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2026年現在、勤怠管理システムをオンプレミス型とクラウド型（SaaS）のどちらで導入すべきかは、自社のIT運用体制とセキュリティポリシーによって異なります。どちらが一概に安全とは言い切れません。
専任のIT担当者がいて、データの保管環境を自社で直接コントロールする必要がある場合は、オンプレミス型が適しているかもしれません。一方、IT専任者を置く余裕がない場合は、ベンダーのセキュリティ体制をしっかり確認したうえでクラウド型を選ぶのが現実的な判断です。
この記事では、両方式のセキュリティ・運用特性を比較し、システム選定前に確認すべきチェックリストを整理します。
勤怠管理システムを導入すると、従業員の出退勤時刻・位置情報・勤務パターンといった個人データがシステムに蓄積されていきます。
つまり、データをどこに・どのように保存・管理するかがセキュリティの核心です。
オンプレミス型の強みは、サーバーとデータ保管環境を自社で直接コントロールできる点です。ただし、セキュリティパッチの適用・ファイアウォールの設定・内部アクセス制御まで、すべて自社が責任を持つ必要があります。担当者のミスやセキュリティアップデートの遅れが、かえって脆弱性を生む可能性もあります。
クラウド型では、インフラとセキュリティ運用の多くをベンダーが担います。ただし、管理者アカウントとアクセス権限の管理は引き続き自社の責任です。また、セキュリティ認証や外部監査の有無はサービスによって異なるため、必ず個別に確認が必要です。データ処理に関する責任と役割が契約書に明確に定義されているかどうかも、あわせてチェックしてください。
オンプレミス型は、サーバーの購入・ネットワーク構築・定期的なメンテナンスを担う人材が欠かせません。専任のITチームがない組織では、運用負担がかなり大きくなります。障害発生時の迅速な対応が難しくなるケースもあり、システムのアップグレードに追加費用がかかることもあります。
クラウド型は、サーバーとインフラの維持・管理をベンダーが担うため、自社でサーバーを構築したりパッチを適用したりする手間を大幅に減らせます。
クラウド型を導入する前に、以下の項目をベンダーに確認してください。
システムを選ぶとき、「セキュリティは万全です」というベンダーの言葉だけでは不十分です。具体的な技術仕様と運用体制を自分の目で確かめる必要があります。
出退勤記録と位置情報は、特定の従業員を識別できる個人データです。データの転送中・保存時の両方に暗号化が適用されているかを確認してください。管理者アカウントの権限を役割ごとに細かく設定できるか、アクセスログが記録されるかも重要な判断基準です。
不要な権限が複数の担当者に共有された状態が続くと、内部からの情報漏洩リスクが高まります。店舗別・部門別のデータを担当者だけが閲覧できるよう制限できるシステムかどうかを必ず確認しましょう。
勤怠記録の信頼性も、セキュリティの重要な要素です。GPS位置情報の偽装・なりすまし打刻・QRコードの使い回しといった不正に対して、どれだけ強固な対策が取られているかを確認する必要があります。
位置範囲をあらかじめ設定したり、特定の端末からのみ打刻できるよう制限したりする機能があるかチェックしてください。
システム障害や災害が発生した際にデータを復旧できるかどうかも、必ず確認すべき点です。バックアップの頻度・目標復旧時間（RTO）・目標復旧時点（RPO）をベンダーに直接確認してください。
クラウド型の場合は、サービスレベル契約（SLA）に明記された稼働率の保証水準と、障害発生時の通知・対応フローもあわせて確認しておくと安心です。
ITインフラ・セキュリティ責任・導入スピード・費用・保守・拡張性の観点から、両方式の主な違いを比較すると以下のとおりです。
専任のセキュリティ担当者がいて、社内ポリシーや業界規制によりデータの保管・処理方式を自社で管理する必要がある場合は、オンプレミス型が適しているかもしれません。
一方、サーバーやセキュリティ環境を自社で運用できる人材がいない場合は、専門的なセキュリティ体制を持つベンダーにインフラ運用を任せられるクラウド型が現実的な選択肢です。
オンプレミス型は、構築範囲によっては安定稼働まで数カ月かかることもあり、社内ITチームの継続的な関与が必要です。
人事担当者がシステム管理より本来の人事業務に集中したい場合は、クラウド型が現実的な選択です。
オンプレミス型は初期投資が大きく、その後のアップグレードや障害対応にも別途費用が発生することがあります。
クラウド型はサブスクリプション型課金でコストを見通しやすく、基本的な保守はベンダーが担当します。ただし、カスタマイズや外部システム連携の費用が含まれるかどうかは、契約条件を必ず確認してください。
複数拠点にまたがって運営しているか、今後の拡大を見据えている場合は、追加サーバーなしで拠点や利用者を増やせるクラウド型が運用負担の面で有利です。
Shoplの出退勤管理は、GPS・Wi-Fi・QRを組み合わせて勤務地の位置を確認し、端末との1対1紐付けにより登録済みの端末からのみ打刻できるよう制限できます。本人確認をより厳格にしたい場合は、AIによる顔認証をオプションで追加することも可能です。特にGPSとQRを組み合わせて使用すると、店舗付近にいることの確認にとどまらず、指定のQRをスキャンしてGPS認証まで完了しないと打刻できない仕組みを設定できます。
打刻漏れも個別に管理できます。たとえば従業員が退勤打刻を忘れた場合、会社のポリシーに応じて自動退勤処理を設定でき、自動処理された記録は別途表示されるため管理者が一目で確認できます。出退勤記録はリアルタイムで保存されるため、管理者はダッシュボードから従業員別の勤務状況と記録をすぐに把握できます。
