샤플 이용료 80% 지원 받기
채용 품의서는 어떤 조건으로 왜 사람을 채용하는지를 채용 전에 정리하고 부서와 경영진의 승인을 받기 위한 문서입니다. 채용 요청 부서, 채용 사유, 고용 형태, 예상 급여 수준을 미리 문서로 남겨두면 불필요한 채용을 막고, 채용 배경이 담당자마다 다르게 기억되는 일도 줄일 수 있습니다.
품의 단계에서 확정한 급여와 근무 조건은 이후 근로계약서 작성의 기준 자료로도 이어집니다. 채용이 확정되면 근로기준법 제17조에 따라 임금, 소정근로시간, 휴일 등 근로조건을 서면으로 명시해 근로자에게 교부해야 하고, 이를 지키지 않으면 같은 법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있는데요. 품의서에서 조건을 미리 정리해두면 이 서면(근로계약서)을 작성할 때 내용이 어긋나는 일을 줄일 수 있습니다.
단, 채용 품의서 자체가 법에서 정한 의무 서식은 아닙니다. 회사 내부 결재 규정에 맞게 항목과 절차를 자유롭게 구성해 운영하면 되고, 근로조건 명시 의무는 이후 근로계약서로 이행한다고 보시면 됩니다.
채용 품의서는 회사의 인사 규정과 결재 절차에 따라 다르게 구성할 수 있습니다. 다만 아래 항목을 포함하면 채용이 필요한 이유부터 실제 채용 조건까지 한 번에 확인하기 좋습니다.
채용 품의서에서 확정한 급여, 고용 형태, 근무시간, 채용 예정일 등이 실제 채용 과정에서 달라지는 경우가 있습니다.
특히 품의서 작성 당시 정한 급여와 실제 근로계약의 임금이 달라지는 일이 없도록 최종 근로조건을 다시 대조하는 과정이 필요합니다. 근로계약을 체결할 때는 근로기준법 제17조에 따른 주요 근로조건을 명시하고 서면을 교부해야 하므로, 품의서와 근로계약서의 내용을 함께 확인해보세요.
채용 품의서는 결재를 받는 데서 끝나는 것이 아니라, 왜 이 조건으로 채용을 결정했는지 확인할 수 있는 기록으로도 활용됩니다. 지원자의 개인정보가 담긴 만큼 열람 권한을 필요한 담당자로 제한하고, 불필요하게 오래 남지 않도록 보관 기간을 정해두는 것이 좋습니다.
채용 품의서를 그때그때 파일로 만들어 메일로 결재받고 계신가요? 채용이 있을 때마다 양식을 새로 만들고, 담당자가 결재자에게 파일을 보내 확인을 기다리다 보면 처리 속도도 느려지고 문서도 메일함 곳곳에 흩어지기 쉬운데요.
샤플 [보고서]를 활용하면 기존 양식 그대로 채용 품의서를 미리 만들어두고, 담당자가 사무실이나 현장 어디서든 모바일로 바로 작성해 제출할 수 있어요! 제출 여부는 실시간 알림으로 확인할 수 있고, 그동안 쌓인 품의 내역은 필요할 때 파일로 한 번에 다운로드할 수 있어 채용 기록 관리도 한결 수월해집니다.
채용 품의서 관리 부담을 줄이고 싶다면, 샤플의 [보고서]를 활용해 보세요!
