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인사기록카드는 근로기준법에 따라 모든 사업장이 반드시 작성·관리해야 하는 법정 인사 서류로 근로감독 대응과 노사 분쟁 발생 시 핵심 증빙 자료로 활용됩니다.
하지만 현장에서는 엑셀 파일로만 관리하다 최신 정보가 누락되거나 필수 기재사항과 보관 기준을 정확히 알지 못한 상태로 운영되는 경우도 적지 않은데요.
이번 글에서는 인사담당자가 반드시 알아야 할 인사기록카드의 필수 기재사항과 보관기간부터 개인정보 관리 시 유의사항까지 한 번에 살펴보겠습니다.
인사 기록 카드(근로자명부)는 근로기준법 제41조에 따라 모든 사업장이 반드시 작성해야 하는 법정 인사 서류인데요.
이는 근로관계의 핵심 사항을 공식적으로 기록하고 근로감독·노사 분쟁 시 사실관계를 입증하는 법적 효력을 갖는 관리 문서입니다.
위 항목 중 하나라도 누락될 경우 법 위반(근로기준법 시행령 제20조)으로 과태료 부과 대상이 될 수 있으므로 주의가 필요한데요.
법에서 정한 필수 항목 외에도 실무상 필요한 정보는 ‘그 밖에 필요한 사항’으로 추가 기재가 가능합니다. 예를 들어 직위·직책, 자격증 및 면허, 교육·훈련 이력, 인사 이동 이력 등은 인사 관리 목적이라면 기록해도 법 위반에 해당하지 않습니다.
다만 이 경우에는 개인정보보호법에 따라 법정 필수 항목이 아닌 정보는 수집 목적을 명확히 안내하고 근로자의 동의를 받아야 합니다.
근로기준법 제42조에 따라 근로자명부, 근로계약서 등 주요 인사·노무 서류의 보관 기간은 3년입니다.
또한 보관 기간이 지난 인사 기록 카드는 반드시 복원이 불가능한 방식으로 폐기해야 하며 단순 삭제, 휴지통 이동, 문서 찢기 등은 적법한 폐기 방법으로 인정되지 않습니다.
인사기록카드(근로자명부)를 작성하거나 보관하지 않을 경우 근로기준법 제41조 및 제42조 위반에 해당하며 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 해당 규정은 사업장 규모와 관계없이 적용되기 때문에, 소규모 사업장이라 하더라도 예외는 아닙니다.
특히 다수 근로자의 인사 서류를 체계적으로 관리하지 않은 경우에는 과태료가 누적 부과될 가능성도 있어 각별한 주의가 필요합니다.
또한 인사기록카드 미비는 근로감독 과정에서 가장 빈번하게 지적되는 사항 중 하나입니다.
한 번 근로감독 대상이 되면 인사기록카드뿐만 아니라 근로자명부, 근로계약서, 임금대장, 취업규칙 등 사업장에서 보관해야 할 모든 노무 관련 서류가 일괄적으로 점검 대상이 됩니다.
임금체불, 부당해고, 근로시간 분쟁 등 노무 이슈가 발생한 경우에는 인사기록카드가 근로관계 사실을 입증하는 핵심 증거자료로 활용되는데요.
이때 필요한 서류를 제출하지 못하면 회사의 관리 책임이 문제 되면서 근로자의 주장이 그대로 인정되는 사례도 적지 않기 때문에, 인사기록카드는 분쟁 예방과 법적 리스크 관리를 위한 필수 관리 서류로 인식하고 체계적으로 관리해야 합니다.
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인사기록카드에는 성명, 주소, 연락처, 가족사항 등 근로자의 민감한 개인정보가 포함됩니다.
따라서 인사기록카드 관리는 근로기준법상의 의무를 충족하는 것에 그치지 않고 개인정보보호법에 따른 관리 기준을 함께 고려해야 하는데요,
특히 수집 단계부터 보관·열람·폐기까지 전 과정에서 개인정보 처리 원칙을 준수하지 않을 경우 별도의 법적 리스크로 이어질 수 있습니다.
인사기록카드에 포함되는 개인정보는 다음 기준에 따라 관리해야 합니다.
필요 이상의 개인정보를 관행적으로 수집하거나 목적과 무관한 항목을 포함하는 것은 개인정보보호법 위반 소지가 될 수 있으므로 주의가 필요합니다.
또한 인사기록카드는 누구나 열람할 수 있는 문서가 아니므로 개인정보 접근 인원을 최소화하고 업무 범위에 따라 접근 권한을 차등 부여하는 것이 바람직한데요.
이는 개인정보 유출 사고 발생 시 회사 책임 범위를 판단하는 핵심 기준으로 작용할 수 있습니다
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A. 아니요, 퇴사자의 삭제 요청이 있더라도 보관 기간이 남아 있다면 삭제하면 안됩니다.
퇴사한 직원이 개인정보 보호를 이유로 인사기록카드의 즉시 폐기를 요청하더라도 회사는 이를 바로 받아들일 수 없습니다.
인사기록카드(근로자명부)는 근로기준법에 따라 퇴직일로부터 3년간 보관해야 하는 법정 인사 서류이기 때문입니다.
즉, 이 경우에는 개인정보보호법상 삭제 요구보다 근로기준법상 보관 의무가 우선 적용됩니다.
A. 네, 전자문서 형태로 보관해도 가능합니다.
고용노동부는 인사기록카드(근로자명부)를 전자문서로 보관하더라도, 근로감독이나 분쟁 발생 시 즉시 출력·제출이 가능하다면 적법하다는 입장을 유지하고 있습니다.
즉, 반드시 종이 문서로만 보관해야 하는 의무는 없습니다.
A. 인사기록카드는 상시적으로 관리해야 하는 문서입니다.
근로기준법 제41조 제2항에 따라, 근로자명부에 기재된 사항에 변경이 발생한 경우에는 지체 없이 수정·보완해야 합니다.
예를 들어 다음과 같은 인사 이벤트가 발생하면 즉시 반영하는 것이 바람직합니다.
기록이 최신 상태로 유지되어야만 근로감독 대응이나 노사 분쟁 발생 시 신뢰도 있는 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.
인사기록카드는 단순한 내부 인사 문서가 아니라 법적 의무 이행과 근로감독 대비를 위한 기본적인 관리 수단으로, 더 나아가 기업의 인사 관리 수준과 조직의 신뢰도를 판단하는 중요한 기준이 됩니다.
작성부터 보관, 폐기까지 전 과정을 체계적으로 관리하지 않을 경우 과태료 부과는 물론, 법적 분쟁이나 행정 리스크로 이어질 수 있어 주의가 필요한데요.
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엑셀·종이·이메일 등으로 분산 관리하던 까다로운 인사기록카드도 샤플을 활용하면 구성원별로 필요한 인사 서류를 한곳에 모아 관리할 수 있어 문서 누락이나 분실 위험을 효과적으로 줄일 수 있습니다.
이번 글을 계기로 우리 사업장의 인사기록카드 운영 기준과 관리 체계를 한 번 점검해보시기 바랍니다.
