비용 부담없이 샤플 이용해보세요! 지원금 보기
한낮의 뜨거운 태양이 여름이 왔음을 실감하게 하는 요즘입니다.
1년의 반이 지나가고 있는 지금, 초반에 계획하셨던 경영지원 업무들은 착착 진행하고 계신가요?저는 빠르게 돌아오는 부가세 신고, 분기 결산 시즌을 대비해 사전 작업을 해두려 노력하고 있습니다.
이번에는 새로운 회사에 첫 출근할 때 항상 세팅해 두는 것들과 평소 챙기려 신경 쓰는 것들을 글감으로 선정해 보았습니다.
어쩌면 당연한 이야기일 수도 있지만, 가장 기본적이고 당연한 것들이 오히려 소홀해질 때가 있더라고요. 이미 모두 실천하고 계신 분이라면 스스로를 칭찬해 주시고, 아직이라면 이번 기회에 업무 환경을 다시 점검해 보는 것도 좋겠습니다.
무엇보다 경영지원을 이제 막 시작하는 신입분들께 도움이 되길 바랍니다.
그럼, 경영지원 101 시작해 볼게요!
즐겨찾기는 지름길 같은 존재입니다.
루틴한 업무는 더 빠르게 접근할 수 있게 해 주고, 1년에 한두 번 필요한 정보를 찾을 때도 ‘어디서/어떻게 했더라…’ 하고 고민하지 않게 도와줍니다.
업무별·유형별로 폴더를 만들고, 각 사이트별로 활용 용도를 적어 놓으면 훨씬 빠르게 업무를 처리할 수 있습니다.
Tip) 국내 은행 사이트는 주기적으로 보안 프로그램을 업데이트하기 때문에, 한 번 즐겨찾기한 링크에서 인증서 로그인 오류가 발생할 때가 있어요!
따라서 즐겨찾기한 사이트도 주기적으로 삭제 후 새로 등록할 필요가 있습니다.
데이터의 중요성은 모든 직무에서 강조되지만, 특히 경영지원 직무에서 무궁무진하게 활용할 수 있다고 생각합니다. 경영지원은 다양한 데이터를 모을 수 있는 분야이기도 하고요.
‘데이터 분석과 활용’이라고 하면 거창하고 어렵게 느껴질 수 있는데요. 요즘은 관련 서비스가 잘 마련되어 있어서, 데이터 분석팀이 없어도 스스로 데이터를 어느 정도 활용할 수 있다고 생각합니다.
데이터 분석 관련 서비스 활용조차 막막하다면 우선 데이터를 쌓는 것부터 시작해 보세요. 쌓아 둔 데이터를 바탕으로 엑셀을 이용해 비교적 간단한 데이터 분석도 해 볼 수 있을 거예요.
예를 들어 HR 데이터를 가지고 보면,
• 포지션별 평균 채용 리드 타임은 얼마나 되는지,
• 직군별·성별·나이별·연차별 평균 연봉은 어떤지,
• 평균 근속 기간은 얼마나 되는지,
• 퇴사 사유는 무엇이 많은지 등
복잡하지 않더라도 유의미한 데이터들을 확인할 수 있습니다.
사실 저도 현재는 데이터를 쌓는 단계이지만, 열심히 모으고 분석해 가며 추후 의미 있는 결과가 나오면 공유드릴 기회가 있기를 바랍니다.
경영지원 업무는 반복되는 일이 많아 템플릿 활용이 필수입니다.
그 이유는 크게 두 가지입니다.첫째, 빠르고 효율적으로 일할 수 있습니다.둘째, 업무 이력을 찾기 쉬워집니다.
그럼 어떤 것들을 템플릿화해야 할까요?
일하다 보면 반복되는 일들이 보이기 시작할 거예요. 예를 들어 직원들의 구매 요청이나 주기적인 보고서 등이 있겠네요.
저는 직원들의 구매 요청 시 자사 서비스인 ‘샤플(Shopl)’의 ‘비용 정산’ 기능을 활용하고 있습니다. 샤플을 이용하면 근태 관리부터 총무 업무까지 부담 없이 처리할 수 있어 편리합니다.
현재 내부적으로 이런 서비스를 사용하지 않는다면, 전 직원이 쉽게 접근할 수 있는 방법을 찾아야 해요. 스프레드시트를 활용하거나, 사용 중인 메신저 내 workflow 기능을 활용해도 좋습니다.
