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권고사직은 회사의 인력 조정 과정에서 인사담당자라면 한 번쯤 마주하게 되는 어려운 결정입니다.
하지만 ‘퇴사를 권유한다’는 행위 자체가 자칫 강요나 해고로 오인될 수 있기 때문에 법적 개념과 절차를 명확히 이해하고 신중하게 진행해야 하는데요.
따라서 이번 글에서는 권고사직을 진행할 때 인사담당자가 알아야 할 올바른 절차와 통보 방법, 그리고 통보 이후 챙겨야 할 3가지 핵심 관리 포인트를 함께 확인해보겠습니다.
권고사직이란 회사의 일방적 해고가 아닌 근로자와의 합의에 따라 근로관계를 종료하는 절차입니다.
근로기준법 제23조(해고의 제한)에서는 정당한 이유 없이 근로자를 해고할 수 없다고 규정하고 있는데요.
이에 따라 회사는 직접적인 해고 대신 합의퇴직(=권고사직) 방식을 선택하는 경우가 많습니다.
📜 근로기준법 제23조(해고 등의 제한)
사용자는 근로자에게 정당한 이유 없이 해고, 휴직, 정직, 전직, 감봉 기타의 징벌을 하지 못한다.
단, 권고사직이 강요나 압박을 동반한 형태로 진행된다면 법적으로는 자발적 사직으로 인정되지 않고 부당해고로 판단될 수 있기 때문에 인사담당자는 적법한 절차와 자발성 확보를 전제로 권고사직을 진행해야 합니다.
대상자 선정 시 권고사직 사유가 경영상 필요, 조직 개편, 성과 부진 등 합리적 근거에 기반해야 합니다.
차별적 선정(나이·성별·노조활동 등)은 부당해고 판정의 주요 사유가 되므로 객관적 평가자료를 확보하고 결정 이후에는 면담 전까지 정보가 외부로 유출되지 않도록 보안도 철저히 관리합니다.
권고사직은 해고와 달리 예고기간 의무가 법적으로 명시되어 있지는 않지만 통상 30일 전에는 사전 면담 및 안내를 하는 것이 바람직합니다.
갑작스러운 통보는 자발성 논란의 가장 흔한 원인이므로 근로자가 충분히 상황을 이해하고 판단할 수 있는 시간을 주는 것이 법적 분쟁 예방의 핵심입니다.
또한 권고사직 통보는 반드시 대면 면담을 원칙으로 진행해야 합니다.
이 과정은 단순한 통보가 아니라 회사의 상황과 사유를 설명하고 근로자의 판단과 선택을 존중하는 상호 대화의 절차에 가깝습니다.
권고사직 면담이 종료된 후에는 반드시 면담기록서를 작성하여 추후 부당해고 분쟁이 발생할 경우 회사가 절차적 정당성과 근로자의 자발적 의사를 입증할 수 있도록 대비하는 것이 좋습니다.
권고사직은 근로자의 자발적 동의가 서면으로 명확히 확인되어야 효력이 있습니다.
권고사직서에는 퇴직일, 사유, 실업급여 수급 가능 여부를 명시하고 ‘본인의 의사에 따라 권고사직에 응함’이라는 문구를 반드시 기재해야 합니다.
또한 근로자가 충분히 숙려할 수 있는 기간(통상 2~3일 이상)을 부여한 뒤 서면 동의를 받는 것이 바람직합니다.
퇴직일 기준으로 퇴직금 정산, 4대보험 상실신고, 경력증명서 발급 등 행정 절차를 신속하고 정확하게 완료해야 합니다.
권고사직이 마무리되면 인사담당자는 퇴직확인서 등 필수 서류를 누락 없이 교부하고 세무 및 인사 관련 기록은 법정 보존기간 동안 체계적으로 관리해야 합니다.
인수인계 기간 중에는 업무 우선순위 조정을 통해 필수 인수 항목(거래처, 결재선, 주요 프로젝트)을 명확히 구분합니다.
퇴직자와의 대면 인수인계가 어려운 경우 인수인계 확인서(서명 포함)를 별도로 남겨야 하며 기기 반납 시 자산 반납 확인서를 작성하여 노트북·보안카드·모바일 기기 등을 리스트로 관리해야 합니다.
권고사직서, 면담기록서, 정산내역서 등 모든 서류는 날짜·서명 포함 원본 보관이 원칙입니다.
퇴직금 정산, 연차수당 지급, 4대보험 상실신고 등은 법정기한(14일 이내) 내 처리한 이후 근로자에게 실업급여 신청 절차(고용보험센터 방문 또는 온라인 신청)를 안내합니다.
퇴직금 정산 내역에는 연차수당, 상여금, 퇴직금, 미지급 수당 등 항목별 계산 근거를 첨부해두고 퇴직확인서는 근로자에게 교부하는 것뿐 아니라 사본을 회사 보관용으로 3년 이상 보존해야 합니다.
⚠️ 퇴직확인서의 사유코드는 비자발적 사직(권고사직)으로 기재해야 고용센터에서 실업급여가 정상 지급됩니다.
권고사직은 조직 내 신뢰를 흔들 수 있는 민감한 이슈입니다.
대상 외 직원들에게는 퇴사 사유나 배경을 과도하게 공유하지 말고 인력 조정에 따른 내부 조직 개편 정도의 공식적 설명만 전달하는 것이 좋습니다.
퇴직자에 대한 평판성 언급, 소문 확산을 방지하고 팀 단위로 공정한 인사 프로세스와 향후 대체 인력 계획을 투명하게 공유합니다.
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A. 위로금 지급에 대한 의무는 없습니다.
권고사직은 근로자와 사용자가 합의하여 종료하는 형태이기 때문에 법적으로는 퇴직금 외 별도의 금전 보상 의무가 없는데요.
다만, 인사 실무에서는 퇴직자와의 원만한 합의 유도, 노무 리스크 최소화를 위해 위로금을 자율적으로 지급하는 경우가 많습니다.
A. 네, 회사의 상황이나 통보 방법에 따라 불이익이 발생할 수 있습니다.
예를 들어, 고용창출장려금, 청년고용장려금과 같은 정부 지원금을 받고 있다면 감원 방지 의무에 따라 근로자를 권고사직한다면 지원금 지급이 중단되거나 일부를 환급해야 할 수 있습니다.
A. 전자 문서로 작성 가능합니다.
다만, 전자 문서의 경우에는 수정 이력과 서명 진위가 확인되어야 법적 효력이 인정되며 아래 필수 요건을 갖추어야 합니다.
📎 전자 문서 작성 시 필수 요건
지금까지 권고사직의 절차와 통보 이후 HR이 챙겨야 할 관리 포인트 그리고 실무에서 자주 묻는 질문까지 함께 살펴보았습니다.
권고사직은 해고와 달리 사용자와 근로자가 합의해 진행하는 절차인 만큼 무엇보다 정확한 안내와 충분한 자료 준비가 필요합니다.
인사담당자라면 절차의 각 단계를 체계적으로 점검하고 이후 대응 과정에서 발생할 수 있는 리스크를 사전에 예방하며 근로자와의 마무리를 원만하게 진행하시기를 바랍니다.
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