Crea estados personalizados y controla el flujo de cada solicitud

🤔 Gestionas las solicitudes y consultas de tus tiendas a través de un Field Report, pero a medida que se acumulan las publicaciones, se vuelve cada vez más difícil saber qué solicitudes siguen sin atender, cuáles están en proceso y cuáles ya fueron resueltas.

Avisaste al responsable, sí — pero ¿realmente se está avanzando? Para comprobarlo tienes que abrir cada publicación una por una. Y mientras tanto, hay solicitudes que se pierden sin que nadie las atienda.

¿Existe alguna forma de hacer seguimiento del avance de cada solicitud por etapa — y detectar de un vistazo qué tareas siguen pendientes?

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🙆 Con los estados personalizados del Field Report de Shopl, controla en qué etapa está cada gestión, desde que se recibe hasta que se cierra.

Define los estados que reflejan el flujo real de trabajo de cada Field Report y asígnalos a cada publicación para saber exactamente en qué punto está cada solicitud.

Así ninguna consulta, avería o petición de mejora se queda sin respuesta — todo queda registrado, trazado y gestionado de principio a fin.

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1. ¿Para quién es esto?

• Supervisores o gerentes que tienen que abrir cada publicación para saber si una consulta o reclamación fue atendida
• Coordinadores que necesitan hacer seguimiento estructurado del avance de incidencias en tienda: averías, solicitudes de mejora, problemas operativos
• Equipos donde varias personas comparten la gestión y es difícil saber quién está haciendo qué y en qué punto va cada caso
• Responsables de operación que mezclan solicitudes resueltas con pendientes y pierden el control de las prioridades

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2. Controla el avance de cada solicitud con estados personalizados

▪︎ Define los estados que se ajustan a tu flujo de trabajo real

Cada Field Report tiene su propio flujo de gestión — y los estados deben reflejarlo. Por eso, en Shopl puedes definir los estados exactos que necesita cada tablero.

Para un Field Report de averías en tienda, puedes establecer etapas como "Recibido → En revisión → En reparación → Completado". Para uno de solicitudes de mejora, algo como "Pendiente de revisión → En curso → Implementado → En espera" se ajusta mejor al proceso real.

De esta forma, el seguimiento no se queda en el momento en que llega la solicitud — queda registrado hasta qué etapa llegó, quién la gestionó y qué pasó después. Eso hace que la entrega entre responsables sea mucho más clara y sin fricciones.

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▪︎ Ve el estado de todas las solicitudes sin abrir una sola publicación​

Cada publicación muestra su estado directamente en la lista, así que no hace falta entrar una por una para saber qué está pasando.

Si llegan solicitudes de avería desde varias tiendas al mismo tiempo, puedes ver de un vistazo cuáles están "En revisión", cuáles están esperando confirmación y cuáles ya fueron cerradas.

Cuando un responsable actualiza el estado de una publicación, el cambio se refleja de inmediato en la lista — lo que significa que desde la oficina central puedes saber en todo momento qué solicitudes siguen activas y cuáles ya fueron resueltas, sin tener que preguntar.

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▪︎ Filtra por estado y enfócate en lo que aún necesita atención

Cuantas más publicaciones se acumulan, más importante es poder aislar rápidamente las que siguen sin resolver.

Con el filtro por estado del Field Report de Shopl, puedes ver solo las publicaciones que requieren acción — por ejemplo, las que están "En revisión" o "Pendiente de confirmación" — sin distraerte con las que ya están cerradas.

Si gestionas solicitudes de mejora de varias tiendas, puedes agrupar solo las que aún no han sido revisadas y asignarlas al responsable correspondiente, o separar las completadas de las incompletas para hacer una revisión periódica.

Esto elimina la necesidad de rastrear solicitudes dispersas en WhatsApp, correos u otros canales, y garantiza que ninguna tarea quede olvidada a mitad del proceso.

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3. Preguntas frecuentes

Q. ¿Puedo cambiar el orden de los estados o editar su nombre después de crearlos?

A. Sí. Desde la configuración del Field Report puedes reordenar los estados o editar sus nombres cuando lo necesites.

Si el flujo de trabajo cambia o aparece una nueva etapa en el proceso, puedes adaptar los estados sin problema.

Ten en cuenta que, si editas el nombre de un estado que ya está asignado a publicaciones existentes, el cambio se aplicará también a esas publicaciones. Por eso, cuando hagas modificaciones durante la operación, se recomienda informar al equipo responsable para evitar confusiones.

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Q. ¿Puedo recibir una notificación cuando cambie el estado de una publicación?

A. Sí. Puedes configurar notificaciones push o por correo electrónico para cada cambio de estado — y activarlas o desactivarlas por estado según lo necesites.

También puedes elegir quién las recibe: define los receptores para cada estado y asegúrate de que la persona adecuada se entere en el momento justo, sin depender de seguimientos manuales.

Los estados personalizados del Field Report de Shopl te dan visibilidad real sobre cada solicitud — desde que entra hasta que se cierra.

Consultas, averías, peticiones de mejora: lo importante no es solo recibirlas, sino asegurarse de que se resuelven. Con esta función, cada tarea queda trazada, asignada y controlada hasta el final.

Empieza a gestionar sin brechas: activa los estados personalizados en tu Field Report y no dejes que ninguna solicitud se pierda en el camino.