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2026년 기준으로 근태관리 시스템을 변경할 때 가장 중요한 것은 필요한 출퇴근 기록을 빠짐없이 이관하거나 별도로 보관하고, 이관한 데이터가 원본과 일치하는지 검증하는 것입니다. 이를 위해 이관 전 보관 범위와 담당자를 확정하고, 이관 대상 데이터를 정의한 뒤 근로시간 산정 기준을 확인해야 합니다. 이후 데이터 건수를 대조하고 교차 검증하며, 전환 후에는 권한과 리포트를 점검해야 합니다. 새 시스템으로 옮길 수 없는 데이터는 Excel·CSV 파일로 내보내고, 사업장에 적용되는 자료별 보관 요건에 맞춰 별도로 보관해야 합니다.
근태관리 시스템 전환은 단순한 소프트웨어 교체가 아닙니다. 출퇴근 기록은 임금 산정의 근거이며, 관련 법령에 따라 보존 대상이 되는 경우도 많습니다.
따라서 이관 전 준비 단계에서 누락이 발생하면 전환 후 복구하기 어려울 수 있으니 주의해야 합니다.
먼저 자료 유형별 보관 요건을 확인하고, 재직 중인 장기근속자와 퇴사자의 기록을 포함해 이관할 범위와 별도로 보관할 범위를 구분하세요.
현재 시스템에서 다운로드할 수 있는 기간과 파일 형식(Excel·CSV 데이터 파일, 열람용 PDF)을 미리 파악하고, 전체 기간의 데이터를 나누어 추출할 수 있는지도 점검하는 것이 좋습니다.
계약이 종료되면 시스템 접근이 제한되거나 데이터가 삭제될 수 있으므로, 기존 업체와의 계약이 종료되기 전에 전체 기간의 데이터를 반드시 다운받아 두는 것도 중요합니다.
이관 책임자를 지정하고, HR 담당자와 매장·지점 담당자의 역할을 나누어 검증을 진행하세요.
일정은 데이터 추출 → 형식 정제 → 새 시스템 업로드 → 검증 순서로 진행하는 것이 좋습니다.
가능하다면 한 번 이상의 근태 마감(급여 정산) 주기 동안 기존 시스템과 새 시스템을 함께 운영하며 결과를 비교할 수 있는 기간을 확보하시기 바랍니다.
이관 대상 데이터는 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다.
일별 출근·퇴근 시각과 실제 근무시간, 연장·야간·휴일근무 구분 데이터가 핵심입니다.
스케줄 기반 시스템을 사용했다면 직원별로 배정된 근무일정도 함께 추출해야 이관 후에도 근무시간 산정 결과를 일치시킬 수 있습니다.
연차 사용 내역, 병가, 공가, 조퇴, 지각 등 예외 처리 기록은 임금 공제나 연차 정산의 근거가 됩니다.
기록 수정·승인 이력은 기존 시스템에서 자동으로 생성되는 로그이므로 새 시스템에 같은 형태로 옮기기 어려울 수 있습니다. 기존 시스템에서 이력을 별도로 내보낼 수 있는지 확인하세요. 이관하기 어려운 이력은 별도로 보관하고, 전환일 이후의 이력은 새 시스템에서 관리하시기 바랍니다.
병가처럼 건강 정보와 연결될 수 있는 기록은 휴가 유형과 일자만 이관하고, 증빙 서류는 열람 권한을 제한해 별도로 관리하는 것이 좋습니다.
출퇴근 기록은 직원 ID, 조직 구조, 근무지 정보와 연결되어야 의미가 있습니다.
직원 기본 정보(사번, 이름, 소속 부서, 근무지)와 조직 계층 구조를 새 시스템의 형식에 맞게 정리한 뒤 먼저 등록해야 이후 출퇴근 기록도 정상적으로 매핑할 수 있습니다.
두 시스템의 기준이 다르면 같은 출퇴근 기록도 근무시간이 다르게 계산될 수 있습니다.
이관 전에 두 시스템의 기준을 비교하고, 새 시스템에 적용할 기준을 확정하세요!
기존 시스템과 새 시스템의 출퇴근 시각 처리 방식을 비교하고, 실제 근로시간보다 적게 집계되는 경우가 없는지 확인하세요.
검토 결과를 바탕으로 새 시스템의 기준을 확정하고, 기준이 달라진 항목은 이관 전후의 산정 결과를 별도로 검증해야 합니다.
사업장에 적용되는 휴게시간 기준과 자동 차감 방식이 새 시스템에도 동일하게 설정되어 있는지 확인하세요.
근무 유형별로 휴게시간 정책이 다르다면 유형별로 나누어 검토해야 합니다.
기록 수정 가능 기간, 수정 신청 권한(직원 또는 관리자), 승인 단계 수 등이 기존 운영 방식과 달라지면 직원들이 혼란을 겪을 수 있습니다.
