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HR 담당자에게 거래명세표는 단순한 거래 내역서가 아니라 지출의 타당성을 확인하는 핵심 증빙입니다. 항목을 정확히 작성해두면 청구 오류를 줄이고, 비용 반려나 세무 리스크도 예방할 수 있습니다.
아래 양식을 다운로드해 거래명세표 작성 시 활용해보세요!
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아래는 거래명세표에 꼭 포함돼야 하는 항목이니, 문서 작성 시 꼭 확인해 보세요. 누락되면 매입세액을 공제받지 못하거나, 세무상 불이익이 발생할 수 있으니 작성 전에 꼭 확인하세요!
필수 포함 항목
거래명세표에는 공급가액과 세액을 반드시 분리해 적어야 합니다. 이때 총액이 부가세를 별도로 더해야 하는 금액인지, 이미 포함된 금액인지에 따라 총액 계산 방식이 달라집니다. 따라서 총액과 함께 부가세 포함·별도 여부도 표기해 혼선을 방지해야 합니다.
거래명세표는 세금계산서 발행 근거가 됩니다. 거래가 세금계산서 발행 대상인지 확인하고, 비고란 또는 체크박스로 '발행 여부'를 표시해 두는 것이 좋습니다. 이렇게 정리해두면 이후 정산 단계에서 혼선이나 누락을 예방할 수 있어요.
거래명세표를 작성할 때 중요한 것은 여러 거래처와 주고받은 거래 증빙서류를 빠르게 찾고 정확하게 취합하는 일입니다. 하지만 실제 현장에서는 거래처마다 서류가 다른 폴더에 흩어지거나 개인 PC·카톡·이메일 등 다양한 경로에 분산되는 문제가 자주 발생해요. 그 결과 자료 누락·분실 위험이 높아지고, 특히 급하게 처리해야 하는 비용은 놓치거나 잘못 기재될 가능성도 높아요.
샤플에서는 이러한 문제를 해결하기 위해 거래처별로 중요한 문서를 한 곳에 저장할 수 있어요! 거래명세표부터 계약서, 견적서까지, 모든 거래 문서를 거래처 단위로 정리해두면 필요한 자료를 즉시 검색할 수 있고, 누락 없이 정확하게 비용을 처리할 수 있습니다.
샤플에서 거래명세표부터 계약서까지 모든 거래 문서를 한 번에, 샤플에서 간편하게 관리하세요!
