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Cambiar de sistema de gestión de asistencia implica mucho más que instalar un software nuevo. Lo primero es garantizar que ningún registro se pierda en el proceso y que los datos migrados coincidan exactamente con los originales. Para lograrlo, hay que definir el alcance de conservación y designar responsables antes de la migración, identificar qué datos se van a trasladar y revisar los criterios de cálculo de horas de trabajo. Después, se comparan los totales de registros, se realiza una verificación cruzada y, una vez completada la transición, se revisan los permisos y los informes. Los datos que no puedan trasladarse al nuevo sistema deben exportarse en formato Excel o CSV y conservarse por separado, conforme a los requisitos de retención aplicables a cada tipo de documento en tu organización.
Cambiar de sistema de gestión de asistencia no es simplemente reemplazar un software. El registro de asistencia es la base para el cálculo de salarios y, en muchos casos, está sujeto a requisitos legales de conservación.
Si hay omisiones en la fase de preparación previa a la migración, puede ser muy difícil recuperar esa información una vez completada la transición. Ten mucho cuidado en esta etapa.
Primero, revisa los requisitos de retención según el tipo de documento y delimita qué registros se migrarán y cuáles se guardarán por separado, incluyendo los de empleados activos con larga trayectoria y los de retirados.
Comprueba de antemano qué período cubre la exportación del sistema actual y en qué formatos está disponible (Excel, CSV o PDF para consulta), y verifica si es posible extraer los datos del período completo en partes.
Una vez finalizado el contrato con el proveedor actual, el acceso al sistema puede quedar restringido o los datos pueden eliminarse. Por eso es imprescindible descargar todos los datos del período completo antes de que venza dicho contrato.
Asigna un responsable principal para la migración y distribuye las tareas entre el equipo de RR. HH. y los responsables de cada tienda o sucursal para llevar a cabo la verificación.
El proceso recomendado es: extracción de datos → limpieza y formato → importación al nuevo sistema → verificación.
Si es posible, mantén ambos sistemas operando en paralelo durante al menos un ciclo completo de cierre de nómina para poder comparar los resultados antes de desactivar el sistema anterior.
Los datos a migrar se pueden dividir en tres grandes categorías.
Lo esencial son los registros diarios de entrada y hora de salida, las Horas laborales reales y la distinción entre horas extra, nocturnas y en días festivos.
Si utilizabas un sistema basado en horario, también debes exportar el horario asignado por empleado, ya que sin ello los resultados del cálculo de horas de trabajo tras la migración podrían no coincidir con los del sistema anterior.
Los registros de vacaciones utilizadas, bajas por enfermedad, permisos especiales, salidas anticipadas y llegadas tarde son la base para los descuentos salariales y la liquidación de días libres.
El historial de correcciones y aprobaciones se genera automáticamente en el sistema anterior y puede ser difícil de trasladar al nuevo en el mismo formato. Verifica si el sistema actual permite exportar ese historial por separado. Lo que no pueda migrarse debe guardarse aparte, y el historial generado a partir de la fecha de transición se gestionará directamente en el nuevo sistema.
Para registros como las bajas por enfermedad, que pueden estar vinculados a información de salud, se recomienda migrar únicamente el tipo de ausencia y la fecha, y gestionar los documentos justificativos por separado, limitando el acceso a quienes estén autorizados.
El Registro de asistencia solo tiene sentido cuando está vinculado al ID del empleado, la estructura organizativa y la información del lugar de trabajo. Si estos datos no están correctamente configurados en el nuevo sistema antes de importar los registros, los registros de asistencia no tendrán ningún sentido.
Asegúrate de organizar la información básica de cada empleado (número de personal, nombre, departamento y lugar de trabajo) junto con la jerarquía organizativa, y registrarlos en el nuevo sistema antes de iniciar la importación de registros de asistencia.
Si los dos sistemas usan parámetros distintos, el mismo registro de asistencia puede dar lugar a cálculos de horas de trabajo diferentes.
Antes de la migración, compara la configuración de ambos sistemas y confirma cuáles se aplicarán en el nuevo sistema antes de iniciar la migración.
Compara cómo gestiona cada sistema la entrada y la hora de salida, y verifica que no se computen menos horas de las realmente trabajadas.
A partir de ese análisis, define los parámetros que se aplicarán en el nuevo sistema y, para los puntos en los que los parámetros difieran, realiza una verificación independiente de los resultados antes y después de la migración.
Verifica que la política de descansos aplicable en tu organización y el método de descuento automático estén configurados de forma idéntica en el nuevo sistema.
Si la política de descansos varía según cada tipo de turno, revísala turno por turno para evitar discrepancias.