Shoplの出退勤管理は「時刻を記録する」だけでなく、「どこで・誰が打刻したか」「記録の抜け漏れがないか」まで一元管理できます。複数店舗の出退勤を本社でまとめて管理する企業にとっては、店舗別の記録を個別に収集して確認する手間も大幅に削減できます。
複数拠点の勤怠データを一カ所に集めたとき、すべての担当者がすべてのデータを見られる状態になっていると、それ自体がセキュリティリスクになります。本社担当者は全体のステータスを把握する必要がありますが、店舗管理者や現場リーダーには担当組織に必要な情報と業務権限だけを付与するかたちで、アクセス範囲を適切に分けることが重要です。
Shoplではメンバーを管理者・リーダー・従業員に区分し、リーダーは自分が管理するグループと下位グループの従業員情報を参照できるよう権限設定されます。管理者は会社全体に対する管理権限を持ち、不要になった場合はその権限を解除することもできます。つまり、担当者が変わるたびにファイルを受け渡したり回収したりするのではなく、システム上で管理範囲を変更するだけでアクセス権限を適切に管理できます。
承認の権限も管理権限とは独立して設定できます。たとえば休暇や超過勤務などの申請を特定のリーダーが審査できるよう承認の権限を付与したり、そのグループに承認できるリーダーがいない場合は上位グループの承認者に申請が自動転送されるよう設定したりすることが可能です。データを閲覧できる人と実際に承認できる人を分けることで、業務範囲に応じた適切な権限を付与できます。
勤怠管理システムのセキュリティを評価する際は、データベースが安全に保護されているかだけでなく、実際の使用者がデータを参照したり外部に持ち出したりするプロセスまで、どのように制御されているかを確認する必要があります。
Shoplはデータの保存・転送における暗号化技術を適用し、DB・ログ・バックアップデータへのアクセスを制御するなど、データ保護の仕組みを整えています。また、外部の専門機関によるセキュリティ検証を定期的に実施しており、導入前に公開されているセキュリティポリシーと検証履歴を確認することができます。
さらに、実際の利用環境で起こりうる情報漏洩も個別に制御できます。会社ポリシーに応じて、許可されたIPアドレスからのみPCでのログインを許可したり、モバイルでは画面キャプチャや録画を制限したりすることが可能です。文書のダウンロードをブロックして個人端末へのファイル保存を防いだり、ファイルのリンク共有を制限して外部への情報流出経路を遮断したりもできます。
Shoplを使えば、保存されたデータの保護からログイン・画面閲覧・文書のダウンロード・ファイル共有まで、データが利用されるあらゆる場面でのアクセスと漏洩リスクを段階的に管理できるようになります。
オンプレミス型ではサーバーとネットワーク環境を自社で構築・維持しなければなりませんが、Shoplは専用サーバーなしでクラウド上に勤務地とメンバーを登録し、出退勤を管理できます。複数拠点を持つ企業では、システム導入後も新しい店舗やメンバーが随時追加されていくケースが多いですが、Shoplでは既存の管理環境に勤務地とメンバーを追加するだけで運用できるため、拠点が増えるたびに専用サーバーを用意する手間を省くことができます。
また、既存の入退室管理システムを維持しながらShoplと連携したり、ERP・人事システムと連携して現在の業務環境に組み込んだりすることも可能です。新しい勤怠管理システムを導入するために既存のインフラをすべて入れ替える必要はなく、現在の運用環境に必要な勤怠管理機能を追加するかたちで導入できます。
A. はい、可能です。
ただし、クラウド型だからといってセキュリティレベルが自動的に保証されるわけではありません。ベンダーの暗号化・アクセス権限管理・バックアップ・障害対応体制を必ず確認してください。
セキュリティ認証や外部監査の有無はサービスによって異なるため、直接問い合わせたうえで、データの保存場所とデータ処理契約の内容もあわせて確認しましょう。
A. はい、可能です。
退職処理した従業員の情報は在職者と分けて管理され、必要な場合は権限を持つ管理者のみが参照できます。
退職者の個人情報を安全に保管しながら、再入社の際に既存情報を再利用することもできます。
A. 一般的にはベンダーのサーバーに保存され、アクセス権限が付与された使用者のみが閲覧できるよう管理されます。
ただし、暗号化の適用範囲や保管方式はサービスによって異なるため、契約書やデータ処理に関する文書で、処理目的・保有期間・契約終了時の返還・削除手順および責任範囲を必ず確認してください。
A. まず以下の5点を確認してください。
① データ転送・保存における暗号化の有無、② 管理者の役割別アクセス権限の細分化が可能かどうか、③ 出退勤記録の位置・本人確認方式（位置範囲の制限・端末指定・顔認証など）、④ データバックアップの頻度と障害復旧体制、⑤ データ処理の責任と契約終了時の返還・削除手順。これらの項目をベンダーに直接確認し、契約書に明文化されているかを確かめるのが最も確実な方法です。
勤怠管理システムは、オンプレミス型とクラウド型のどちらが一概に優れているわけではありません。自社のIT運用体制・セキュリティポリシー・管理すべき拠点の規模に合わせて、データ保護と運用負担の両面から検討することが大切です。
特に複数拠点の勤怠を管理する場合は、サーバー環境だけでなく、出退勤記録の信頼性・担当者別のアクセス権限・データ保護体制・障害対応とシステム運用方式まで、総合的に確認する必要があります。
Shoplは専用サーバーなしで複数拠点の出退勤記録を管理でき、勤務地・本人確認から担当者別の権限設定、データ保護まで、ひとつの環境でまとめて運用できます。勤怠管理システムの導入を検討しているなら、まず自社に必要なセキュリティと運用基準を整理したうえで、各システムがその基準を満たしているか比較してみてください！
