoger dificultades o comentarios desde el local, y así reducir la brecha entre lo que define la sede central y lo que ocurre en la práctica.
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Reducir las pérdidas de alimentos exige repetir un proceso: documentar lo que ocurre, identificar las causas y volver a aplicar las mejoras en el local. Esto es especialmente relevante cuando se gestionan varias tiendas: el reto es que ese proceso no dependa de la experiencia de una sola persona, sino que cualquiera pueda ejecutarlo con el mismo estándar y que la sede central pueda hacer seguimiento en tiempo real. Shopl integra las funciones de Informe, Field Report, Avisos y Encuesta para que los registros del local, los problemas detectados y los criterios operativos se gestionen desde un único lugar. Convierte el esfuerzo por reducir el desperdicio en algo más que una iniciativa temporal: construye un sistema de operación en el local que se mantenga sin importar quién esté a cargo.
