기업의 담당자는 임금·성과급 등을 계산하고 지급하는 과정에서 실수로 급여를 덜 지급하거나 더 지급할 수 있습니다. 이러한 경우, 각 상황에 따른 대처법을 알 뿐 아니라 실수를 예방하는 것이 중요한데요.

이번 글에서는 급여 과소·과지급에 대한 유형별 대처법과 실수 예방 체크리스트 4가지를 살펴보도록 하겠습니다.

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1. 급여 과지급 시 환수하는 방법

급여가 더 지급된 경우, 발생 원인과 상황에 따라 환수 방법이 달라집니다.

① 계산 실수로 과지급된 경우 → 다음 달 급여에서 차감 가능

아래 조건을 모두 만족하는 경우, 과지급분을 다음 달 급여에서 차감할 수 있습니다(대법원 1998.6.26 선고 97다14200 판결).

• 과지급된 지 오래되지 않았을 것
• 차감하더라도 근로자의 생계의 큰 영향이 없을 것

특히 휴일근로·연장근로·연차수당처럼 법으로 정해진 수당을 과지급한 경우, 다음 달에 같은 종류의 수당에서 빼는 방식으로 정산할 수 있습니다.

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② 성과급·보너스 과지급 → 근로자가 반환

성과급을 계산하거나 승인하는 과정에서 발생한 오류로 과지급했다면, 근로자에게 부당이득 반환 의무가 발생합니다(민법 제741조). 이때 임금반납동의서를 작성하면, 추후 발생할 수 있는 법적 분쟁을 방지할 수 있습니다.

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③ 회사 규정을 위반해 지급된 성과급 → 전액 회수 가능

회사 규정에 근거가 없는 성과급을 지급했다면, 감사·법원 판단에 따라 전액 회수될 수 있습니다(대전지방법원 홍성지원 2019가단34855 판결).

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④ 퇴사자에게 급여 과지급 → 환수 가능

퇴사자에게 급여를 과지급한 경우에도 여러 상황에 따라 환수를 받을 수 있습니다.

1. 퇴사자가 동의하면 → 반납동의서 작성 후 환수
2. 동의하지 않으면 → 부당이득 반환 소송 가능
3. 아래 조건 충족 시 → 퇴직금의 절반 범위 내에서 상계 가능
   • 과지급이 오래되지 않았을 경우
   • 회사가 상계 금액을 사전에 고지한 경우

▸ 퇴사자에게 잘못 지급한 급여 돌려받는 방법 자세히 알아보기 >

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2. 급여 과소지급 시 지연이자 포함 정산 방법

급여를 덜 지급했다면, 발견 즉시 미지급 임금 + 지연이자를 지급해야 합니다(근로기준법 제37조).

• 지연이자율: 연 20%

재직자 체불임금에 대해 2025년 10월부터 연 20%(기존 연 6%)로 적용됩니다.

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• 지연이자 계산식: 체불임금 × 연 20% × (지연일수 ÷ 365)

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예시) 월 300만 원인 근로자에게 2개월 동안 200만 원만 지급되었다면?

첫 달 급여 미지급분 이자:

• 지연이자: 1,000,000원 × 0.2 × (60 ÷ 365) = 약  32,876원

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둘째 달 급여 미지급분 이자:

• 지연이자: 1,000,000원 × 0.2 × (30 ÷ 365) = 약 16,438원
• 총 지연이자: 32,876원 + 16,438원 = 49,314원

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만약 급여 과소지급이 반복되면 임금체불로 판단될 수 있으며, 사용자는 3년 이하 징역 또는 3천만 원 이하 벌금에 처해질 수 있습니다(근로기준법 제43조, 제109조).

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3. 급여 지급 실수 예방 체크리스트

아래 항목을 매월 급여 지급 전 점검하면, 과소·과지급 실수를 예방할 수 있습니다.

✅ 인사정보 최신화 여부 확인

• 입·퇴사·휴직·복직일 등을 즉시 반영했는가?
• 연봉·직책·수당 변경을 업데이트 했는가?

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✅ 근태·연장근로 데이터 정확성 확인

• 출근·지각·조퇴·결근 등 근태가 누락 없이 기록되었는가?
• 연장·야간·휴일근로 시간이 누락·중복 없이 반영되었는가?
• 휴직·무급휴가·병가 기간의 급여가 잘 반영되었는가?

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✅ 수당·공제 항목의 계산식 점검

• 고정수당·변동수당 계산식 오류는 없는가?
• 4대보험·소득세 등의 법정 공제가 최신 기준인가?
• 수당이 중복 지급되거나 공제가 누락되지 않았는가?

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✅ 시스템 설정 및 자동계산 로직 점검

• 급여 시스템이 회사 규정과 일치하는가?
• 자동 지급 항목(정기 상여, 고정수당)에 오류는 없는가?
• 연봉·직급 변경 후 이전 값이 중복 반영되지 않았는가?

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4. 오류 없는 근태 관리는 샤플!

직원들의 출퇴근을 수기나 카드로만 관리하면 기록 누락, 카드 미지참, 대리 출퇴근 같은 문제가 자주 발생합니다. 이렇게 기록 오류가 발생하면 근태 데이터의 정확성이 떨어져 급여·수당 계산이 잘못될 위험이 커지는데요.

샤플의 [출퇴근] 기능을 사용하면 이 문제가 쉽게 해결돼요! GPS·QR 인증으로 실제 근무 위치를 정확히 기록하고, 기기 확인이나 안면 인증(옵션)으로 대리 출퇴근을 막을 수 있어요. 또한 모든 직원의 출퇴근 현황은 모바일과 대시보드(PC)에서 한눈에 확인할 수 있어, 기록 오류를 초기에 바로잡아 급여 계산에 영향을 주지 않도록 관리할 수 있어요.

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이번 글에서는 급여 과소지급과 과지급 각각에 대처하는 법과 실수 예방 체크리스트 4가지를 살펴보았습니다.

정확한 급여 지급이 HR 업무의 핵심인 만큼, 담당자는 체크리스트를 통해 발생할 수 있는 오류를 줄이고, 매월 급여를 보다 안전하게 관리하시기 바랍니다.