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아래는 결근계에 꼭 포함돼야 하는 항목입니다.
항목이 누락되거나 사유가 불명확하면 추후 무단결근 여부를 다투는 분쟁에서 회사 측 입증 자료로 활용하기 어려워질 수 있으니, 제출 전 꼭 확인하세요.
결근 사유가 "개인 사정", "몸이 안 좋아서"처럼 포괄적으로만 적혀 있으면 무단결근인지, 불가피한 결근인지 판단하기 어렵습니다. 따라서 질병, 사고, 경조사 등 증빙이 필요한 사유인지 구체적으로 확인하고, 필요 시 진단서·확인서를 함께 보관해 두는 것이 좋습니다.
다만 연차휴가는 결근계 적용 대상이 아닙니다. 근로기준법상 근로자는 연차휴가 사용 시기를 직접 정할 수 있는 시기지정권을 가지므로, 취업규칙에서 정한 절차에 따라 적법하게 신청한 연차는 사용자의 별도 승인 없이도 정당한 휴가 사용으로 인정됩니다. 결근계는 연차 외의 사유로 출근하지 못한 경우에 작성하는 문서라는 점을 구분해 두는 것이 좋습니다.
취업규칙·복무규정에 결근계 제출 절차를 두고 있는 사업장이라면, 결근계는 원칙적으로 사전 승인을 전제로 합니다. 불가피하게 사후에 보고된 결근은 관리 기준이 다르게 적용될 수 있는데요. 예를 들어 근로자가 사용자에게 구두로 승인을 받았더라도 정해진 절차에 따라 사후에 결근계를 제출하지 않았다면 무단결근으로 처리될 수 있습니다. 따라서 결근계에 사전 승인 여부와 승인권자를 함께 남겨 두는 것이 좋습니다.
⚠️ 결근계 제출·승인 절차가 어떻게 적용되는지는 사업장의 취업규칙·복무규정에 따라 달라질 수 있으므로, 구체적인 징계·해고 처리 전에는 노무사 등 전문가와의 상담을 권장합니다.
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결근이 발생할 때마다 결근 사유는 메신저로, 기간은 메일로, 승인 여부는 구두로 흩어져 있다면 인사담당자는 같은 고민을 하게 됩니다. 이 결근이 승인된 결근인지, 무급 처리 대상인지, 급여·평가에 어떻게 반영해야 하는지를 한눈에 확인하기가 어렵죠. 이로 인해 결근 처리 기준이 직원마다 달라지거나, 급여 공제가 누락되거나, 무단결근을 잘못 판단하는 등 근태 관리 전반에서 불필요한 리스크가 발생할 수 있습니다.
샤플의 [보고서] 기능을 활용하면 결근계 작성부터 제출, 진행 상황 확인까지 한 흐름으로 관리할 수 있습니다. 담당자가 결근 기간, 사유, 증빙 제출 여부 등 필요한 항목으로 구성한 보고서를 발송하면, 근로자는 모바일에서 간편하게 결근계를 작성·제출할 수 있습니다. 제출된 문서는 실시간 알림으로 확인할 수 있고, 필요할 땐 수많은 보고서도 원하는 파일 형태로 한 번에 다운로드할 수 있어 누락 없는 기록 관리가 가능해집니다.
샤플로 결근계 발송부터 제출 현황 관리까지 한 곳에서 쉽고 빠르게 관리해보세요!
