샤플 이용료 80% 지원 받기
회사 자산을 직원에게 대여할 때 구두로만 전달하면 시간이 지난 후 누가 어떤 물품을 가지고 있는지, 언제 반납해야 하는지 확인하기 어려워질 수 있습니다.
특히 업무용 노트북이나 태블릿처럼 직원이 장기간 사용하는 장비는 담당자가 바뀌거나 직원이 퇴사하는 경우 대여 이력을 다시 확인해야 하는데요. 이때 대여증에 물품 정보와 대여일, 반납 예정일 등을 남겨두면 대여 사실과 반납 조건을 한눈에 확인할 수 있습니다.
「민법」 제609조는 사용대차를 물건을 무상으로 사용·수익한 후 그 물건을 반환하기로 하는 계약으로 규정하고 있습니다. 대여증은 이러한 대여 사실과 조건을 문서로 남겨두기 위한 사내 관리용 문서로 활용할 수 있습니다.
다만 대여증 자체가 법정 서식이거나 반드시 작성해야 하는 문서는 아닙니다. 회사의 자산 관리 규정이나 별도 대여 기준이 있다면 해당 기준에 맞춰 작성하는 것이 좋습니다.
대여증은 '무엇을, 누구에게, 언제 빌려줬고 언제 돌려받기로 했는지' 확인할 수 있도록 작성하는 것이 핵심이므로, 아래의 항목이 포함되는 것이 좋습니다.
특히 노트북이나 태블릿처럼 같은 품목을 여러 대 보유하고 있다면 자산번호나 관리번호를 함께 기록하는 것이 좋습니다. 품목명만 적는 것보다 실제 대여한 물품을 정확하게 특정할 수 있기 때문입니다. 또한 대여 당시 물품 상태를 함께 기록해두면 반납 시 상태를 비교하기도 쉽습니다.
대여증에 적힌 품목과 수량이 실제 지급한 물품과 일치하는지 확인하세요.
특히 자산번호나 관리번호가 있는 장비라면 대여증과 자산대장의 정보를 함께 관리해야 어떤 물품이 누구에게 전달됐는지 확인하기 쉽습니다. 대여 담당자가 바뀌더라도 동일한 기준으로 대여 이력을 확인할 수 있습니다.
대여증을 작성하는 것만큼 실제 반납 여부를 기록하는 것도 중요합니다.
반납 예정일과 실제 반납일을 구분해 관리하고, 반납 시 물품의 상태도 함께 확인해두면 대여부터 반납까지의 이력을 남길 수 있습니다.
다만 직원에게 분실·훼손 비용을 일률적으로 부담시키는 등의 조건을 대여증에 임의로 정하는 것은 주의해야 합니다. 근로계약 불이행에 대한 위약금이나 손해배상액을 미리 정하는 것은 「근로기준법」 제20조에서 금지하고 있으므로, 관련 기준이 필요한 경우 회사의 취업규칙이나 자산 관리 규정, 개별 상황 등을 함께 검토해야 합니다.
직원마다 대여증을 따로 작성하고 파일로 받아 관리하고 계신가요?
샤플의 [보고서]를 활용하면 대여증을 원하는 양식으로 만들고, 직원이 필요한 정보를 직접 작성해 제출하도록 관리할 수 있습니다. 제출된 대여증은 한 곳에서 확인하고 취합할 수 있어, 직원별 대여 기록을 파일로 따로 받아 정리하는 번거로움을 줄일 수 있습니다. 필요한 경우, 관련 기록을 엑셀로 한 번에 내려받아 점검할 수도 있어요!
대여증 작성부터 제출·취합까지 한 번에 관리하고 싶다면, 샤플의 [보고서]를 활용해 보세요!