전환 전에 새 시스템의 수정·승인 절차를 관리자와 현장 담당자에게 미리 안내하고, 필요한 경우 내부 규정에도 반영하세요.
데이터 업로드가 완료됐다고 이관이 끝난 것은 아닙니다. 검증을 거치지 않으면 잘못된 데이터가 임금 산정에 반영될 수 있습니다.
기존 시스템에서 추출한 기록 건수와 새 시스템에 등록된 건수를 직원별로 대조해 보세요.
전체 건수가 일치하더라도 특정 날짜나 직원의 기록이 누락될 수 있으므로 샘플링 검증도 병행해야 합니다.
이관 건수를 요약한 비교 시트를 작성해 두면 이후 이의제기가 발생했을 때 근거 자료로 활용할 수 있습니다.
무작위로 선정한 날짜와 직원을 기준으로 기존 시스템과 새 시스템의 출퇴근 시각, 근무시간, 배정된 근무일정을 직접 비교해 보세요.
특히 연장근무나 야간근무가 발생한 날짜와 휴일 근무 기록은 별도로 확인해야 합니다.
새 시스템으로 이관한 이력은 새 시스템에서, 별도로 보관한 이력은 해당 파일에서 수정·승인 내역을 빠짐없이 확인할 수 있는지 각각 점검해 보세요.
조퇴, 외출, 반차 등 예외 처리 항목은 시스템마다 명칭이 다를 수 있으므로 항목 간 매핑이 정확한지도 별도로 확인해야 합니다.
담당자별 조회 범위가 의도한 대로 설정돼 있는지 확인하세요.
소속 직원의 기록만 조회해야 하는 관리자가 전체 직원의 데이터에 접근할 수 있다면 개인정보 보호 측면에서 문제가 될 수 있습니다.
직원이 출퇴근 기록을 정상적으로 등록할 수 있는지, 기록 수정 요청과 관리자 승인 절차가 제대로 작동하는지 전환 초기에 테스트 기록으로 확인하세요.
새 시스템에서 월별·직원별 근태 리포트를 정상적으로 내보낼 수 있는지 점검하세요.
또한 기존 시스템의 데이터는 계약 종료 후에도 Excel·CSV 데이터 파일과 열람용 PDF로 보관하는 것을 권장합니다.
이때 필요한 항목이 모두 포함돼 있는지, 보관 기간 동안 파일을 정상적으로 열람할 수 있는지도 함께 확인하시기 바랍니다.
다섯 가지 체크포인트별 핵심 확인 항목과 주의 사항을 표로 한눈에 확인해 보세요!
A. 기존 근태 데이터를 반드시 모두 새 시스템으로 이관할 필요는 없지만, 보관 요건이 적용되는 자료는 별도로라도 보존해야 합니다.
새 시스템이 기존 데이터 형식을 지원하지 않는다면 Excel·CSV 데이터 파일과 열람용 PDF로 저장해 보관할 수 있습니다.
임금 재산정, 감사 대응, 직원의 기록 조회 등 활용 목적에 따라 이관 우선순위를 정하는 것이 좋습니다.
A. 과거 출퇴근 기록을 이관할 수 없다면 기존 시스템에서 전체 기간의 데이터를 내보내 별도로 보관하세요.
내보낸 파일은 접근 권한이 제한된 내부 서버나 클라우드 스토리지에 저장하고, 파일명에 기록 기간과 추출 일자를 표시하는 것이 좋습니다.
담당자 외에는 임의로 삭제할 수 없도록 관리 규정을 마련하세요. 자료별 보관 요건과 기간은 유형 및 적용 법령에 따라 다를 수 있으므로, 해당 국가의 노동 당국이나 노무 전문가를 통해 확인하시기 바랍니다.
A. 기존 근태관리 자료는 관련 법령의 보관 요건과 세무·개인정보 관련 기준을 확인한 뒤 삭제해야 합니다.
보관 기간이 남아 있는 자료는 기존 시스템의 계약 종료 여부와 관계없이 별도로 보존해야 합니다. 삭제 전에는 보관 요건 충족 여부를 재확인하고, 삭제 일시와 담당자를 기록으로 남겨 두세요.
근태관리 시스템을 변경할 때는 데이터를 옮기는 것만큼 이관한 기록의 정확성을 검증하고, 전환 후에도 일관된 기준으로 관리하는 것이 중요합니다. 특히 여러 매장이나 지점을 운영한다면 출퇴근 기록과 근무일정, 수정 이력을 체계적으로 관리하고 필요한 데이터를 확인할 수 있는 환경을 갖춰야 합니다.
샤플(Shopl)은 출퇴근 기록과 근무일정을 관리하고, 기록 수정 이력과 근태 리포트를 확인·다운로드할 수 있도록 지원합니다. 시스템 변경 이후에도 각종 근태 데이터를 체계적으로 관리하고 싶다면, 샤플의 근태관리 기능을 확인해 보세요!