공통된 양식을 설정하고, 모두가 접근 가능한 툴로 안내·관리하면 업무를 더 빠르고 능숙하게 처리할 수 있습니다.
효율을 높이는 두 번째 방법은 소통 규칙 만들기 입니다.
특히 1인 경영지원 담당자는 다양한 경로와 방식으로 질문이나 요청을 받을 일이 정~말 많습니다.
여유 있을 때는 괜찮지만, 업무가 몰리면 놓치기 쉽죠. 이럴 때 요청사항을 누락하지 않으려면 소통 규칙이 필요합니다. 소통 창구를 단일화하고, 업무 처리 기한과 필요한 정보를 규격화하여 통일된 방식으로 공유하도록 규칙을 정해보세요!
팀으로 일할 때는 회의나 업무 일지로 자연스럽게 해야 할 일이 정리되지만, 혼자 일하면 대표님과의 비정기적인 회의가 전부일 때가 많습니다. 업무가 다양하다 보니 정신없이 처리하다가 계획 없이 일하게 되고, 그렇게 업무 리스트는 잊히기 마련이죠. 🫠
아무리 바빠도 매일·매주·매월 해야 할 일을 체크하고 중간에 끼어드는 업무도 반드시 To Do로 기록해 두세요. 업무 누락 가능성을 1%라도 줄일 수 있습니다. 저는 출근 후 10분, 퇴근 전 10분 정도 To Do를 정리하는 시간을 꼭 가지길 추천합니다.
모든 직장인에게 To Do 관리는 필수지만, 1인 경영지원이라면 그 가치가 몇 배 더 커집니다. 업무 누락 방지는 물론, 총무 업무처럼 정량화 어려운 일들도 기록으로 남겨 두면 나중에 커리어를 정리할 때 큰 도움이 됩니다.
도와줄 사람 없는 1인 경영지원 담당자의 조력자는 기록을 잘해 둔 과거의 나뿐이랍니다.^^
경영지원 101의 마지막은 경영지원 업무의 필수 사이트 소개입니다.
*IT 기업 기준으로 자체 교육에 참고할 만한 사이트들입니다.
(아래의 사이트뿐 아니라 고용노동부에서도 여러 자료들을 올려주고 있어요!)
개인정보보호교육 - 개인정보 배움터
직장내성희롱예방교육 - 서울시평생학습포털
장애인인식개선교육 - 직장내장애인인식개선교육 이러닝 시스템
퇴직연금교육 - 각 퇴직연금 운용사의 교육 자료 활용
취업규칙 변경 신고, 노사협의회 등 법적 신고 의무는 해당 사이트에서 처리 가능합니다.
각종 고용지원금 신청, 임신·출산·육아 관련 신고 등은 여기에서 전부 해결할 수 있어요.
4대보험 관련 신고는 보험별 edi 에서도 가능하지만, 4대보험 정보연계센터에서도 통합 신고 가능합니다.
정부지원사업, 지원금 등 다양한 정책 소식을 한 눈에 확인할 수 있어요 👀
처음 해보는 업무에 당황스러울 땐? 샤플 블로그 하나로 전부 해-결! 샤플 블로그 인사이트에는 우리가 겪게 될 다양한 실무 사례가 가득합니다. 마른 땅에 단비 같은 꿀팁이 되어줄 거예요!
위에 소개드린 6개의 사이트는 반드시 즐겨찾기 해두기로 약속해요🤙
저는 지금까지 늘 사수 없이 혼자 일을 해 와서, 매번 미지의 세계를 탐험하듯 ‘0’에서 ‘1’을 만들어 왔어요. 그 덕분에 지금의 저를 만드는 좋은 자양분이 되긴 했지만… 굳이 그렇게까지 힘들 필요는 없다고 생각합니다. 😂
혹시 이번에 처음으로 경영지원 업무를 혼자 맡게 된 분이 계시다면, 이 글이 조금이라도 도움이 되었으면 좋겠어요. 이제 곧 반기 결산 등으로 바쁘고 뜨거운 여름이 시작될 텐데요,항상 건강 잘 챙기시고요!
저는 또 다른 글로 찾아올게요. 🙂