Si cambian el plazo para modificar registros, quién puede solicitar modificaciones (el empleado o el administrador) o el número de pasos de aprobación, puede generarse confusión entre los empleados al inicio.
Antes de la transición, comunica a los administradores y a los responsables de cada punto de venta cómo funciona el nuevo flujo de corrección y aprobación, y refleja los cambios en los procedimientos internos si es necesario.
Completar la importación de datos no significa que la migración haya terminado. Sin una verificación adecuada, datos incorrectos podrían afectar el cálculo de nóminas.
Compara el número de registros exportados del sistema anterior con los registrados en el nuevo sistema, revisando empleado por empleado.
Aunque el total general coincida, pueden faltar registros de una fecha concreta o de empleados específicos, por lo que es necesario complementar la verificación total con una revisión por muestreo.
Elabora una hoja de comparación con el resumen de registros migrados; será un documento de respaldo muy valioso si en el futuro surgen reclamaciones o discrepancias.
Selecciona fechas y empleados al azar y compara directamente en ambos sistemas la hora de entrada, la hora de salida, las horas de trabajo y el horario asignado.
Presta especial atención a los días con horas extra, turnos nocturnos o trabajo en festivos, ya que son los registros con mayor riesgo de error.
Comprueba que el historial migrado al nuevo sistema sea accesible desde allí, y que el historial conservado por separado también pueda consultarse sin omisiones en los archivos correspondientes.
Los puntos de excepción como salidas anticipadas, permisos de salida o medio día libre pueden tener nombres distintos según el sistema, por lo que también debes verificar que el mapeo entre categorías sea correcto.
Confirma que el alcance de consulta de cada persona responsable esté configurado según lo previsto.
Si un administrador que solo debería ver los registros de sus empleados puede acceder a los datos de todos los empleados, esto puede representar un problema de protección de datos personales.
Al inicio de la transición, realiza registros de prueba para confirmar que los empleados pueden registrar su asistencia correctamente y que el flujo de solicitud de modificación de registros y aprobación por parte del administrador funciona sin problemas.
Comprueba que el nuevo sistema permite exportar correctamente los informes de asistencia mensuales y por empleado.
Además, se recomienda conservar los datos del sistema anterior en formato Excel, CSV y PDF para consulta, incluso después de que finalice el contrato con el proveedor.
Al hacerlo, verifica que todos los puntos necesarios estén incluidos y que los archivos sean accesibles durante todo el período de conservación requerido.
Consulta la siguiente tabla para ver de un vistazo los puntos clave de verificación y las principales advertencias para cada uno de los cinco puntos de control.
A. No es imprescindible migrar todos los datos de asistencia al nuevo sistema, pero los documentos sujetos a requisitos de retención deben conservarse de una forma u otra.
Si el nuevo sistema no admite el formato de los datos existentes, puedes guardarlos en Excel, CSV o PDF para consulta y conservarlos por separado.
Es recomendable establecer prioridades de migración según el uso previsto: recálculo de salarios, respuesta a auditorías o consulta de registros por parte de los empleados.
A. Si no puedes migrar el registro de asistencia histórico, exporta los datos del período completo desde el sistema anterior y guárdalos por separado.
Guarda los archivos exportados en un servidor interno o almacenamiento en la nube con acceso restringido, e incluye en el nombre del archivo el período del registro y la fecha de extracción.
Establece normas internas para que nadie pueda eliminar los archivos sin autorización, salvo la persona responsable. Los requisitos y plazos de retención pueden variar según el tipo de documento y la legislación aplicable, por lo que te recomendamos consultar con la autoridad laboral de tu país o con un especialista en relaciones laborales.
A. Antes de eliminar cualquier archivo de gestión de asistencia, es imprescindible revisar los requisitos de retención establecidos por la normativa aplicable, así como la normativa fiscal y de protección de datos personales.
Si el período de retención aún no ha vencido, debes conservar esos documentos por separado, aunque ya hayas terminado el contrato con el sistema anterior. Antes de proceder a la eliminación, reconfirma que se cumplen todos los requisitos de retención y deja constancia de la fecha y la persona responsable de la eliminación.
Al cambiar de sistema de gestión de asistencia, es tan importante verificar la exactitud de los registros migrados como trasladar los datos en sí, y garantizar una gestión coherente con criterios uniformes una vez completada la transición. En particular, si gestionas varias tiendas o sucursales, necesitas un entorno que te permita administrar de forma estructurada el Registro de asistencia, los horarios de trabajo y el historial de correcciones, y acceder a los datos necesarios en cualquier momento.
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