안녕하세요, 저는 청년문간에서 매장관리와 경영지원을 담당하는 신소윤 매니저라고 합니다.
유퀴즈 온 더 블럭을 통해 많이 알려지기도 했는데요. 끼니를 거르는 청년들을 위해 3,000원에 김치찌개를 제공하고 있는 청년밥상문간입니다.
청년밥상문간은 2015년에 시작했고 이문수 신부님께서 한 청년이 고시원에서 아사했다는 소식을 듣고 굶어 죽는 청년들이 없도록 하는 취지로 출발했습니다. 현재 정릉점, 이대점, 낙성대점, 제주점 총 4개의 지점을 운영하고 있고, 곧 서울의 종로구 혜화동에도 5번째 지점을 오픈할 예정입니다.
슬로우점의 특징은 경계선 지능 장애 청년들을 위해 취업의 기회와 사회에 나갈 수 있도록 돕는 프로젝트를 기획하고 있어요. 경계선 지능인 대상 프로그램 자체가 전국에 4개밖에 없기 때문에 청년밥상문간 슬로우점이 더 큰 희망과 기회를 만들어 나가려고 합니다.
앞서 말씀드린 청년밥상문간을 포함하여 쓰레기를 줄이는 환경 청년 서포터즈 활동인 ‘푸른문간’, 영화 제작 기획과 멘토링을 지원하는 ‘2030청년 영화제’, 3세대가 함께 청년이 어르신의 자서전을 만드는 ‘세대공감잇다’ 등 청년을 위한 다양한 프로젝트도 함께 진행하고 있습니다.
청년문간 낙성대점
기본적으로는 매장관리를 비롯해 경영지원과 관련된 전반적인 일을 모두 담당했는데요. 주로 매장의 인사, 총무, 회계 관리 업무가 많았습니다.
인사의 경우에는 전국의 4개 지점에서 일하는 20명 주방 인력과 알바생의 출퇴근 관리부터 휴가 관리, 급여 정산하는 일을 맡았고요. 총무로서는 지점마다 필요한 물품이 생기는 경우 물건을 조달하거나 매일 발행하는 정산서를 취합하는 일도 함께했습니다.
추가적으로 새롭게 오픈하는 지점의 공간을 기획하는 일도 진행하고 있어요. 앞서 말씀드린 곧 3월에 오픈 예정인 청년밥상문간 슬로우(SLOW) 대학로점 역시 제가 처음으로 맡은 지점이고 인테리어부터 인력 채용 등 전반적인 기획과 운영 준비를 맡고 있습니다.
우선 지역에 분포된 지점을 운영하다 보니까 기본적으로 필요하다고 느꼈던 부분은 출퇴근 관리였는데요.
각 지점이 물리적으로 떨어져 있기 때문에 출퇴근 기록 자체가 어려웠습니다. 기존에는 엑셀로 관리를 했었는데, 이 방법으로는 결국 실제 출퇴근 현황은 알 수가 없더라고요. 지점마다 직원분들과 알바생이 지각이나 결근 없이 근무하고 있는지도 정확하게 파악할 수 없었습니다.
휴가 관리 역시 엑셀에서 관리하다 보니 누가 사용했는지를 직관적으로 보기에는 어려움이 있었고요. 그리고 결국은 1) 메시지로 공유하고 2) 엑셀에서 기재하고 3) 다시 캘린더로 옮겨서 공유하는 3~4번의 확인과 공유 과정을 거치다 보니 굉장히 번거롭다고 느꼈습니다.
두 번째로 가장 필요한 부분은 각 지점에서 매일 혹은 주기적으로 받아야 하는 문서였는데요. 기본적으로는 매일 각 지점에서 받아야 하는 정산서부터 물품구매요청서, 특이 사항 보고서 등 지점으로부터 받아야 하는 서류가 많았습니다. 기존에는 카카오톡에서 여러 주제와 함께 나누다 보니 계속해서 누락이 발생하더라고요. 채팅으로 주고받은 내용을 다시 문서화하는 작업도 번거로웠습니다.
저희도 많은 근태관리 앱과 협업툴을 사용해 봤는데요. 용도에 따라 사용하는 채널이 분리되었다 보니, 결국 본부에서도 현장에서 사용하고 관리하는 툴이 많아졌고 커뮤니케이션도 다른 채널로 해야 하는 불편함이 발생하더라고요.
그러다 출퇴근과 지점과의 의사소통까지 모두 하나의 툴에서 가능한 샤플을 알게 되었고, 현재 사용 중에 있습니다.
물리적으로 떨어져 있다 보니, 출퇴근을 기록하는 게 쉽지 않았는데요. 이제 샤플로 GPS 기반에 본인인증을 통한 출퇴근이 가능하니 정확한 출퇴근 관리를 할 수 있게 되었습니다.
고정 근무 일정이 있는 본부 사무직 직원뿐만 아니라 지점의 직원과 아르바이트생도 함께 스케줄을 공유하고 있어요. 지정된 근무 시간에 지각이나 미출근한 직원의 경우는 알림까지 오니까 별도로 연락하기도 쉽고 출퇴근 관리가 편해졌습니다.
이제 모든 직원이 정상적으로 출퇴근이 이루어졌는지 각 지점에 매번 연락할 필요가 없어졌죠.
저희는 일일 정산서를 오전/오후 총 2번을 작성해야 하는데 직원분들이 깜박하시는 경우가 많습니다. 샤플의 보고서 기능을 통해서 직원들이 지정한 날에 잊지 않고 작성할 수 있도록 출퇴근 시 알림을 주고, 제출 여부까지 확인하고 있어요.
특히 청년 문간은 비영리 단체이다 보니 후원 물품이나 금액이 지점을 통해 접수되는 경우도 많습니다. 이런 경우 본사에서는 해당 물품에 대한 정보와 사진을 보고받아 확인해야 하므로 후원 물품 보고서를 작성해야 합니다.
전에는 수기로 작성해서 사진으로 받거나 카톡으로 받기도 했는데요. 이제는 각 지점에서 모바일로 간편하게 사진과 내용을 첨부해서 제출하면 본사에서는 PC에서 바로 확인할 수 있고 엑셀로 다운로드도 가능해졌습니다.
보고 내용도 더 이상 누락되지 않고 문서로 체계적으로 관리할 수 있게 되었어요.
청년문간의 경우 다양한 청년 프로젝트를 진행하다 보니 각 지점에서 진행되는 지원 사업들도 달라지기도 하고, 공통으로 안내가 필요한 경우도 있는데요.
이 또한 카톡으로 진행하다 보니 어떤 지점에서 확인했는지 알 수 없어서 누락이 지속해서 발생했었습니다. 청년들을 위한 지원 사업들은 시행되는 기간이 정해져 있기 때문에 시기를 놓치지 않고 각 지점에서 공지하는 것도 중요하거든요.
이제는 샤플의 공지를 통해서 누가 읽었는지 빠르게 확인하고 읽지 않은 사람에 대해서도 정확하게 알 수 있게 되었습니다. 그리고 관련 포스터나, 공지, 파일도 함께 전달할 수 있어서 커뮤니케이션을 번거롭게 여러 번 주고받을 필요도 없어졌어요.
