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フランチャイズ加盟店の勤怠管理は、本部が統一した出退勤・スケジュールの基準を定め、勤怠の確定と承認は加盟店オーナーが担う体制を整えることで、本部と加盟店の役割を明確に分けることができます。本部は管理基準とツールを標準化して全体のステータスを把握し、加盟店オーナーは自分の店舗の勤怠を直接管理します。
この体制が整えば、Excelでデータを集計したり個別に連絡を取ったりしなくても、遅刻・欠勤が繰り返されている店舗をすぐに把握できます。この記事では、フランチャイズ本部が加盟店の勤怠を一元管理するために必要な要素を整理します。
フランチャイズの立ち上げ初期は、加盟店それぞれが独自のやり方で出退勤を管理しているケースが少なくありません。
紙の出勤簿、LINEでの報告、別途アプリ、Excelでの管理など方法がバラバラだと、10店舗分のデータをまとめるだけでも相当な手間がかかります。
同じ5分の遅刻でも、ある店舗では記録され、別の店舗では見落とされる状況が続くと、本部が全体のステータスを統一した基準で把握すること自体が難しくなります。
加盟店の勤怠ステータスをリアルタイムで把握するには、個別に依頼してデータを集める工程が必要になります。
週次・月次でまとめていると、対応のタイミングをすでに逃した問題が出てきますし、特定の加盟店で繰り返されている遅刻や無断早退も、かなり後になってから発覚することがあります。
こうした体制では、問題を未然に防ぐより、発生後の後手対応が繰り返されがちです。
出退勤記録が不正確だったり抜け落ちたりすると、手当の精算根拠が曖昧になります。
記録がなければトラブルが起きたときに事実確認が困難になり、方法がバラバラであれば本部が異常を察知するまでに時間がかかります。
一元的な勤怠管理の核心は、本部が基準とツールを標準化して全データを閲覧し、勤怠の確定と承認は加盟店オーナーが担う役割分担です。
加盟店オーナーが自店スタッフの勤怠を直接管理し、本部が全体ステータスを閲覧できる体制があって初めて、データが分散せず基準が一貫して保たれます。
店舗の外から不正に出退勤記録を残すことを防ぐには、実際の勤務地から出退勤したかどうかを確認できる認証方式を導入することが重要です。GPS位置認証やQRコードなど、勤務地と連動した方法を活用すれば、出退勤場所を記録に残し、虚偽打刻のリスクを抑えられます。
代理打刻が懸念される場合は、顔認証や別端末でのログイン通知など、本人確認を強化する手段を組み合わせることも検討できます。
予定されているスケジュールと実際の出退勤時刻を照らし合わせられる仕組みが必要です。
遅刻・早退・無断欠勤を手作業なしで確認でき、遅刻・早退が繰り返されている店舗を本部がすばやく特定できる体制を整えることが求められます。
月別の総勤務時間・超過勤務の発生状況・加盟店別の勤怠異常を自動で集計できることで、給与精算や社内の勤怠レビューに活用できます。
手作業でデータをまとめると、入力・集計の段階でミスが発生しやすく、必要なデータを確認するのにも余計な時間がかかります。
複数の加盟店の勤怠を統一基準で管理するには、拡張性から閲覧範囲、権限分掌、データセキュリティまで、あわせて確認しておく必要があります。
5店舗のときに導入したシステムが、50店舗に増えた後も同じように機能することが重要です。
新規店舗を追加する際に既存のスケジュールテンプレートや勤務ルールをそのまま適用しにくい構造だったり、全体ステータスを確認しにくい構造だったりすると、加盟店が増えるほど管理の空白はむしろ広がってしまいます。
加盟店別の当日の出勤状況、週次の勤務時間、月別の超過勤務発生履歴を、別途まとめる作業なしで本部の画面からすぐに確認できる必要があります。
さらにレポートとしてダウンロードできれば、給与精算や社内の勤怠レビューにもすぐに活用できます。
本部の人事担当者、スーパーバイザー、加盟店オーナー、店舗スタッフなど、それぞれの役割に応じてアクセス範囲を適切に設定する必要があります。
権限が細かく分けられていないと、センシティブな人事情報が不必要に露出したり、逆に必要な情報にアクセスできないといった問題が生じることがあります。
加盟店Aのスタッフデータが加盟店Bから閲覧できる状況は避けなければなりません。また、出退勤記録は手当精算や社内の勤怠レビューの根拠となるため、修正履歴とクローズ記録が残り、後から確認できる体制になっているかも確認が必要です。
Shoplでは、本部が定めた勤怠基準を全加盟店に同じ設定で適用できます。
加盟店オーナーはその基準の中で自店を運営し、本部はその結果を店舗別にリアルタイムで確認できます。
加盟店によって遅刻の判定が異なる主な原因は、基準がオーナーの裁量に委ねられていることです。
Shoplの【出退勤】では、スケジュール上の出退勤時刻を基準に、出勤・退勤として認める時間範囲を設定できます。認定範囲内の記録は定時出退勤として自動的に処理され、範囲を外れた記録だけが遅刻・早退としてカウントされます。本部が定めた基準を店舗ごとに一貫して適用できるため、判定のブレをなくせます。
また、遅刻・早退が発生した際にスタッフが理由を出退勤記録とあわせて入力できるため、本部は記録と理由をセットで確認できます。店舗ごとに個別に理由を聞いて再集計する手間がなくなり、特記事項を統一した形式で把握できます。
加盟店が増えるほど、店舗ごとにシフトを一から作成・管理する負担は大きくなります。Shoplの【スケジュール】では、勤務タイプをテンプレートとして作成して店舗別に管理し、繰り返し日程を活用してシフトを自動生成できます。スタッフが多い店舗はExcelで一括登録し、定期的なシフトはシステムが自動で展開します。
