여비교통비, 부가세 공제 가능한 항목은? 실무체크리스트 및 FAQ 모음

근로자가 출장을 가게 되는 경우, 숙식 및 이동 등에 대한 추가 비용이 발생합니다. 법적으로 회사는 근로자가 업무상 지출한 비용을 돌려줘야 하며, 이를 위해 체계적인 규정과 증빙 관리가 필수적인데요.

이번 글에서는 여비교통비의 개념과 종류부터 관리 시 알아야 할 체크리스트 3가지까지 살펴보도록 하겠습니다.

‍

1. 여비교통비의 개념

여비교통비란 근로자가 직무 수행을 위해 회사 밖에서 지출한 비용을 말합니다. 법적으로 회사는 직원이 업무상 사용한 비용을 돌려줘야 합니다(민법 제687조).

• 여비: 출장 시 발생한 식비·숙박비·일비 등
• 교통비: 지하철·버스·택시·고속버스 등 이동에 사용된 비용(일반적으로 하루 단위로 정산)

‍

2. 여비교통비의 종류 3가지

여비교통비는 지급 방식과 목적에 따라 아래와 같이 3가지로 분류됩니다.

① 실비 정산형

• 실제 사용 금액을 영수증 기준으로 지급
• 국내·해외출장 모두 보편적인 형태

‍

② 정액 지급형

• 식비·숙박비 등을 일정 금액으로 고정하여 지급
• 영수증은 필요 없으나 규정에 사전 명시 필수

‍

③ 자가운전 보조금

• 직원이 본인 소유 차량으로 업무를 수행할 경우 매월 정액 지급
• 월 20만 원까지 비과세

‍

3. 여비교통비 신청 시 필요한 서류

• 출장비를 사전에 지급해야 하는 경우, 직원은 출장여비 선급신청서를 통해 출장비를 미리 받을 수 있습니다.

▸ 출장여비 선급신청서 및 정산서 양식 무료 다운로드

‍

• 출장 후 사용한 비용을 정산할 때 직원은 여비교통비 신청서를 제출해야 합니다.

▸ 여비교통비 신청서 양식 무료 다운로드

‍

• 자가운전 보조금을 지급하기 위해 많은 회사가 실제 운행 기록을 확인하고자 차량 운행일지 제출을 요구합니다.

▸ 차량 운행 일지 양식 무료 다운로드

‍

‍

4. 여비교통비 부가세 공제 가능 여부

여비교통비의 부가세 공제 여부는 해당 비용에 부가세가 포함되어 있는지를 기준으로 판단합니다.

• 공제 가능한 항목: 숙박비, KTX·고속버스 (부가세 포함)
• 공제 불가능한 항목: 항공료, 시내버스, 지하철, 택시 (부가세 미포함)

이때, 숙박비는 세금계산서·현금영수증·법인카드 등 적격 증빙이 반드시 필요합니다.

‍

5. 여비교통비 관리 시 알아야 할 체크리스트 3가지

✅ 비과세 한도를 확인하세요.

출장 여비와 자가운전 보조금(월 20만 원 이내)은 비과세 근로소득으로 인정됩니다.

단, 아래 두 가지를 주의해야 합니다.

• 자가운전 보조금 20만 원 초과 시 전액에 대해 과세
• 비과세로 인정받기 위해 취업규칙·여비규정에 지급 기준 명시 필수

‍

✅ 적격 증빙 서류를 보관해야 합니다.

법인세 비용 처리를 위해 적격 증빙인 세금계산서, 현금영수증, 법인카드 전표 등을 보관해야 합니다(법인세법 제116조). 다만 자가운전 보조금과 정액 지급형 일당은 소득세 비과세 항목으로, 내부 규정 및 명확한 지급내역으로 증빙 가능합니다.

‍

✅ 사내 규정을 정비하세요.

여비교통비 규정이 명확하지 않으면 직원 간 형평성 문제, 세무조사 리스크, 비과세 부인 등의 문제가 발생할수 있습니다. 이때 규정에 포함하면 좋은 항목은 아래와 같습니다.

• 출장의 정의 및 승인 절차
• 식비·일비·숙박비 기준 및 상한
• 지급 방식(실비/정액)
• 교통수단 선택 기준
• 영수증 제출 여부

‍

6. 여비교통비 정산 FAQ

Q. 직원이 개인 카드로 결제했는데, 정산해도 되나요?

A. 네, 정산 가능합니다.

다만 출장 승인서 + 개인카드 영수증을 반드시 첨부해 정산하고, 회계상 ‘개인 선결제 후 정산’ 항목으로 구분해 처리해야 합니다. 또한, 사후 안내를 통해 재발 방지가 필요합니다.

‍

Q. 직원이 숙박비를 현금으로 결제했다면 어떻게 처리해야 하나요?

A. 원칙적으로 현금영수증 및 영수증을 발급해야 합니다.

만일 현지 발급 불가 등 불가피한 사유가 있다면 출장보고서·사진 등 보조 증빙을 통해 회계팀과 협의해 처리할 수 있으나, 세무 리스크가 발생할 수 있음을 안내해야 합니다.

지금까지 여비교통비의 개념과 종류, 신청 시 필요한 서류 및 부가세 공제 가능 여부와 관리 시 알아야 할 체크리스트 3가지를 살펴보았습니다.

여비교통비는 작은 비용 같아도 관리 기준에 따라 리스크가 크게 달라집니다. 따라서 담당자들은 이번 글을 통해 사내 규정을 점검하고, 보다 안정적인 비용 관리 체계를 갖추시길 바랍니다.

‍