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En 2026, las tiendas propias y las franquicias responden a estructuras de gestión distintas. Aunque compartan un mismo sistema de control de asistencia, conviene separar quién tiene autoridad de aprobación y hasta dónde llega el acceso a los datos de cada tipo de tienda.
En las tiendas propias, la sede central —o un administrador designado por ella— es quien revisa y aprueba los registros de asistencia. En las franquicias, en cambio, es el propio franquiciado quien contrata y gestiona a su equipo, por lo que el responsable de la tienda debería ser quien apruebe la asistencia, mientras la sede accede solo a la información que le corresponde según su rol.
Aunque el método de fichaje sea el mismo en toda la Marca, si no se delimitan claramente la autoridad de aprobación y el acceso a los datos, nadie tiene claro quién debe aprobar cada solicitud. Además, los responsables de tienda podrían ver información de otras tiendas sin que eso sea necesario ni conveniente.
En este artículo explicamos por qué es importante separar la gestión de asistencia entre tiendas propias y franquicias, y cómo estructurar esa separación tanto al elegir un sistema como al ponerlo en marcha.
Las tiendas propias las opera directamente la sede central, que asume la contratación, los salarios y la supervisión del personal.
Las franquicias, en cambio, suelen ser los propios franquiciados quienes contratan y gestionan a sus empleados.
Por eso, aunque todas las tiendas pertenezcan a la misma Marca, el responsable de revisar y aprobar la asistencia es diferente en cada caso.
El equipo de RRHH de la sede necesita una visión consolidada de la Asistencia y las Horas extras de todas las tiendas propias.
Los responsables de franquicia, en cambio, solo deberían acceder a la información de su propia tienda: lo justo para gestionar a su equipo de forma efectiva.
Si no se establecen estos límites de acceso, los responsables de tienda pueden terminar viendo datos de otras tiendas que no les corresponden, lo que genera confusión y posibles problemas de confidencialidad.
Cuando los Datos de tiendas propias y franquicias conviven sin separación, la sede pierde capacidad de seguir la Tendencia de Asistencia y Horas extras de las tiendas de las que es directamente responsable.
El punto de partida es asignar cada empleado claramente a su tienda, sin mezclar equipos.
Si los empleados de tiendas propias y los de franquicias quedan en el mismo Grupo, resulta muy difícil controlar quién puede ver qué y delimitar el alcance de la gestión de asistencia.
Lo recomendable es designar un responsable por tienda y definir con precisión qué Miembros puede gestionar cada uno.
Las solicitudes de Editar horario, Día libre y Solicitar horas extras también deben tener aprobadores distintos según el tipo de tienda.
En las tiendas propias, aprueba la sede o un administrador designado; en las franquicias, aprueba el responsable de la propia tienda.
Sin esta separación, las solicitudes se acumulan sin respuesta o se procesan con retrasos porque nadie tiene claro quién debe aprobar cada una.
Los márgenes de tolerancia para registros de entrada/salida o las reglas sobre Horas extras pueden ser distintos en tiendas propias y franquicias, y el sistema debe permitir aplicar cada configuración por separado.
Así, las diferencias reales en la forma de operar de cada tipo de tienda quedan reflejadas directamente en el sistema, sin necesidad de soluciones manuales.
A continuación se resume cómo se estructura la gestión según el tipo de tienda:
El sistema debe permitir gestionar los Miembros y los Datos de asistencia de forma independiente para cada tienda.
Si se centralizan los registros de varias tiendas en una sola plataforma, comprueba que ofrezca filtros detallados y separación de permisos por tienda, no solo una vista global.
Verifica que la sede pueda acceder a los Datos completos de asistencia de las tiendas propias y, en el caso de las franquicias, solo hasta donde marquen los permisos definidos.
A medida que crece la red de tiendas, esta configuración de acceso se vuelve cada vez más crítica para mantener el orden.
Asegúrate de que el sistema admita métodos de verificación de ubicación como GPS o código QR para confirmar que el empleado está en su Lugar de trabajo.
También es importante poder comparar el horario previsto con el Registro de asistencia real: si ambos están en el mismo sistema, el responsable evita tener que cruzar Archivos manualmente para detectar diferencias.
Si la asistencia se gestiona de forma aislada, cualquier cambio de horario o instrucción operativa hay que enviarlo por un Canal separado —WhatsApp, correo, etc.—, lo que genera desconexión e inconsistencias.
Un sistema que integre asistencia, horarios y Avisos en un solo lugar reduce esa fragmentación y facilita que toda la red opere con los mismos criterios.
Cuando una organización combina tiendas propias y franquicias, no basta con separar los Miembros por tienda: también hay que definir con precisión quién aprueba qué tipo de solicitud, y que esa estructura refleje fielmente cómo funciona la organización. Shopl organiza Miembros y Lugares de trabajo a partir del organigrama (Grupos), y permite configurar el Líder del Grupo y la autoridad de aprobación en cada nivel, lo que hace posible gestionar toda la red —tiendas propias y franquicias— desde un único sistema.
A medida que crece la red, registrar empleados no es suficiente: lo verdaderamente crítico es tener claro a qué tienda pertenece cada persona y quién la gestiona.