さらにスケジュールの割り当て規則を設定すれば、スタッフ・部署・期間・スケジュール別に勤務日程のルールを定め、シフト作成や変更の際にルール違反を検知できます。店舗担当者が自分でシフトを組む場合でも、本部が定めた勤務基準から外れた日程を減らすことができます。
加盟店が増えると、本部がすべての勤怠を直接処理するより、本部と店舗で管理範囲を分けながら、必要な情報は本部で確認できる体制が求められます。
Shoplでは、管理者・リーダーの権限に応じて勤務地と勤務情報を閲覧でき、特定の勤務地の出退勤・スケジュールのステータスも、権限を付与された管理者・リーダーが確認できます。これにより、センシティブな人事情報は権限別に閲覧範囲を管理し、加盟店間でスタッフの従業員情報が混在して見えないよう運用できます。
承認フローも管理範囲に合わせて運用できます。Shoplは承認の委任と自己承認防止機能を備えており、担当者が不在の際に承認業務を委任したり、本人が自分の申請を承認してしまう状況を防いだりできます。本部がすべての承認に直接関与しなくても、店舗単位の承認フローを一定の基準で維持できます。
精算や社内レビューに必要なデータは、【勤怠総合レポート】からすぐにダウンロードできます。
出退勤・スケジュール・休暇・超過勤務の記録を一つのExcelファイルで取得でき、必要な項目だけ選んでレポートを保存しておけば、毎月同じ形式で再出力できます。
複数店舗の勤怠ステータスを本部で確認したり、給与精算に必要なデータを準備したりする際も、必要な範囲だけ絞り込んで活用でき、加盟店ごとに異なる書式のファイルを受け取って統合する手間がなくなります。
勤怠が正常でも、店舗が基準どおりに運営されているかどうかは別途管理が必要な問題です。
Shoplの【やること】では、勤務地別に業務を割り当て、繰り返し発生する業務を決まったサイクルで配信できます。たとえばオープン・クローズ時の点検を勤務地別に毎日繰り返し配信して写真の提出を求めると、どの店舗が点検を完了したか一つの画面で確認できます。提出結果と完了率を確認し、未完了タスクへの通知も活用できるため、本部が店舗別の業務進捗を別途まとめることなく把握できます。
出退勤は出退勤、店舗業務は業務と別々に管理するのではなく、複数店舗の勤怠と現場業務を同じシステムで一元的に確認できるのが大きな強みです。
A. 使うこと自体は可能ですが、本部が複数の加盟店の勤怠を同一基準で管理しようとすると、データの集計や連携に追加の工程が発生します。
加盟店ごとに出退勤の記録方法や遅刻・早退の判定基準が異なると、本部でデータを比較・管理することも難しくなります。複数店舗を運営するフランチャイズであれば、本部と加盟店が同じ基準で勤怠を記録し、本部が必要なデータを一か所で確認できるシステムを整えることが重要です。
A. 一律に加盟店オーナーの同意が必要とは言い切れず、加盟契約の内容や本部・加盟店間のデータ管理の範囲によって確認が必要です。
本部が加盟店スタッフの勤怠データを閲覧・管理する体制をとる場合、誰がどのデータをどのような目的で管理・活用するのかを、導入前に明確にしておくことが重要です。特に位置情報や顔認証情報など追加の個人情報を取り扱う場合は、適用される国・地域の個人情報保護基準や通知・同意の要件を別途確認してください。
Shoplでは、本部と加盟店の役割に合わせて管理者・リーダー別の閲覧・管理権限を設定できるため、実際の運営体制に沿ってデータのアクセス範囲を決めて活用できます。
A. 店舗数そのものより、複数店舗の勤怠を同一基準で確認・管理する必要があるかどうかを基準に判断することをおすすめします。
店舗数が少なくても、本部で出退勤記録を確認したり給与精算に必要なデータをまとめたりする必要があるなら、一元管理システムの活用価値は十分あります。
A. 勤怠データをデジタルで記録しておけば、精算に必要な出退勤・勤務データを閲覧・ダウンロードして給与精算の資料として活用できます。
ただし、勤怠データそのものが給与計算の結果を意味するわけではないため、実際の給与算定方法と必要な項目は、会社の給与基準に従って別途確認が必要です。
Shoplでは、出退勤データを期間別に閲覧し、出退勤記録・遅刻・早退・実際の勤務時間などのデータをダウンロードできます。また、経理・給与精算に必要な勤怠データのダウンロードとERP連携もサポートしています。
A. 虚偽打刻を抑制するには、出退勤した場所と本人確認を同時に行える認証手段を組み合わせることが有効です。
店舗の外からの打刻を管理するにはGPSやQR認証を活用し、代理打刻が懸念される場合は本人確認手段を追加で適用できます。
ShoplはGPSとQRによる勤務地の位置認証に対応しており、顔認証を選択的に追加することもできます。特にQR出退勤はQR認証とGPS認証を同時に行うため、登録済みの勤務地から打刻したかどうかを確認でき、別端末でログインした際にはリアルタイムで通知を受け取ることもできるため、不正・虚偽打刻を効果的に防止できます。
フランチャイズの勤怠管理には、本部が定めた勤怠基準を各店舗に統一して適用し、店舗側は必要な業務をこなしながら、本部は全体のステータスとデータを確認できる体制が必要です。
Shoplは、出退勤・スケジュールから権限管理、勤怠データの閲覧・ダウンロード、店舗別のやること管理まで、一つのシステムで運用できる環境を提供しています。加盟店が増えても、店舗ごとにバラバラな方法で記録を集めるのではなく、本部と加盟店が同じ基準で勤怠を管理できる仕組みを構築しましょう。
