Digitalización del control de calidad cosmético: hacia una gestión sin papel

Resumen

El equipo de control de calidad de la marca C enfrentaba dificultades para gestionar cientos de informes en papel al día, desde inspecciones de etiquetas hasta registros logísticos. Muchos trabajadores en planta tenían dificultades con herramientas digitales como Excel, y el uso de ordenadores era poco práctico. Gracias a Shopl, digitalizaron toda la documentación y adoptaron una solución móvil que funciona para el equipo de campo y el administrativo.

“Con Shopl, el proceso de documentación es más fluido, la comunicación es rápida y ahora podemos centrarnos en lo que realmente importa.”

— Jefe del equipo de calidad, marca C —

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Retos

• Flujos de trabajo en papel poco eficientes: Cada envío requería informes escritos a mano para inspecciones y registros, que el equipo de calidad revisaba manualmente. Buscar documentos antiguos era tedioso e ineficiente.
• Barrera tecnológica en planta: Muchos trabajadores tenían dificultades con Excel y no se podían instalar PC o tablets en las áreas de inspección.
• Retrasos y errores en la comunicación: Los informes escritos debían corregirse y transferirse entre equipos, lo que causaba retrasos y malentendidos.

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Soluciones

1. Informes fáciles desde el móvil para el personal en planta

Con Shopl, los trabajadores completan listas de verificación y registros desde su teléfono. Su interfaz intuitiva facilitó el cambio incluso para empleados mayores. Las plantillas personalizadas permiten agregar notas, subir imágenes y realizar actualizaciones en tiempo real.

2. Supervisión en tiempo real para el equipo de calidad

Los informes enviados desde Shopl están disponibles al instante en formato digital. El equipo puede revisar, aprobar y supervisar los datos sin depender del papel. Los informes también se pueden exportar a Excel para análisis o auditorías internas.

3. Plantillas personalizadas y almacenamiento centralizado

Se crearon plantillas flexibles con campos para imágenes, fechas, listas de verificación y comentarios. Todos los informes se almacenan de forma segura y pueden consultarse en segundos. Los comentarios dentro de cada informe permiten resolver incidencias de forma rápida.

“Antes dependíamos de listas en papel y mucha comunicación informal. Con Shopl, todo es más sencillo, organizado y eficiente.”

— Jefe del equipo de calidad, marca C —

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Resultados

• 70% menos tiempo dedicado a informes y seguimiento
• 100% de los registros de etiquetas y envíos gestionados digitalmente
• Mejor comunicación y resolución más rápida entre campo y oficina

“Incluso los miembros del equipo acostumbrados al papel se adaptaron rápido gracias a la interfaz intuitiva de Shopl.”

— Jefe del equipo de calidad, marca C —

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