안녕하세요, 저는 롯데문화재단에서 공연 CS 팀의 박소민이라고 합니다. 우선 문화재단에 대해 말씀드리면, 현재 롯데문화재단은 클래식 공연장인 '롯데콘서트홀'과 컨템포러리 미술관 '롯데뮤지엄'을 운영하고 있습니다.
롯데콘서트홀은 서울에 두 번째로 건립된 대규모 음악전용 콘서트홀인데요. 국내 최초로 중심에 연주 무대가 있고 객석이 무대를 둘러싸고 있는 구조인 빈야드 스타일로 설계되었습니다. 빈야드 스타일은 관객과의 친밀감 형성과 최적의 음향을 제공할 수 있는 구조인데요. 국내 최초로 파이프 오르간을 설치해 더욱 완성도 높은 클래식 공연을 제공하고 있습니다.
롯데뮤지엄은 국내 작가를 포함하여 국내에서 만나기 쉽지 않은 해외 유명 작가의 작품을 전시하고 있는데요. 현대미술의 새로운 동향을 꾸준하게 그리고 새롭게 국내에 소개하고 있습니다.
저는 롯데콘서트홀에서 공연장 티켓 매니저를 담당하고 있고, ‘티켓과 관련된 모든 일’을 한다고 보시면 되는데요(웃음). 구체적으로는 공연 티켓 판매를 위한 등록 자료의 검인부터 등록, 판매 개시, 티켓 발권, 배부, 현장 판매까지 총괄하고 있습니다.
공연 당일 티켓박스는, 현장 티켓 발권 업무를 하는 '티켓 어텐던트'라는 직원 분들과 함께 운영하고 있어요. 이분들 채용부터 기본적인 티켓 발권, 배부, 판매와 관련한 교육까지도 담당하고 있습니다.
사전에 많은 준비를 하더라도, 현장은 변수가 항상 있어 어려운 점이 많습니다. 거기다 현장에서 함께 일하는 티켓 어텐던트분들도 대부분이 파트 타이머로 운영되다 보니 변동성도 큽니다.
가장 어려웠던 점은 ‘스케줄 관리’였습니다. 공연 시간이 일정하고, 장기로 진행되는 뮤지컬이나 연극과는 다르게 클래식 공연의 경우 일회성이 많고, 주최사/출연진/프로그램/공연 시간 모두 달라요. 그러다 보니 스케줄이 불규칙하고 티켓 판매량에 따라 현장에 배치되는 인력도 항상 다르죠.
이런 클래식 공연 특성 때문에 현장의 티켓 업무를 도와주는 어텐던트 채용부터 스케줄까지 변동성이 컸습니다. 매번 엑셀이나 서류로 스케줄을 짜고 다시 전달하는 업무에 시간이 정말 많이 들었어요.
스케줄 관련해서 저희도 정말 많은 근태 프로그램, 교대/스케줄 앱 등을 시도해 봤는데요.
스케줄 템플릿의 종류가 적거나 앱으로만 된 건 관리자가 쓰기에도 불편함이 있었습니다. 유료 솔루션들도 출퇴근/스케줄 정도 가능만 사용하고자 했는데 오히려 기능이 너무 많아서 어렵고, 복잡하게 느껴지더라고요.
관리자나 저희 팀이야 현장 관리가 필요해서 교육을 통해서라도 사용하지만 현장 근무자들은 아니에요. 파트타임이라 입・퇴사자도 많아서 무엇보다 사용하기 쉽고, 빠르게 배울 수 있는 게 중요했습니다.
대부분의 솔루션이 기능은 많지만 쉽게 사용할 수 있는 건 흔하지 않더라고요. 직관적이고 내가 쓰고 싶은 기능만 쓸 수 있다는 점에서 샤플이 저희에게 딱 맞는 툴이라고 생각했습니다.
저희 티켓 매니저들은 근무 템플릿을 이용한 스케줄 관리 기능, 스케줄 실시간 변경, 출퇴근, 출퇴근 현황 실시간 보고서를 가장 만족스럽게 사용하고 있습니다.
티켓 판매 수, 공연 횟수에 따라 현장의 인력 배치가 달라지다 보니 고정 스케줄이 따로 없습니다.
저희는 공연 시간에 따라 근무자가 출근 시간을 별도로 계산해야 했습니다. 그러다 보니 출퇴근 시간을 착각하기도 하고, 지각하는 경우도 더러 있었어요.
이제는 샤플에서 공연시간에 따라 출퇴근 시간을 템플릿으로 제작해두고 바로 적용하는 방식을 사용합니다. 근무자도, 매니저들도 앱에서 한눈에 출퇴근 시간을 알 수 있게 되었어요.
스케줄에 특이 사항이 있는 경우에는 기재해두면 근무자들이 바로 확인할 수 있으니 근태에 혼선이 없어졌습니다.
근무자의 경우 휴무나 개인 사정으로 스케줄을 바꾸거나, 근무 일정이 변경되는 경우가 자주 있습니다.
그동안은 1) 근무자가 담당 공연 매니저에게 요청 2) 담당 매니저는 내근 중인 매니저에게 공유 3) 스케줄 변경 4) 다시 근무자에게 내용 공유해야했어요.
이제는 번거로운 연락 없이도 스케줄 변경을 요청하면 담당 매니저가 샤플 앱에서 바로 승인/반려하고 있어요.
실시간으로 변경 내역이 반영되면서 푸시 알림도 가니까 누락 없이 근무자, 관리자 모두 정확하게 스케줄을 알 수 있게 되었습니다.
담당 매니저는 티켓박스 오픈 전 항상 안내원들과 OT를 하면서 출근을 확인하고 당일 공연에 대한 정보를 전달합니다. 전에는 OT장소에 근무자가 도착하기 전까지 출근 여부를 확인할 수 없었는데요, 이제는 샤플의 출퇴근 실시간 현황을 확인합니다.
누가 출근했는지 실시간으로 확인 가능하니 아직 미출근한 근무자도 바로 알 수 있습니다. 미출근한 근무자를 선택하면 바로 메시지나 전화도 할 수 있었어요.
번거로운 확인 과정이 없어지니, 공연을 준비하고 교육하는 시간도 효율적으로 쓸 수 있게 되었습니다.
