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작업일지는 작업자가 하루 동안 수행한 작업 내용과 진행 결과, 특이사항을 기록하는 문서입니다.
작업일지는 법령으로 작성이 의무화된 서식은 아닌데요. 그런데도 현장에서 빠지지 않는 이유는 작업이 어디까지 진행됐고, 무엇이 남았으며, 다음에 누가 무엇을 해야 하는지 확인할 수 있도록 작업 이력을 남기기 위해서입니다.
작업일지에 작업 내용과 진행 상태, 미완료 사유, 후속 조치를 함께 기록하면 다음과 같은 상황에 도움이 됩니다.
사고 대응에서도 차이가 납니다. 산업안전보건법 제57조와 제164조에 따라 사업주는 산업재해가 발생하면 그 발생 원인 등을 기록해 3년간 보존해야 하기 때문입니다. 이때 평소 작성해 둔 작업일지가 있으면 사고 당일의 작업 내용, 투입 인원, 사용 장비를 바로 확인할 수 있어 원인을 정리하기가 훨씬 수월해집니다.
작업일지는 나중에 기록을 다시 확인했을 때 작업 상황을 이해할 수 있도록 구성해야 합니다. 다음 항목을 기본으로 두고 업종과 작업 특성에 맞게 조정해 보세요.
작업일지를 며칠 뒤에 몰아서 작성하면 작업량이나 문제 발생 시점, 대응 내용을 정확하게 기억하기 어렵습니다. 가능하면 작업 종료 시점에 기록하고, 교대 근무라면 다음 담당자가 확인할 수 있도록 인수인계 항목을 구분해 두세요.
특히 '추후 확인'처럼 담당자가 불분명한 표현보다 '설비 담당자, 다음 근무일 오전까지 부품 교체 여부 확인'처럼 담당자와 기한을 구체적으로 남기는 것이 좋습니다. 그래야 기록이 단순한 업무 보고에서 끝나지 않고 실제 후속 조치로 이어질 수 있습니다.
현장마다 작성 항목이 다르면 본사 담당자가 작업 내역을 비교하거나 취합하기 어렵습니다. 공통 항목은 통일하고, 현장별로 필요한 항목만 추가하는 방식으로 관리해 보세요.
또한 작업일지의 제출 주기와 확인 담당자를 정하고, 날짜·현장명·작업 유형 등을 기준으로 과거 기록을 찾을 수 있도록 보관하는 것이 좋습니다. 법정 기록 의무가 적용되는 작업이라면 해당 법령의 보존 기간과 필수 항목을 별도로 확인해야 합니다.
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여러 현장에서 작업일지를 종이로 받거나 메신저로 제출받고 있다면, 본사 담당자는 매일 기록을 모으고 누가 제출하지 않았는지 확인하는 데 시간을 쓰게 됩니다. 특이사항이 적혀 있어도 서류를 다 모은 뒤에야 알게 되죠.
샤플 [보고서]로 작업일지 양식을 만들고 작성 대상과 주기를 설정해 두면, 현장 작업자는 정해진 시점에 작성 요청을 받아 모바일로 작업 사진과 함께 바로 제출할 수 있습니다. 관리자는 제출 즉시 알림으로 내용을 확인하고, 현장별 제출 현황에서 미제출자를 바로 찾을 수 있습니다. 또한 필요한 내용을 댓글로 주고받거나 파일로 다운받을 수 있어, 흩어진 작업일지를 취합하고 과거 작업 이력을 확인하는 부담을 줄이는 데 도움이 됩니다.
작업일지의 작성부터 제출, 관리까지 간편하게 관리하고 싶다면, 샤플의 [보고서]를 활용해 보세요!
