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연차휴가 사용 촉진제도는 「근로기준법」 제61조에 따라 사업주가 정해진 절차에 따라 근로자에게 연차 사용을 안내하고 촉진했음에도 근로자가 휴가를 사용하지 않은 경우 해당 미사용 일수에 대해서는 연차수당을 지급하지 않아도 되도록 한 제도입니다.
인사담당자에게 연차 사용 촉진제도는 미사용 연차수당 부담을 줄여 인건비를 절감하고, 관련 노무 리스크를 예방할 수 있는 중요한 제도라 할 수 있습니다.
따라서 이번 글에서는 연차 사용 촉진제도의 중요성과 안내 방법, 그리고 1차 사용촉진 운영 시 주의해야 할 부분까지 자세히 알아보겠습니다.
연차휴가 사용촉진제도에 따른 1차 촉진 기간은 매년 7월 1일부터 7월 10일까지입니다. 이는 1월 1일에 연차가 부여되고 12월 31일에 소멸되는 회계연도 단위로 연차를 운영하는 사업장에 해당됩니다.
따라서 회계연도를 기준으로 연차를 관리하는 회사라면 7월 10일 전까지 직원들에게 남은 연차 일수와 사용 가능 시기를 서면이나 전자문서로 안내하고 연차 사용 계획서를 받아야 합니다.
이처럼 연차사용 촉진제도는 정해진 시기를 반드시 지켜야 효력이 발생하기 때문에 인사담당자는 절차를 정확히 숙지하고 운영하는 것이 중요합니다.
공통적으로 연차 소멸일 6개월 전이 1차 촉진의 기준이 되며 해당 시기에 맞춰 근로자에게 남은 연차일수와 사용 가능 기간을 안내해야 합니다.
근태관리 프로그램에서 직원별 잔여 연차휴가일수를 정확하게 확인합니다.
잔여일수와 사용 가능 기간을 명확히 기재하여 근로자에게 서면 또는 전자문서로 통보합니다.
근로자가 언제 연차를 사용할지 계획서를 작성해 제출하도록 요청합니다. 이후 사용계획서를 회수해 두어야 법적으로 연차 사용 촉진 절차를 이행했다는 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.
1차 촉진 후에도 근로자가 계획서를 제출하지 않거나 연차를 실제로 사용하지 않는 경우 반드시 2차 촉진 절차를 진행해야 합니다. 2차 촉진에서도 1차 촉진 절차가 동일하게 적용됩니다.
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연차촉진 1차 안내는 반드시 연차 소멸일 6개월 전에 해야 하며 안내일로부터 10일 이내에 사용계획서를 제출받아야 효력이 인정됩니다.
안내 시기를 놓칠 경우 제도 자체가 무효가 되어 근로자에게 연차 미사용 수당을 지급해야 합니다.
또한 근로자의 계속 근로기간이나 근무 유형에 따라 개별 방식으로 안내해야 적법한 절차로 인정됩니다.
사용촉진 안내 시 반드시 서면(종이 문서) 또는 전자문서(전자결재서류, 근태관리 프로그램 등)로 교부해야 합니다.
구두 안내는 인정되지 않으며 근로자가 실제로 확인 가능한 형태여야 합니다.
안내 문서와 사용계획서는 추후 법적 분쟁 발생 시 증거가 될 수 있으므로 전자 파일 또는 문서 형태로 최소 3년 이상 보관하는 것이 안전합니다.
1차 촉진 시 근로자는 안내를 받은 날로부터 10일 이내에 연차 사용 일정을 확정해 회사에 통보해야 합니다.
만약 이를 이행하지 않을 경우 인사담당자는 해당 근로자에 대해 2차 촉진 절차를 진행해야 합니다.
이후에도 근로자가 휴가 시기를 지정하지 않으면, 사용자는 연차 소멸 1개월 전까지 사용일을 정해 근로자에게 통보할 수 있습니다.
지금까지 연차 사용 촉진제도의 중요성과 운영 방법, 주의사항에 대해 알아봤는데요,
연차 사용 촉진제도는 단순한 휴가 관리에 그치지 않고 법적 리스크 예방과 인건비 절감을 동시에 챙기는 중요한 사항입니다.
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