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예비군 훈련은 매년 반복되는 의무이지만 공가 여부, 서류 제출 기준, 복귀 의무 등 기본적인 절차가 제대로 정리되지 않으면 근로자와 인사담당자 모두 혼란을 겪게 되는데요.
특히 예비군 훈련은 국가가 부여한 공적 의무인 만큼 기업은 관련 법령을 준수하고 근로자가 불이익을 받지 않도록 체계적으로 관리해야 합니다.
이번 글에서는 인사담당자가 예비군 훈련과 관련해 꼭 알아야 할 공가 처리 기준부터 제출 서류, 유의사항까지 살펴보겠습니다.
예비군 훈련은 연차와도, 병가와도 다른 법적으로 보장된 공가(公暇)입니다.
근로기준법 제10조는 근로자가 근로시간 중 공민권 행사 또는 공적 직무를 수행하기 위해 필요한 시간을 요청하면 사용자가 이를 거부할 수 없다고 규정하는데요. 예비군 훈련은 국가가 부여한 의무이므로 해당 조항의 보호 대상에 포함됩니다.
또한 예비군법 제10조, 민방위기본법 제27조에서는 근로자가 예비군·민방위 훈련을 받을 때 그 기간을 휴무로 하거나 불리한 처우를 해서는 안 된다고 명확히 규정하고 있습니다.
여기서 휴무로 할 수 없다는 것은 무급으로 처리할 수 없다는 의미로 해석됩니다.
즉, 예비군 훈련은 단순한 결근이나 개인 사유가 아니라 국민으로서 수행하는 공식적인 공적 의무이기 때문에 기업은 이를 반드시 유급으로 처리해야 하며 근로자에게 불이익을 줄 수도 없습니다.
가장 기본이 되는 서류로 직원이 예비군 훈련 대상자로 선정되었음을 공식적으로 통보하는 문서입니다.
통지서가 없으면 정확한 일정 확인이 어려워 근무계획 조정이 늦어질 수 있습니다. 반드시 사본을 제출하도록 내부 기준을 마련하세요.
예비군 훈련이 완료되면 회사는 직원으로부터 훈련 참석을 공식적으로 증빙하는 문서를 받아야 합니다.
교육훈련 확인서는 훈련을 실제 이수했다는 것을 증명하는 서류로 퇴소 시점에 부대에서 QR 또는 출력물 형태로 발급됩니다.
필증 제출이 없으면 실제 참석 여부를 회사가 확인할 수 없기 때문에 사후 근태 처리나 보관 기록에서 문제가 생길 수 있습니다.
근로기준법 제42조는 사용자가 근로계약, 인사기록, 출결·급여 관련 주요 서류를 3년간 보존하도록 규정하고 있습니다.
이에 따라 예비군 교육 소집 통지서, 훈련 이수 확인서, 근무·급여 처리 내역 등도 모두 퇴직일을 기준으로 3년간 보관해야 합니다.
예비군 관련 서류는 유급 공가 부여 근거, 훈련 참여 사실 입증 등으로 활용되기 때문에 법적 보존 의무뿐만 아니라 기업 리스크 관리 측면에서도 매우 중요합니다.
예비군 공가는 연차나 병가와는 성격이 전혀 다른 별도의 휴가 유형입니다.
따라서 근태 시스템에서는 예비군 공가 코드를 별도로 생성해 운영해야 하며 급여 공제 없이 정상 지급되도록 설정하고 기존 연차에서 차감되지 않도록 규정을 명확히 해야 합니다.
출결 처리 방식이 잘못되면 임금·근태 오류로 이어질 수 있으므로 사전 점검이 필수적입니다.
예비군 훈련 시간이 소정근로시간 전체가 아닌 경우 훈련 종료 후 회사로 복귀해 남은 시간 동안 근로를 제공하는 것이 원칙입니다.
예를 들어 오전 중에 훈련이 종료되었다면 오후에는 정상적으로 출근해야 하는데요. 실무에서는 하루 전체를 쉬어도 되는지 오해가 자주 발생하므로 복귀 의무, 복귀 불가 시 협의 절차, 미복귀 처리 기준 등을 사전에 명확히 안내해 분쟁을 예방해야 합니다.
예비군 훈련을 연기하려는 직원이 자주 하는 실수는 연기 사유 증빙만 제출하고 승인 결과 통지서를 제출하지 않는 것인데요.
인사담당자는 내부 규정을 통해 연기 신청서와 승인 결과 통지서 두 가지를 모두 제출할 경우에만 근태 및 급여 처리가 가능하다는 점을 명확히 안내해야 합니다.
직원이 예비군 사이트 또는 관할 부대에 제출하는 문서로 업무, 질병, 가족 사유 등 연기 사유를 증명하는 서류가 함께 첨부됩니다. 회사에서는 사본을 받아 보관하면 사후 확인이 용이합니다.
연기 승인 여부와 변경된 훈련 일정이 기재된 공식 문서입니다. 이 문서를 제출하지 않으면 실제 승인 여부를 확인할 수 없어 근태 관리에 오류가 생길 수 있습니다.
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A. 네, 반드시 유급으로 처리해야 합니다.
근로기준법 제10조(공민권 행사의 보장)와 예비군법 제10조(직장 보장)는 사업장 규모와 무관하게 모든 사업장에 적용됩니다.
A. 필증을 제출하지 않았더라도 공가 처리는 해야 하지만, 증빙 제출을 요구하는 것은 정당합니다.
기업은 예비군 훈련이 국가의 의무라는 점을 고려해 공가 자체를 부정할 수는 없지만 훈련 참석 여부를 확인하기 위해 예비군 교육 이수 확인서(필증) 제출을 요청할 수 있습니다.
실무에서는 보통 예비군 소집 통지서 제출 시 1차 공가 승인, 훈련 종료 후 필증 제출로 최종 확인과 같은 방식으로 운영하는 것이 일반적이며, 사후 검증과 기록 관리 측면에서도 더 효율적입니다.
지금까지 예비군 훈련 시 필요한 서류와 보관 절차, 유의사항까지 알아보았습니다.
예비군 훈련은 단순한 개인 일정이 아닌 국가가 부여한 공적 의무인만큼 인사담당자는 관련 절차를 정확하게 숙지하고 근로자가 불이익 없이 국방의 의무를 이행할 수 있도록 지원해야 합니다.
이번 글을 참고해 사내 예비군 관련 제도를 다시 한번 점검하고 조직에 맞는 절차와 기준을 마련해보시기를 바랍니다.