En Shopl, al registrar a un Miembro, se configura a la vez su Grupo afiliado, si es Líder y su autoridad de aprobación. También es posible asignarle un Horario de trabajo predeterminado y un Lugar laboral fijo directamente en su Información de miembros, de modo que la Información laboral de cada empleado queda centralizada en un único perfil. Para equipos grandes, Shopl permite importar y actualizar la información de múltiples Miembros —incluidos sus Lugares de trabajo— mediante Añadir en bloque con Excel.
Al crear Grupos separados para tiendas propias y franquicias, la responsabilidad de gestión de cada tienda queda reflejada directamente en el organigrama del sistema.
Que tiendas propias y franquicias tengan aprobadores distintos no es algo que se resuelva solo creando varias cuentas de administrador. Hay que definir quién aprueba cada tipo de solicitud: Editar horario, Editar Entrada/Salida, Día libre, Horas extras.
En Shopl, la estructura de aprobación se basa en el organigrama. Cuando un Miembro envía una solicitud a través de Pida Aprobación, esta llega al líder del Grupo que tiene autoridad de aprobación. Si no hay ningún aprobador en ese Grupo, la solicitud escala automáticamente al líder del Grupo superior más cercano. También es posible designar como Aprobador a un líder de otro Grupo distinto cuando la operativa lo requiera.
Por ejemplo, los cambios de horario en una franquicia los puede aprobar el responsable de esa tienda, mientras que las solicitudes de Día libre o Horas extras que requieran visto bueno de la sede pueden escalar hasta los niveles superiores que se hayan configurado. Para Días libres y Horas extras, Shopl permite configurar hasta 3 niveles de aprobación, lo que hace posible cadenas como: Líder del Grupo → Líderes de grupos superiores → responsable de RRHH.
Si las tiendas propias y las franquicias funcionan de forma diferente, aplicar las mismas reglas de Tarde o las mismas políticas de Horas extras a todas no tiene sentido.
En Shopl, el Periodo de gracia para registros de entrada/salida se puede configurar de forma distinta para Todos los empleados, un Grupo específico o por Posición. Esto permite, por ejemplo, aplicar márgenes de tolerancia diferentes a las tiendas propias y a las franquicias sin necesidad de gestionar dos sistemas separados.
Los horarios también se gestionan con flexibilidad: cada Miembro puede tener su Horario de trabajo predeterminado y Lugar de trabajo asignados, y los horarios se administran tanto Por miembro como Por grupo. Los líderes y Administradores pueden revisar el calendario de su equipo y aprobar o Rechazar las solicitudes de cambio, de modo que el horario planificado y el proceso de aprobación real están siempre sincronizados.
Cuando la red crece, enviar el mismo comunicado a todas las tiendas sin distinción no es suficiente: lo importante es que cada persona reciba exactamente la información que le corresponde.
Desde [Avisos y Encuestas] en Shopl, es posible segmentar cada aviso por tienda y por nivel de cargo, de modo que solo llegue a las personas correctas en cada tienda. Además, se puede consultar quién ha Leído el aviso y reenviar la notificación a quienes aún no lo han hecho, lo que garantiza que las instrucciones de la sede llegan de verdad a cada punto de venta.
Por ejemplo, las directrices operativas de la sede pueden enviarse exclusivamente a los responsables de tienda, mientras que las instrucciones de turno llegan solo a los empleados de la tienda afectada.
A. Sí, es perfectamente posible.
La clave no está en tener sistemas separados, sino en que un mismo sistema permita diferenciar Miembros, permisos y alcance de la gestión según el tipo de tienda y su estructura operativa.
Si el sistema permite delimitar el ámbito de gestión por tienda y que la sede acceda solo a la información que le corresponde, tiendas propias y franquicias pueden coexistir sin problemas en una misma plataforma.
A. Sí, es posible.
Si el sistema permite asignar un líder y una autoridad de aprobación por Grupo, y designar como Aprobador a Líderes de grupos superiores o a un Líder específico según la estructura operativa, entonces la cadena de aprobación puede ser distinta para tiendas propias y franquicias.
En Shopl, las estructuras de aprobación para Editar horario, Día libre y Horas extras se configuran de forma independiente, y los líderes con autoridad de aprobación pueden aprobar o Rechazar cada solicitud desde la plataforma.
A. Sí, es posible.
Los márgenes de tolerancia para registros de entrada/salida y los criterios de Horas extras se pueden configurar de forma diferente para tiendas propias y franquicias según las necesidades operativas de cada una.
En Shopl, la función [Asistencia] permite definir el Periodo de gracia para registros de entrada/salida por Grupo y Posición, mientras que desde [Editar horario] se gestionan las Horas extras Por empleado y Por grupo.
A medida que crece la red de tiendas, no basta con centralizar los Datos de asistencia en un solo lugar. Hay que tener claro quién gestiona a cada Miembro, quién aprueba cada solicitud y qué criterios de trabajo se aplican en cada tienda. Solo así se pueden delimitar con claridad las responsabilidades de la sede y de cada punto de venta.
Shopl permite asignar Miembros y líderes por Grupo, configurar la autoridad de aprobación y la cadena de aprobación, gestionar el Periodo de gracia para registros de entrada/salida y los horarios por Grupo, y enviar Avisos de la sede segmentados por tienda y nivel de cargo. Mantén separadas las estructuras operativas de tiendas propias y franquicias y gestiona toda la asistencia desde un único sistema.
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